A fatura eletrónica em Itália

A primeira coisa que uma empresa deve questionar é se o seu sistema de gestão interno e os seus procedimentos administrativos estão preparados para se adaptar à emissão eletrónica de faturas para o SdI. Irá precisar de um fornecedor de soluções eletrónicas capaz de se integrar no seu ERP para converter os dados nos formatos estruturados necessários.

A EDICOM integra-se nos principais ERP do mercado (SAP, Microsoft Dynamics, Sage, etc.) e adapta-se à recuperação de dados para os converter no formato requerido pelo destinatário. A nossa solução funciona na nuvem, pelo que não requer qualquer instalação local por parte do cliente e todas as atividades de manutenção e atualização da infraestrutura são realizadas pelas nossas equipas especializadas.

As empresas que já trocam dados eletronicamente com os seus sócios comerciais ou com a administração pública utilizam um ficheiro com conteúdo e informação acordados entre as partes. Com a introdução da obrigação de faturação B2B em Itália, procedeu-se à regulação do uso de um formato XML específico que, em alguns aspetos, difere do formato atual utilizado pelas empresas.

Nesses casos, é necessário realizar uma análise prévia da informação solicitada pelo SdI às empresas para adaptar o formato. Também estudaremos a possibilidade de integrar a sua fatura PDF no formato XML para que a informação não contida em XML chegue ao seu destino.

A EDICOM encarrega-se dessa análise e prepara a mensagem estruturada necessária para garantir a plena conformidade da informação com os dados requeridos pelo SdI, sem deixar de lado nenhuma informação adicional solicitada pelo emissor ou pelo recetor.

De acordo com a legislação europeia e o novo Regulamento eIDAS, que regula a identificação eletrónica e os serviços de confiança para as transações eletrónicas no mercado interior, as faturas eletrónicas devem estar assinadas digitalmente e devem estar acompanhadas de um selo de validação cronológica para garantir a sua autenticidade, integridade e não repúdio.

A EDICOM, enquanto prestador qualificado de serviços de confiança, pode oferecer ambos os serviços certificados de acordo com o Regulamento Europeu eIDAS sobre mecanismos de confiança nas transações eletrónicas.

Depois de converter a fatura no formato requerido e aplicar a assinatura digital e o selo de validação cronológica, é necessário enviar os documentos para o SdI utilizando um canal seguro e fiável. O Sistema de Troca definiu canais de entrada e de saída de faturas B2B aos quais a plataforma EDICOM já está ligada para a sua troca segura.

A EDICOM, através do seu HUB da Administração Pública, implementa um canal de comunicação seguro e direto com o SdI através do protocolo de comunicação definido, quer para o envio quer para a receção. Além disso, através do nosso HUB da AP, não só é possível ligar-se ao SdI em Itália, como também asseguramos a conectividade com todos os organismos públicos dentro e fora da União Europeia.

Para uma gestão ideal das faturas, procedeu-se à criação de um fluxo de notificações que as acompanham e permitem aos remetentes ter uma maior visibilidade do estado de tramitação das faturas. Além disso, é o SdI que valida inicialmente as faturas recebidas, dando lugar a uma primeira notificação relacionada com a conformidade da fatura.

Para assegurar um fluxo eficiente e ágil, a plataforma EDICOM realiza uma validação sintática antes do envio para o SdI, confirmando a correção dos campos requeridos e as assinaturas digitais.

O nosso HUB é também a plataforma encarregue de receber os recibos de estado transmitidos quer pelo SdI quer pelo destinatário final. Por um lado, o SdI envia notificações sobre os diferentes estados das diferentes faturas e, por outro, um destinatário pode transmitir as suas notificações ao emissor através do SdI.

Com uma solução tecnológica como a da EDICOM, todas as notificações recebidas podem integrar-se automaticamente no ERP para uma gestão interna mais ágil. Se, inicialmente, o seu ERP não estiver preparado para a integração, a plataforma da EDICOM permitirá gerir as suas notificações através de uma simples interface web.

Em Itália, as entidades que emitam e recebam faturas eletrónicas têm de conservar esses documentos durante, pelo menos, 5 anos. O armazenamento deve realizar-se de acordo com as disposições do procedimento de "Armazenamento digital" que, entre outros aspetos, requer a assinatura digital e o selo eletrónico dos documentos armazenados, confirmando que foram conservados e não foram modificados desde a aplicação do selo.

A EDICOM disponibiliza aos utilizadores um serviço certificado de arquivamento a longo prazo denominado EDICOMLta, graças ao qual é possível arquivar todas as faturas, juntamente com o respetivo aviso de receção, durante o período de tempo que for necessário. Graças à certificação qualificada de armazenamento de marcas eletrónicas segundo o Regulamento eIDAS, a EDICOM garante a integridade ao longo do tempo dos documentos armazenados na sua solução.

A EDICOM é um prestador de serviços de confiança qualificado e proporciona valor legal e jurídico aos documentos e ficheiros, conferindo a categoria de ónus da prova perante terceiros o âmbito da União Europeia.

A obrigatoriedade das faturas eletrónicas no âmbito B2B terá um impacto considerável em todas as empresas italianas a partir da sua transmissão. No entanto, não se deve esquecer a receção de faturas eletrónicas, dado que o volume continuará a ser muito elevado. Neste caso, uma solução eletrónica permite às empresas resolver o problema da emissão e receção de faturas.

A EDICOM proporciona tanto serviços de emissão como de receção de faturas eletrónicas, integrando-os diretamente no ERP para otimizar a gestão contabilística e obter uma maior eficiência no tratamento da informação. Os sistemas de receção e integração de faturas eletrónicas da EDICOM permitem realizar protocolos de verificação de assinaturas que asseguram a origem, a integridade e a autenticidade de todos os documentos recebidos.