Portugal: A fatura eletrónica na Administração Pública será obrigatória

Portugal obrigará os fornecedores a realizar a faturação eletrónica junto das administrações públicas. O eSPAP, Entidade de Serviços Partilhados de Administração Pública, será a Entidade Coordenadora da implementação da fatura eletrónica em Portugal.

Em 31 de agosto de 2017 foi aprovado o decreto-lei que regulamenta o sistema da fatura eletrónica. Este decreto foi modificado pelo Decreto 123/2018, publicado a 28 de dezembro de 2018, no qual são definidas as características do modelo e os novos termos da obrigação.

Especificações da fatura eletrónica em Portugal

Prazos a considerar

• A adaptação obrigatória das administrações públicas: em 18/04/2019, as administrações públicas e os institutos públicos portugueses devem ter os respetivos sistemas de informação adaptados ao modelo da fatura eletrónica. Este período estende-se até 18/04/2020 para as administrações públicas locais.
• As grandes empresas deverão faturar eletronicamente a partir de 1 de janeiro de 2021.
• Pequenas, médias e micro empresas deverão aderir à faturação eletrónica a partir de 1 de janeiro de 2022.

Plataforma de faturação

O eSPAP irá fornecer uma plataforma para a implementação do modelo eletrónico em Portugal. Contudo, nem todos os órgãos públicos serão obrigados a usá-lo:

Entidades públicas obrigadas pela eSPAP

• Administração Direta do Governo
• Institutos Públicos

Entidades Públicas que podem aderir voluntariamente à eSPAP

• Presidência da República;
• Assembleia da República;
• Procuradoria-Geral da República;
• Tribunais;
• Entidades administrativas independentes;
• Entidades do Setor Público Empresarial (Hospitais);
• Universidades.

Conexão com a plataforma

A conexão será feita através do protocolo AS2 ou via Web Services.

Formato de fatura

O formato será UBL 2.1, padrão europeu aprovado.

Assinatura eletrônica

A assinatura eletrônica será obrigatória.

Armazenamento

O armazenamento de faturas é necessário por 10 anos para o remetente e o destinatário. Graças à Solução de Armazenamento Eletrônico de Longo Prazo da EDICOM, os documentos cumprem as garantias de integridade em todo o seu período de armazenamento na plataforma.

Elementos que o arquivo estruturado deve conter

• Identificadores do processo e da fatura;
• Período de faturamento;
• Informações sobre o contratado;
• Informação sobre o contratante público;
• Informação sobre a entidade beneficiária, se diferente da anterior;
• Informações sobre o representante fiscal do terceiro;
• Referência de contrato;
• Condições de entrega;
• Instruções de pagamento;
• Informações sobre ajustes e encargos;
• Informações sobre os itens da fatura;
• Fatura total.

A EDICOM conta com uma plataforma multipadrão e multiprotocolo, capaz de transformar as faturas no formato requerido e de enviar os ficheiros através do protocolo de comunicação estabelecido por cada plataforma de faturação.

e-Government: Sistemas eletrónicos de IVA e contabilidade em Portugal

A EDICOM trabalha há anos com os modelos eletrónicos em Portugal relativos às declarações de IVA, os documentos de transporte eletrónicos e agora, também, com a contabilidade eletrónica.

O modelo de contabilidade eletrónica é o mais recente. Desde 1 de julho de 2018, os sistemas devem ser capazes de registar a informação necessária para gerar o ficheiro de contabilidade. As empresas devem declarar assim todos os movimentos de contabilidade de forma eletrónica à autoridade tributária no formato SAFT-PT.

Esta declaração poderá ser mensal ou anual e o novo ficheiro SAF-PT de contabilidade deve incluir necessariamente os seguintes campos de controlo:

• Lista de artigos
• Lista de clientes
• Lista de fornecedores
• Regimes de IVA  
• Movimentos contabilísticos
• Plano contabilístico

Quanto à declaração eletrónica de IVA em formato SAFT-PT, deve realizar-se antes do dia 5 de cada mês. As autoridades impõem que as faturas e alvarás sejam gerados de forma sequencial e passem por um processo de encriptação onde se implementam a assinatura eletrónica, os dados da fatura anterior e os sistemas de controlo do processo de geração do ficheiro. A EDICOM trabalha desde a plataforma Global VAT Compliance com diversas empresas que integraram e automatizaram a declaração deste documento junto da autoridade fiscal.

Para este processo de declaração de documentos de transporte eletrónicos, a solução EDICOM automatiza o envio dos dados em tempo real junto da autoridade tributária através do Webservice, que emite o código de autorização. A solução recebe automaticamente o código e integra-o no documento de transporte. Este código habilita o movimento das mercadorias.

Graças à nossa plataforma de fatura eletrónica, podemos dar resposta às necessidades das empresas em qualquer âmbito requerido pelas autoridades em Portugal. Através de uma única plataforma integrada no seu sistema de gestão poderá emitir e enviar os documentos eletrónicos requeridos em cada situação para cada destinatário.