Fatura eletrónica em Portugal
As empresas públicas fornecedoras de serviços e bens para as administrações portuguesas devem gerar e emitir as suas faturas por meios eletrónicos.
Adoção da faturação eletrónica B2G em Portugal
Através do Decreto-Lei (Decreto-Lei n.º 14-A / 2020, de 7 de abril), o Governo de Portugal adotou uma série de medidas excepcionais e temporárias com o objetivo de facilitar a adoção da fatura eletrónica com garantias, entendendo que é um processo complexo e que a atual crise sanitária apresenta grandes dificuldades para sua implementação.
Desta forma, foram estabelecidas novas datas para a adoção da fatura eletrónica no âmbito B2G em Portugal.
01/01/2021
As grandes empresas deverão faturar eletronicamente a partir de 1 de janeiro de 2021.
01/01/2022
Pequenas, médias e micro empresas deverão aderir à faturação eletrónica a partir de 1 de janeiro de 2022.
Implementação da fatura eletrónica nos contratos públicos da administração em Portugal
A Diretiva 2014/55/UE do Parlamento Europeu e do Conselho regula a faturação eletrónica na contratação pública e tem como objetivo reduzir os obstáculos transfronteiriços para o comércio na faturação eletrónica. Sob esta prerrogativa, o governo de Portugal encontra-se em fase de implantação avançada de um novo sistema de faturação eletrónica para que as empresas de qualquer estado da UE fornecedoras de bens e serviços no âmbito da administração pública de Portugal emitam as suas faturas em formato eletrónico. Nesse sentido, o Ministério das Finanças, Infraestruturas e Habitação de Portugal desenvolveu legislação para organizar a implantação da fatura eletrónica no país e delimitar os requisitos técnicos, no primeiro termo, com o Decreto 123/2018 e, no segundo termo, com a Portaria n.º 289/2019.
Características da fatura eletrónica em Portugal
O modelo de implementação escolhido pela AAPP em Portugal para a implantação da FE-AP, à semelhança do que sucede noutros países como Espanha ou Alemanha, é descentralizado, de forma a que determinados organismos públicos possam optar por utilizar o ponto de receção de faturas facultado pela eSPAP e conhecido como Portal de FE-AP, ou desenvolver as suas próprias plataformas tecnológicas para a receção, validação e processamento das faturas eletrónicas.
Autoridade Fiscal
AT - Autoridade Tributária e Aduaneira. Quanto à coordenação da implantação do novo modelo de fatura eletrónica, o organismo responsável é a eSPAP.
Formato
Os formatos aceites pela administração pública são UBL 2.1 "CIUS-PT" e CEFACT "CIUS-PT", ambos esquemas baseados na linguagem XML, definidos pelo CEF como normativos a nível europeu.
Mensagens de estado
A plataforma FE-AP desenvolvida pela eSPAP foi concebida para entregar mensagens com o estado de tramitação em que se encontra a fatura.
Mecanismos criptográficos
À semelhança dos modelos que estão a ser desenvolvidos noutros estados-membros da UE, requer-se a assinatura eletrónica dos documentos como mecanismo para assegurar a autenticidade e a integridade do documento, requisito indispensável para que adquira validade legal.
Armazenamento
A normativa obriga ao armazenamento das faturas durante 10 anos quer para o emissor quer para o recetor da fatura. Para que este armazenamento assegure a integridade do documento ao longo do tempo, é recomendável a certificação por normativas internacionais em matéria de conservação.
Conectividade
A conectividade com a administração pública através do HUB do Portal da FE-AP desenvolvido pela eSPAP pode realizar-se através do protocolo AS2 ou do webservice específico. Não obstante, há outras administrações que podem desenvolver os seus próprios portais de receção embora, na maioria dos casos, disponibilizem conectividade direta e segura através de serviços web específicos.
Como funciona a nossa solução de fatura eletrónica para Portugal?
A plataforma EDICOM centraliza a geração e o envio de faturas eletrónicas para qualquer organismo público em Portugal. Além disso, ao tratar-se de uma plataforma internacional, o projeto pode-se alargar facilmente a qualquer outro estado-membro da UE onde a sua empresa tenha interesses comerciais.
Geração e validação
Captura os dados requeridos do ERP do cliente para gerar, através de um sistema de transformação dos dados, a fatura no formato UBL 2.1 requerido. A plataforma efetua uma primeira validação sintática para confirmar que o documento estruturado foi criado corretamente.
Envio da fatura
A EDICOM implementa os protocolos de comunicação seguros, tanto Web Services como AS2, para enviar o documento para o portal FE-AP das entidades públicas. Para os restantes organismos locais habilitam-se serviços web específicos.
Receção de avisos de estado
A EDICOM recebe as mensagens de resposta da eSPAP, tanto de aceitação como de rejeição ou qualquer outro estado, e integra-as diretamente no ERP do utilizador para um processamento rápido e transparente.
Armazenamento
A EDICOM, enquanto Prestador de Serviços Qualificados ao abrigo do Regulamento eIDAS, armazena as faturas eletronicamente na sua plataforma na nuvem ou através do serviço EDICOM Long-term Archiving. Este armazenamento realiza-se durante um período mínimo de 10 anos, conforme estipulado pela normativa.
