Estado da fatura eletrónica obrigatória entre empresas em Espanha

O projeto da fatura eletrónica entre empresas em Espanha está incluído na Lei “Crea y Crece”, aprovada em setembro de 2022, que estabelece a faturação eletrónica como o único sistema utilizado nas relações comerciais entre empresas e trabalhadores independentes em Espanha. Esta iniciativa assegura uma maior agilidade e controlo dos pagamentos, que resultará na redução da morosidade comercial e favorecerá o crescimento empresarial em Espanha.

Regulamento técnico da fatura eletrónica B2B em Espanha

No dia 20 de junho de 2023 foi publicado o Projeto de Real Decreto através do qual se aplica a Lei 18/2022, de Criação e Crescimento de Empresas relativamente à fatura eletrónica entre empresas e profissionais, e foi aberto o prazo de audiência pública para apresentar observações, que terminou no dia 10 de julho de 2023. Após esse período, no dia 2 de fevereiro de 2024, o Ministério de Assuntos Económicos e Transformação Digital e o Ministério das Finanças e Função Pública apresentaram à Comissão Europeia o esboço do desenvolvimento regulamentar da Lei “Crea y Crece” (Crie e cresça), em que se incluem modificações apresentadas durante o prazo de audiência pública e se regulam as obrigações de faturação entre empresas e profissionais em Espanha. 

*As principais novidades são:

Estados de faturas

• Os destinatários de faturas eletrónicas devem comunicar o respetivo pagamento efetivo completo ou a sua rejeição à solução pública, independentemente de se ter utilizado a solução pública ou uma plataforma privada, ou de os estados da fatura terem sido enviados através desta última.
• Se o intercâmbio de faturas se realizar entre plataformas privadas, o destinatário das faturas deve comunicar ao emissor a rejeição e o pagamento efetivo, assim como a aceitação da fatura. 
• A notificação dos estados de pagamentos realiza-se na solução pública e não será enviada para o Suministro Inmediato de Información (SII).
• A informação sobre os estados da fatura deve ser remitida num prazo máximo de 4 dias civis desde a data do estado informado em cada caso. Perante a ausência de rejeição ou de uma fatura retificativa posterior, presume-se que as faturas foram aceites.

Formato da solução pública

• O formato de sintaxe da solução pública será o Facturae. Entre plataformas privadas é possível utilizar qualquer formato com uma das seguintes sintaxes: XML, UBL, EDIFACT ou Facturae.

Mecanismos de comunicação da solução pública

• A solução pública irá dispor de mecanismos para que os emissores das faturas possam comunicar voluntariamente a cobrança da respetiva dívida.

Cópias de faturas

• As faturas intercambiadas entre plataformas privadas devem ser enviadas simultaneamente como uma cópia fiel e claramente identificada para a solução pública. O recetor irá dispor de mecanismos na solução pública para transferir as faturas originais, as cópias ou ambas.

Prazos de tempo para a notificação de estados de faturas

• Estabelece-se um prazo de 12 meses para a notificação de estados de faturas para empresas com uma faturação superior a 8 milhões de euros.
• Estabelece-se um prazo adicional de 36 meses para a notificação de estados de faturas para empresas com uma faturação inferior a 8 milhões de euros.

A partir de agora, abre-se um prazo para alegações dos estados-membros da UE que termina a 6 de maio de 2024. Concluído esse período de alegações, o esboço do desenvolvimento regulamentar passará para as mãos do Conselho de Estado, que preparará a redação definitiva que será apresentada ao Conselho de Ministros para respetiva aprovação e posterior publicação no BOE, iniciando-se assim os prazos de implementação previstos.

Quem é obrigado a emitir a fatura eletrónica?

Estão obrigados a emitir fatura eletrónica os empresários e profissionais que emitam e entreguem faturas pelas operações realizadas no desenvolvimento da sua atividade empresarial ou profissional, quando o destinatário da operação for um empresário ou profissional. Esta obrigação não se aplica quando: 

• Uma das duas partes da operação não tenha a sede da sua atividade económica em território espanhol ou não tenha um estabelecimento permanente a que a faturação se dirija.
• Se tratar de faturas simplificadas emitidas ao abrigo do (Art.4 RD 1619/2012), salvo tratando-se de faturas simplificadas qualificadas às quais se refere o artigo 7.2 do regulamento.

A partir de quando é obrigatória a fatura eletrónica?

O Real Decreto entrará em vigor doze meses após a sua publicação no BOE e será efetivo a partir desse momento para empresas e profissionais. Por conseguinte, segundo o esboço apresentado à Comissão Europeia, as fases de implementação são: 

• 12 meses para a emissão/receção de faturas e notificação de estados correspondentes de empresas cuja faturação anual superar os 8 milhões de euros desde a publicação definitiva do Real Decreto.
• 24 meses para a emissão/receção de faturas de empresas cuja faturação anual seja inferior a 8 milhões de euros desde a publicação definitiva do Real Decreto.
• 36 meses para a notificação de estados correspondentes de empresas cuja faturação anual seja inferior a 8 milhões de euros desde a publicação definitiva do Real Decreto.

