Itália atualiza a lei de conservação de documentos eletrónicos
A partir do próximo dia 7 de junho de 2021 entram em vigor as novas regras técnicas sobre “la Formação, Gestão e Conservação de Documentos Informáticos” publicadas pela Agenzia per l’Italia Digitale (AGID) italiana.
As Diretrizes têm como objetivo, por um lado, atualizar as regras técnicas do Código de Administração Digital - CAD - relativas à formação, registo, gestão e armazenamento de documentos eletrónicos e, por outro lado, criar um quadro legislativo único nesta matéria.
Uma visão holística que abrange todas as fases da gestão documental, que pretende agilizar a adaptação da legislação às constantes mudanças da tecnologia digital. Para tal, a norma é composta por um texto estático e 6 anexos com conteúdo mais flexível para se adaptar à evolução tecnológica. Os anexos são os seguintes:
- Glossário de termos e siglas
- Formatos de ficheiros e cópia de segurança
- Certificação de processos
- Normas e especificações técnicas
- Metadados
- Comunicação entre AOO de documentos administrativos registados, que substitui a circular 60/2013
As novas medidas afetam a gestão global do documento informático e implicam a revisão, atualização de processos, procedimentos e documentos das empresas.
É importante destacar as mudanças introduzidas no Anexo 5 sobre Metadados dado que, a partir de junho, será necessário associar mais metadados aos documentos conservados eletronicamente.
Foram definidos metadados complexos para assegurar a máxima flexibilidade em termos de uso. Estas implementações foram pensadas para melhorar a interoperabilidade, transparência e manutenção do valor probatório dos ficheiros destinados a metadados.
Além disso, no que se refere à conservação de documentos eletrónicos, definiu-se de forma mais detalhada o papel do Responsável pela Conservação, assim como o processo e a infraestrutura do sistema de conservação.
A nova norma afeta as Administrações públicas, os organismos gestores de serviços públicos, as empresas públicas, os particulares (para as partes de competência) e as entidades privadas que prestam serviços à AP (no cumprimento do disposto no art.º. 2 secções 2 e 3 do Código de Administração Digital).
A solução EDICOMLta (Long Term Archiving) da EDICOM já está adaptada às novas Diretrizes da Lei de Conservazione Sostitutiva.
O EDICOMLta é um serviço de armazenamento eletrónico de longa duração que assegura a integridade e autenticidade dos documentos ao longo do tempo, outorgando-lhes valor probatório perante terceiros. Com a garantia da EDICOM enquanto Prestador de Serviços de Confiança Qualificado em conformidade com o regulamento europeu eIDAS.
Graças à aplicação de avançados mecanismos de segurança como a assinatura digital e a validação cronológica eletrónica que asseguram a autenticidade e a integridade dos documentos desde o momento em que são arquivados.
Através do serviço EDICOMLTA poderá arquivar e preservar de forma ágil e simples qualquer tipo de documento, desde faturas ou contratos até vídeos ou qualquer outro tipo de ficheiro que pretenda conservar.