Armazenamento digital legal em Itália

Conservação digital dos documentos: em que consiste?

A conservação digital consiste no armazenamento eletrónico certificado a longo prazo de todo o tipo de documentos digitais. Este serviço de conservação eletrónica deve garantir a autenticidade, a integridade e a disponibilidade dos documentos conservados, respeitando sempre as normas de segurança mais rigorosas.

Conservação substitutiva em Itália

A Conservação Substitutiva foi criada com o objetivo de fornecer às empresas italianas um marco jurídico que estabelece diretrizes para a digitalização e a conservação eletrónica de documentos analógicos. Os documentos em papel digitalizados e preservados com base nestas diretrizes têm a garantia de serem legalmente válidos. 

Isto obriga as empresas italianas a disporem de uma plataforma de intercâmbio de documentos que facilite o armazenamento eletrónico em conformidade com a legislação. Esta plataforma deverá contribuir para simplificar o processo de desmaterialização dos documentos. Todos os documentos em papel relevantes para efeitos fiscais devem ser digitalizados e preservados digitalmente de acordo com as diretrizes da Conservação Substitutiva.

A conservação substitutiva procura valorizar o arquivo eletrónico de documentos através de um sistema que garanta, de forma permanente, duas condições: a integridade, que certifica que os documentos armazenados eletronicamente não foram alterados, e a autenticidade, que identifica inequivocamente a pessoa singular ou colectiva como autora de um determinado documento. Para certificar estas caraterísticas, são efetuados dois processos:

• Assinatura eletrónica qualificada: Esta assinatura é equivalente a uma assinatura manuscrita, com a mesma validade jurídica em todos os países da União Europeia. A assinatura eletrónica qualificada permite a identificação da origem dos dados e do assinante. Além disso, a assinatura eletrónica fornece aos documentos arquivados as garantias de integridade e autenticidade necessárias para a conservação digital. O serviço de assinatura eletrónica qualificada é frequentemente prestado por um prestador de serviços de confiança qualificado.

"Um prestador de serviços de confiança qualificado é um fornecedor de tecnologia que dispõe das certificações exigidas e da capacidade técnica necessária para fornecer às transacções eletrónicas e os mecanismos de confiança necessários: assinatura eletrónica, selo temporal, etc."

• Timestamping: O serviço de timestamp é utilizado para provar que um conjunto de dados existiu e que não foi modificado desde um determinado momento. Tal como no caso anterior, o serviço de selo eletrónico é normalmente prestado por um Prestador de Serviços de Confiança Qualificado, que certificará mediante este processo a existência do conjunto de dados a partir de uma determinada data e hora.

Regulamento eIDAS: em que consiste e como afeta ao arquivo digital?

Numa Europa cada vez mais digital, os cidadãos, as empresas e o Setor Público precisam de um quadro jurídico que garanta a segurança e a certeza legal das transações eletrónicas que se realizam diariamente em ambientes públicos e privados. Estes mecanismos de segurança estão definidos no Regulamento n.º 910/2014, conhecido como Regulamento eIDAS (identificação eletrónica e serviços de confiança para as transacções eletrónicas no mercado interno), relativo à identificação eletrónica e aos serviços de confiança para as transações eletrónicas no mercado interno. O regulamento é aplicável desde 1 de julho de 2016. O Regulamento eIDAS estabelece as bases para a realização de transacções eletrónicas mais seguras entre os cidadãos, as empresas e o setor público.

As principais disposições do regulamento podem ser resumidas em três pontos-chave:

• Estabelece um quadro jurídico para as assinaturas eletrónicas, os selos eletrónicos, os selos temporais eletrónicos, os serviços de entrega eletrónica e a autenticação de sítios Web.
• Regula o papel do prestador qualificado de serviços de confiança: desde os requisitos de segurança para desempenhar esse papel até aos processos de auditoria. Um prestador de serviços de confiança é uma pessoa singular ou colectiva que presta um ou mais serviços de confiança, quer como prestador qualificado, ou como prestador não qualificado de serviços de confiança.

“A EDICOM é um fornecedor qualificado de serviços de confiança para a emissão de certificados e a geração de fichas de selo eletrónico. Está também em processo de acreditação de novos serviços qualificados previstos no regulamento, tais como a entrega eletrónica certificada e o armazenamento a longo prazo”  

• Determina as condições em que os países da UE devem aceitar os meios de identificação eletrónica de pessoas e empresas pertencentes a outros Estados-Membros, assegurando assim a interoperabilidade.

O Regulamento eIDAS não só representa um avanço nos métodos de identificação eletrónica, como também promove a transformação digital das empresas e das administrações. A implementação de serviços de confiança coloca os documentos eletrónicos em igualdade de condições com os documentos analógicos, permitindo o processamento de documentos eletrónicos na origem com a mesma validez que os documentos tradicionalmente emitidos em papel.  Um passo importante para a eficiência na era digital.

Aplicações da conservação digital à norma

O armazenamento digital de documentos é obrigatório no caso das faturas eletrónicas, bem como de qualquer outro documento com relevância fiscal. Entre estes últimos, encontramos documentos como o CEC (correio eletrónico certificado), contratos e documentos assinados com uma assinatura digital ou confirmações de encomendas, entre muitos outros. Os mais comuns são:

Armazenamento digital de faturas eletrónicas 

O armazenamento de faturas eletrónicas, bem como de todos os registos contabilísticos, é obrigatório por um período de 10 anos a partir da data de emissão.