Durante os primeiros 12 meses desde a entrada em vigor do Real Decreto, as empresas obrigadas a emitir faturas eletrónicas nas suas transações devem anexar uma cópia em PDF que assegure a sua legibilidade para as empresas e profissionais para os quais ainda não tiver entrado em vigor a obrigação de receber faturas eletrónicas, salvo quando o destinatário das faturas eletrónicas aceitar voluntária e expressamente recebê-las no formato original.

Como funcionará a fatura eletrónica em Espanha?

O sistema espanhol de fatura eletrónica B2B será composto pelo conjunto de plataformas de intercâmbio de faturas eletrónicas privadas que cumprirem os requisitos estabelecidos no real decreto e na solução pública de faturação eletrónica, que cumprirá a função de repositório de faturas e será gerida pela Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).

A faturação eletrónica poderá realizar-se em plataformas privadas, através da solução pública ou da combinação de ambas as vias. As empresas e os profissionais estarão obrigados a emitir e transmitir as faturas eletrónicas aos seus clientes empresários e profissionais, e a recebê-las dos seus fornecedores através de alguma destas vias. Independentemente do método de envio da fatura eletrónica para o cliente, todos os emissores de fatura eletrónica que não utilizarem a solução pública de faturação eletrónica estarão obrigados a remeter uma cópia fiel de cada fatura na sintaxe Facturae para a solução pública que contenha os requisitos mínimos obrigatórios definidos no regulamento técnico de faturação eletrónica.

Como criar uma fatura eletrónica?

As faturas eletrónicas devem cumprir os requisitos técnicos estabelecidos no Real Decreto, através do qual se aprova o desenvolvimento regulamentar que regula as obrigações de faturação. Segundo o esboço do regulamento enviado para a Comissão Europeia, podem ser emitidas com uma das seguintes sintaxes:

• Formato XML CII do CEFACT/ONU de fatura, aplicável a toda a indústria.
• Formato UBL de fatura e nota de crédito, definido na norma ISO/IEC 19845:2015.
• Formato EDIFACT de fatura, de acordo com a norma ISO 9735.
• Formato Facturae, na versão para faturação entre empresários e profissionais, vigente em cada momento.

A autenticidade da origem e a integridade do conteúdo das faturas eletrónicas devem ser asseguradas por um dos seguintes mecanismos:

• Através de uma assinatura digital avançada, de acordo com o Regulamento eIDAS relativo à identificação eletrónica e serviços de confiança.
• Através de um intercâmbio eletrónico de dados (EDI) quando se utilizarem procedimentos que assegurem a autenticidade da origem e a integridade dos dados.

Estados da fatura eletrónica

Os destinatários de faturas eletrónicas, de acordo com o estabelecido na secção 1 do artigo 2 bis da Lei 56/2007, de 28 de dezembro, devem informar a pessoa ou entidade obrigada a emitir a fatura dos seguintes estados da fatura:

• Aceitação ou rejeição comercial completa da fatura e respetiva data.
• Pagamento efetivo completo da fatura e respetiva data. 

Adicionalmente, é possível informar sobre os seguintes estados: 

• Aceitação ou rejeição comercial parcial da fatura e respetiva data. 
• Pagamento parcial da fatura, montante pago e respetiva data,
• Cessão da fatura a um terceiro para respetiva cobrança ou pagamento, com identificação do cessionário e data de cessão.

A informação sobre os estados da fatura deve ser remetida num prazo máximo de 4 dias civis, excluindo sábados, domingos e feriados nacionais, desde a data do estado informado em cada caso.

Interligação entre plataformas privadas de faturação eletrónica

Os fornecedores de plataformas privadas de faturação eletrónica terão a obrigação de se interligar com qualquer outro operador de faturação eletrónica privado que integre o sistema espanhol de fatura eletrónica quando um dos seus clientes o solicitar. 

Alternativamente, e se o cliente o permitir, os operadores poderão utilizar a solução pública de faturação eletrónica como meio de interligação. Caso se utilize a solução pública para esse fim, a plataforma de faturação eletrónica privada designada pelo recetor está obrigada a transformar a mensagem de fatura eletrónica para que se ajuste à sintaxe e especificações técnicas acordadas pelas partes na eventualidade de diferir do formato e das especificações da solução pública de faturação eletrónica, preservando a autenticidade da sua origem e a integridade do seu conteúdo.

Plataforma global de fatura eletrónica EDICOM

A EDICOM, referência internacional em faturação eletrónica, é o fornecedor mais utilizado pelas empresas espanholas para trocar faturas eletrónicas entre si. A nossa plataforma é também uma das mais utilizadas pelas empresas em Espanha e em todo o mundo para gerir a faturação eletrónica com administrações públicas espanholas, bem como outros procedimentos telemáticos de natureza fiscal, tais como o SII (Fornecimento Imediato da Informação) ou Ticket Bai (País Basco). 

Nesse sentido, a EDICOM oferece aos seus clientes uma solução global que cumpre todos os requisitos técnicos estabelecidos no sistema espanhol de faturação eletrónica ou em qualquer outro país do mundo.