Serviços de Confiança

Itália atualiza a lei de conservação de documentos eletrónicos

italia - armazenamiento eletronico

A partir do próximo dia 7 de junho de 2021 entram em vigor as novas regras técnicas sobre “la Formação, Gestão e Conservação de Documentos Informáticos” publicadas pela Agenzia per l’Italia Digitale (AGID) italiana.

As Diretrizes têm como objetivo, por um lado, atualizar as regras técnicas do Código de Administração Digital - CAD - relativas à formação, registo, gestão e armazenamento de documentos eletrónicos e, por outro lado, criar um quadro legislativo único nesta matéria.

Uma visão holística que abrange todas as fases da gestão documental, que pretende agilizar a adaptação da legislação às constantes mudanças da tecnologia digital. Para tal, a norma é composta por um texto estático e 6 anexos com conteúdo mais flexível para se adaptar à evolução tecnológica. Os anexos são os seguintes: 

  • Glossário de termos e siglas
  • Formatos de ficheiros e cópia de segurança
  • Certificação de processos
  • Normas e especificações técnicas
  • Metadados
  • Comunicação entre AOO de documentos administrativos registados, que substitui a circular 60/2013

As novas medidas afetam a gestão global do documento informático e implicam a revisão, atualização de processos, procedimentos e documentos das empresas.

É importante destacar as mudanças introduzidas no Anexo 5 sobre Metadados dado que, a partir de junho, será necessário associar mais metadados aos documentos conservados eletronicamente. 

Foram definidos metadados complexos para assegurar a máxima flexibilidade em termos de uso. Estas implementações foram pensadas para melhorar a interoperabilidade, transparência e manutenção do valor probatório dos ficheiros destinados a metadados. 

Além disso, no que se refere à conservação de documentos eletrónicos, definiu-se de forma mais detalhada o papel do Responsável pela Conservação, assim como o processo e a infraestrutura do sistema de conservação. 

A nova norma afeta as Administrações públicas, os organismos gestores de serviços públicos, as empresas públicas, os particulares (para as partes de competência) e as entidades privadas que prestam serviços à AP (no cumprimento do disposto no art.º. 2 secções 2 e 3 do Código de Administração Digital).

A solução EDICOMLta (Long Term Archiving) da EDICOM já está adaptada às novas Diretrizes da Lei de Conservazione Sostitutiva. 

O EDICOMLta é um serviço de armazenamento eletrónico de longa duração que assegura a integridade e autenticidade dos documentos ao longo do tempo, outorgando-lhes valor probatório perante terceiros. Com a garantia da EDICOM enquanto Prestador de Serviços de Confiança Qualificado em conformidade com o regulamento europeu eIDAS.

Graças à aplicação de avançados mecanismos de segurança como a assinatura digital e a validação cronológica eletrónica que asseguram a autenticidade e a integridade dos documentos desde o momento em que são arquivados.

Através do serviço EDICOMLTA poderá arquivar e preservar de forma ágil e simples qualquer tipo de documento, desde faturas ou contratos até vídeos ou qualquer outro tipo de ficheiro que pretenda conservar. 

 

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