Preparado para a fatura eletrónica em Portugal?
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Algumas perguntas frequentes sobre a fatura eletrónica em Portugal
A plataforma EDICOM centraliza a geração e o envio de faturas eletrónicas para qualquer organismo público em Portugal. Além disso, ao tratar-se de uma plataforma internacional, o projeto pode-se alargar facilmente a qualquer outro estado-membro da UE onde a sua empresa tenha interesses comerciais.
As administrações portuguesas já estão prontas para receber faturas eletrónicas?
As administrações e os institutos públicos têm como limite a data de 18/04/2019 para adaptar os seus sistemas de informação ao modelo de fatura eletrónica. Este prazo alarga-se até 18/04/2020 no caso das administrações públicas de âmbito local. É possível que algumas administrações tenham os seus sistemas preparados antes desta data, permitindo a receção de faturas eletrónicas antes da data limite assinalada no projeto.
Em que data devem os fornecedores enviar as suas faturas em formato eletrónico?
Assim que as empresas destinatárias comunicarem a disponibilidade dos seus sistemas para receber faturas, poderá iniciar-se o envio destas por parte dos fornecedores que já estiverem preparados. Em qualquer caso, existem datas limite, que são 01/01/2021 para as grandes empresas e 01/01/2022 para PME e microempresas.
O que é a eSPAP?
A eSPAP - Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, coordena a implementação da Fatura Eletrónica na Administração Pública (FE-AP). O Decreto 123/2018 de 20 de dezembro outorga à eSPAP todas as competências para regular os requisitos técnicos e funcionais da implementação da fatura eletrónica junto das administrações públicas em Portugal.
Qual é o papel da eSPAP no projeto da fatura eletrónica em Portugal?
A eSPAP disponibiliza uma solução FE-AP para a implementação do modelo eletrónico em Portugal, habilitando um canal de comunicação para enviar as faturas a administrações e organismos públicos. Os institutos públicos e a Administração direta do governo utilizarão esta plataforma como canal de receção das faturas dos seus fornecedores. As restantes entidades públicas poderão aderir voluntariamente ao serviço da eSPAP, embora possam decidir implementar os seus próprios canais de comunicação em função das suas necessidades particulares.
Que organismos públicos estão obrigados a utilizar a plataforma da eSPAP?
As entidades obrigadas a conectar-se por eSPAP para receber as faturas eletrónicas são as entidades geridas pelo governo e os institutos públicos. Outras entidades públicas de caráter local podem optar por desenvolver a sua própria plataforma como, por exemplo, os hospitais, câmaras municipais, tribunais, etc.
O que é o Portal de FE-AP da eSPAP?
É o portal para a Fatura Eletrónica na Administração Pública desenvolvido pela eSPAP com o objetivo de se converter no ponto de entrada para a receção de faturas eletrónicas da administração pública.
Como envio as minhas faturas? Por e-mail, através de algum portal...?
No caso das administrações e dos institutos públicos, que estão obrigados a utilizar a plataforma da eSPAP, existem duas opções. A primeira é enviar para esta plataforma as faturas de forma automática através do protocolo Web Service. Por outro lado, também existe a possibilidade de o fazer de forma manual através de um portal facultado pela eSPAP, normalmente mais utilizado por contribuintes com volumes baixos de emissão de faturas. As restantes administrações podem decidir a plataforma a utilizar, quer seja a eSPAP ou qualquer outro sistema.
Quais são as principais funcionalidades da solução de fatura eletrónica da eSPAP?
Oferece às administrações públicas conectadas à plataforma da eSPAP a possibilidade de receber as faturas eletrónicas dos seus fornecedores e outorga mecanismos de monitorização, validação e processamento nos seus próprios sistemas contabilísticos.
EDICOM Global e-Invoicing Platform Architecture
A Plataforma de Faturação Eletrónica Internacional da EDICOM foi concebida para se integrar de forma transparente com o sistema de gestão das empresas utilizadoras, respeitando os requisitos legais definidos nas legislações dos diferentes países em que os nossos utilizadores devem emitir faturas eletrónicas. Para tal, disponibiliza uma solução modular conforme o seguinte esquema.
Integration Module
Este módulo estabelece as ligações com o sistema interno de gestão para integrar a emissão e a receção de faturas. Assegura a automatização da solução e transforma as estruturas de dados nos padrões requeridos.
Compliance Module
As faturas são validadas de forma sintática e semântica para assegurar que cumprem as especificações legais vigentes em cada momento para os diferentes modelos de fatura eletrónica.
Communications Module
A EDICOM desenvolveu o HUB de Administrações Públicas, uma potente plataforma que permite estabelecer ligação de forma segura e direta com qualquer Administração Pública da Europa, configurando uma caixa de correio na nossa rede que o/a isenta da configuração e supervisão de complexos conectores de webservice.
Management Module
Este módulo configura um ambiente acessível através da web a partir do qual é possível administrar e monitorizar completamente a plataforma. A solução de fatura eletrónica da EDICOM permite definir diferentes ambientes e perfis de gestão em função das necessidades específicas dos utilizadores.
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