Armazenamento digital de notas de despesas

A armazenagem digital estende-se, em princípio, à declaração das notas de despesas e dos respetivos documentos comprovativos. As notas de despesas devem ser armazenadas da mesma forma que as faturas e a sua autenticidade e integridade devem ser asseguradas.

Conservação digital de assinaturas juntamente com documentos sujeitos a fluxos de trabalho de aprovação

Alguns documentos essenciais estão sujeitos a processos de aprovação que abrangem uma ou mais pessoas, a fim de garantir e comprovar a conformidade com o seu conteúdo. Propostas comerciais, faturas de fornecedores, contratos de trabalho, contratos de prestação de serviços, etc. Existem soluções no mercado que facilitam a digitalização destas aprovações. Dependendo da criticidade do documento, estas soluções podem utilizar procedimentos mais ou menos exigentes de aprovação (plataforma de assinatura eletrónica, assinatura com certificado reconhecido, duplo fator de autenticação, etc.).

Nestes casos, não só é fundamental conservar digitalmente o documento aprovado, como é ainda mais importante conservar a evidência de cada aprovação feita sobre o mesmo. Esta evidência gera um rasto que, identificado num determinado momento através de um selo temporal eletrónico, oferece maiores garantias em caso de possíveis discrepâncias ou desacordos.
 

“EDICOMSignADoc é a solução de aprovação de documentos com assinatura eletrónica que, em conjunto com os serviços do EDICOM Qualified Trust Service Provider, automatiza o armazenamento digital destes documentos juntamente com as provas de aprovação.”

A sequência completa destas provas é integrada num relatório assinado pelo terceiro de confiança, o que faz deste relatório uma ferramenta essencial para registar as etapas que um documento seguiu desde a sua emissão até à sua aprovação final.

A obrigação de conservação digital estende-se igualmente aos documentos assinados digitalmente, independentemente da solução utilizada durante o processo de assinatura.

Conservação digital de correio eletrónico certificado (CEC) 

CEC é o correio eletrónico certificado. Trata-se de um sistema que permite o envio de mensagens de correio eletrónico com valor legal equivalente ao de uma carta registada. Como têm potencial relevância fiscal, também devem ser conservados.

EDICOM Long- Term Archiving (EDICOMLta)

EDICOMLta (Long-Term Archiving) é o serviço certificado de armazenamento eletrónico a longo prazo desenvolvido e oferecido pela EDICOM como fornecedor qualificado de serviços de confiança.

EDICOMLta é uma plataforma certificada para a conservação de documentos eletrónicos durante o período de tempo exigido pelas empresas ou determinado pela legislação. Pode armazenar qualquer tipo de documento em qualquer formato.

Esta plataforma garante a disponibilidade, a integridade, a autenticidade e a segurança dos documentos armazenados. Para este efeito, assegura o acesso e a recuperação permanentes de todos os documentos carregados na plataforma, bem como a gestão de provas para demonstrar a integridade dos documentos armazenados digitalmente sob uma perspetiva jurídica. Uma prova informática é um ficheiro que justifica juridicamente uma operação efetuada sobre um documento.
 

“EDICOMLta é uma solução de armazenamento eletrónico certificado que conserva os documentos, mantendo a sua integridade e autenticidade ao longo do tempo”

A função da EDICOM como fornecedor qualificado de serviços de confiança consiste na execução de auditorias contínuas aos registos arquivados, em conformidade com as normas internacionais (XSADEsLT e ISO14641) e com a regulamentação local, quando aplicável. Tudo isto com o objetivo de conferir aos documentos conservados o estatuto de originais eletrónicos com valor probatório, o que os torna válidos perante terceiros e autoridades.

No caso de Itália, a EDICOMLta cumpre todos os requisitos em matéria de preservação digital de acordo com a norma. Os documentos arquivados na EDICOMLta terão garantidas a sua integridade, autenticidade e acessibilidade, respeitando sempre os mais elevados padrões de segurança.

Vantagens de EDICOMLta

• Integridade e autenticidade: a EDICOM implementa sistemas de assinatura qualificada e de selo eletrónico de tempo qualificado (timestamp), que cumprem tanto os requisitos estabelecidos pelo Regulamento eIDAS para os serviços de confiança qualificados, como os requisitos estabelecidos pela lei italiana para a conservação digital.
• Consulta e rastreabilidade:Todos os documentos eletrónicos são classificados e tipificados na plataforma com base nos seus metadados. Estes metadados permitem definir a rastreabilidade entre documentos e facilitam a consulta e a recuperação imediatas dentro da plataforma.
• Hierarquização dos documentos: EDICOMLta permite conservar o fluxo realizado por cada documento eletrónico.
• Arquivo legal:Os ficheiros eletrónicos são armazenados no Centro de Processamento de Dados (CPD) da EDICOM sob rigorosas medidas de segurança.
• Auditoria de documentos:  As assinaturas e selos eletrónicos nos documentos são sujeitos a controlos regulares para manter os atributos de integridade e autenticidade.
• Acessibilidade e gestão: EDICOMLta permite a integração com os sistemas de gestão internos das empresas (ERP, CRM ou SCM, entre outros) ou com as soluções EDI e e-Invoice da EDICOM, automatizando o armazenamento destes documentos eletrónicos.
• Redundância:  A EDICOM armazena os ficheiros eletrónicos de forma duplicada em dois CPDs para aumentar a segurança e garantir uma disponibilidade de serviço de 99,9%.