Tudo o que deve saber sobre o SAF-T para a conformidade fiscal da sua empresa

O Standard Audit File for Tax, mais conhecido como SAF-T, é um tipo de ficheiro baseado no padrão XML utilizado internacionalmente para o intercâmbio eletrónico de informações fiscais.

Num ambiente globalizado com disparidade de sistemas contabilísticos, a padronização é essencial para a identificação rápida e eficaz de fraudes fiscais. Como tal, muitas autoridades fiscais na Europa implementaram esse sistema para obterem um maior controlo sobre as informações.

O SAF-T foi promovido pela Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Económico (OCDE). Trata-se de um ficheiro gerado num formato legível e padronizado - independentemente do software utilizado - a partir de um conjunto predefinido de registos contabilísticos, que se exporta facilmente.

Através deste ficheiro, são recolhidas informações fiáveis que permitem à autoridade tributária ou ao auditor externo detetar rapidamente qualquer anomalia na contabilidade de uma empresa.

Quais os benefícios do SAF-T?

A utilização do SAF-T oferece benefícios para as autoridades fiscais e contribuintes.
 Trata-se de um ficheiro seguro.

• Simplifica os procedimentos para a recolha dos dados fiscais em formato eletrónico, pois reduz o número de documentos a emitir.
• O formato padrão assegura a legibilidade dos dados, independentemente do sistema de origem.
• A utilização do SAF-T como fonte de armazenamento melhora a qualidade e a disponibilidade dos dados armazenados das empresas.
• Torna as auditorias fiscais das administrações tributárias mais eficientes e rápidas.
• Favorece a conformidade tributária por se tratar de uma ferramenta facilitadora para atender aos requisitos de obtenção de informações dos serviços para inspeção e tratamento.
• A singularidade do formato também favorece o trabalho dos contribuintes relativamente ao cumprimento das suas obrigações fiscais, mesmo operando em diferentes países com requisitos tributários diferentes.
• O fácil acesso às informações necessárias reduz os custos administrativos para as administrações tributárias.
• Também reduz os custos das empresas que, sem o sistema SAF-T, teriam de dedicar mais recursos ou dispor de pessoal especializado para adaptar os dados a um formato legível.

Experiências SAF-T na Europa

Na Europa, tem uma ampla utilização, possibilitando o cumprimento do IVA, assim como outros dados contabilísticos eletrónicos. Atualmente, o SAF-T é utilizado em: Portugal, Hungria, Polónia, Noruega, Lituânia, Luxemburgo e Áustria.

Estas são algumas das experiências em que a EDICOM participa:

Portugal implementou o sistema em 2008. A expansão real começou em 2013 com uma mudança legislativa para as empresas migrarem para o sistema eletrónico SAFT-PT. A partir desse momento, todas as empresas portuguesas tiveram de adaptar progressivamente os seus ERPs e gerar canais de comunicação automáticos junto da Direção Geral de Contribuições e Impostos (DGCI). Uma nova adaptação em 2018 obriga as empresas a incluir os seguintes campos de controlo no novo ficheiro contabilístico do SAF-T: listas de itens, clientes e fornecedores; Regimes de IVA, movimentos contabilísticos e plano de contas.
Em Portugal, a EDICOM é um partner autorizado e oferece uma solução certificada pela DGCI. A plataforma realiza a geração, o envio e o armazenamento de documentos eletrónicos, conforme exigido pela autoridade tributária portuguesa.

A Polónia utiliza o sistema SAF-T JPK_VAT para relatórios eletrónicos de IVA, obrigatório para todas as empresas polacas que operam comercialmente no país. Desde abril de 2020 é obrigatório para grandes empresas - e a partir de 1 de julho de 2020, para todos os contribuintes - um novo formato que modifica a estrutura de dados do ficheiro SAF-T JPK_VAT.
O novo ficheiro eletrónico será composto por duas partes. Por um lado, deve conter os campos para a inclusão dos registos do IVA (informações sobre compras e vendas) e, por outro lado, os campos com os dados fiscais da declaração do IVA de empresas e contribuintes.
Na Polónia, a EDICOM oferece uma solução SAF-T que executa a geração, a expedição e o armazenamento de documentos eletrónicos, conforme exigido pela autoridade tributária polaca. Também está em conformidade com o requisito de assinatura de arquivo SAF-T JPK_VAT. Antes de enviá-lo às autoridades fiscais, são aplicados mecanismos avançados de assinatura eletrónica por meio de um certificado eletrónico reconhecido, conforme estabelecido pela legislação.

Desde janeiro, a Noruega exige que as empresas com uma faturação superior a 500 000 € enviem dados contabilísticos no formato SAF-T.
A solução EDICOM permite a recolha de todos os dados contabilísticos exigidos pelo sistema de gestão de cada empresa. O sistema adapta todos os dados ao padrão SAF-T e envia-os para a Administração Tributária da Noruega através da Altinn, de forma totalmente automatizada.

Na Hungria, foi lançado um plano piloto para implementar este sistema. A sua entrada em vigor está programada para 1 de janeiro de 2021.

A Solução da EDICOM para a conformidade tributária

A EDICOM desenvolveu a Global VAT Platform. É uma solução abrangente direcionada especialmente para as empresas multinacionais. Trata-se de uma plataforma de comunicação eletrónica B2B2G com recursos EDI (Electronic Data Interchange), compliant e-Invoicing e VAT Compliance a nível global.

Como funciona?

• O sistema é integrado no ERP da empresa e, assim, captura automaticamente dados fiscais e de faturas.
• Gera o ficheiro XML SAF-T de acordo com a estrutura de dados exigida pelo país em que a sua empresa opera.
• Conecta-se à autoridade tributária por meio do HUB das administrações públicas da EDICOM através de webservice.
• Integra os dados de retorno no sistema ERP, nos casos em que a autoridade tributária emita notificações sobre o estado do ficheiro.
• Garante o armazenamento seguro dos arquivos XML das faturas e dos seus estados, a longo prazo, certificado pelo regulamento europeu eIDAS (identificação eletrónica, autenticação e serviços de confiança).
• Além disso, é capaz de aplicar qualquer requisito de segurança, como a assinatura eletrónica.
• Outras vantagens da Global VAT Platform:
• A plataforma está preparada quer para a declaração eletrónica do IVA como para a faturação eletrónica e qualquer outra comunicação comercial ou fiscal, ou seja, é uma solução totalmente escalonável de acordo com as necessidades da sua empresa.
• Trata-se de uma plataforma adequada para a conformidade tributária em mais de 60 países em todo o mundo, sendo possível centralizar todos os procedimentos numa única solução.