Aprovação de documentos com assinatura eletrónica

O EDICOMSignADoc é uma solução de aprovação de documentos com assinatura eletrónica. Converta os trabalhosos e lentos processos de aprovação de documentos em algo telemático, eficiente e ainda com valor probatório.

Trust Services Provider

Assinatura Eletrónica

Compatível com todos os tipos de assinatura eletrónica. Configuração de assinaturas conjuntas e solidárias.

100% Serviço

Desfrute do apoio que o seu projeto merece. Consultores especializados ao seu serviço antes, durante e depois do arranque.

Workflows à medida

Processos de aprovação adaptados à complexidade necessária. Defina os passos, as condições e os utilizadores necessários.

Casos de uso EDICOMSignADoc

Qualquer processo da sua organização que exija que uma ou várias pessoas aprovem documentos pode ser implementado no EDICOMSignADoc. Aqui, mostramos-lhe três aplicações de entre as mais comuns.

Assinatura propostas comerciais

Assinatura de propostas comerciais

Integre nos seus fluxos pessoas externas à sua organização como clientes.

Envie os seus contratos de venda assim que forem gerados e reclame a sua aprovação com total segurança e tempos mínimos.

Os seus clientes receberão um mail e, com um clique, acederão ao contrato e selecionarão se o aprovam ou rejeitam.

Aprovação faturas

Aprovação interna de faturas

Estabeleça fluxos de aprovação internos adaptados à estrutura departamental da sua empresa.

Implique os responsáveis que devem dar a sua conformidade a cada fatura.

Configure as regras que condicionam a aprovação das suas faturas (departamento, identificação de fornecedores, credores, montante das faturas, etc.).

Assinatura contratos

Assinatura de contratos e folhas de vencimento

Crie contratos ou folhas de vencimento a partir do seu sistema e receba a aprovação dos funcionários.

Faculte um acesso seguro do recetor à sua área de assinatura.

Obtenha as evidências de aprovação dos contratos, folhas de vencimento, etc.

O EDICOMSignADoc integra-se com qualquer sistema de gestão

A nossa solução para aprovação e assinatura de documentos consegue trabalhar de forma integrada para aproveitar ao máximo os benefícios da automatização de processos. Esta forma de uso da plataforma é perfeita para grandes empresas que precisem de gerir grandes volumes de documentos.

A equipa de consultores especializados em integração de dados da EDICOM encarrega-se de ter a solução a trabalhar de forma totalmente compatível e efetiva com qualquer sistema ou base de dados que for necessário. Isto é possível seja um ERP, um CRM, ou um sistema de gestão do capital humano, entre outros; soluções de mercado ou de desenvolvimento próprio; na nuvem ou localmente.

Conceção de workflows à medida

Criar um workflow de aprovação de documentos é rápido e intuitivo.

Indique que emissores estão autorizados a enviar documentos, e configure num só passo o tipo de evidência e autenticação requerido. Crie também fluxos complexos com vários passos, diferentes condições, diferentes destinatários e tipos de assinatura.

 

Passos aprovação documentos

Definição dos passos simples e intuitiva

A conceção de workflows com o EDICOMSignADoc baseia-se na parametrização de passos.

Estes delimitam os aprovadores envolvidos nos mesmos, o nível de autenticação requerido e o tipo de evidência a receber em cada passo.

Assinatura eletrônica

Assinaturas conjuntas e solidárias

Assinaturas conjuntas: O avanço no workflow exige a aprovação por parte de todos os aprovadores identificados num passo.

Assinaturas solidárias: O avanço no workflow exige a aprovação de um número determinado de destinatários sobre o total dos possíveis aprovadores de um passo

Regras passos

Regras para execução de passos

Personalize fluxos que permitem estabelecer condições para determinadas aprovações.

É possível indicar que se solicite uma aprovação se um contrato exceder um determinado montante, ou se for destinado a alguma pessoa em concreto.

Assinatura eletrónica em todos os seus documentos

A necessidade de garantias requerida por um fluxo de aprovação de documentos depende da natureza do mesmo.

O EDICOMSignADoc adapta-se às particularidades em termos de autenticação e assinatura eletrónica de cada projeto.

Faça a gestão das evidências reportadas pelo EDICOMSignADoc na resolução de possíveis conflitos em relação aos acordos refletidos no conteúdo dos seus documentos.

Assinatura adaptada a cada situação

Assinatura adaptada a cada situação

O EDICOMSignADoc suporta a assinatura eletrónica com certificados reconhecidos, não reconhecidos e a partir de dispositivos seguros de criação de assinatura.

Duplo fator de autenticação

Duplo fator de autenticação

Implemente processos de autenticação robustos para dar as maiores garantias aos seus workflows: 2FA OTP (Google Autenticator) ou 2FA por SMS.

Evidências de aprovação

Evidências de aprovação

Cada interação produzida com o documento gera uma impressão digital, sobre a qual o Prestador de Serviços de Confiança EDICOM "lavra uma ata" com valor probatório chamada Relatório de Evidências.

Controlo total sobre cada um dos seus documentos

Os emissores dos documentos, assim como os seus superiores, têm um dashboard configurável com as vistas dos seus KPI com informação ao detalhe do estado dos seus processos de aprovação.

Consulte em tempo real se um documento foi consultado ou não, quantas pessoas o aprovaram, se foi rejeitado por algum dos envolvidos no processo, ou qualquer outra incidência de interesse.

Estabeleça limites de tempo para receber a aprovação dos seus documentos, force o reenvio dos mesmos ou cancele um fluxo se precisar.

Porquê usar o SignADoc?

O SignADoc é uma potente ferramenta para otimizar processos de aprovação e assinatura de documentos.

Compliance Long Term Archiving (EDICOMLta)

Armazenamento eletrónico com garantia de integridade e inversão do ónus da prova.

O EDICOMLta é o serviço de armazenamento de longa duração que se complementa com o EDICOMSignADoc para conservar os documentos juntamente com as suas evidências de aprovação.

Os processos de conservação são executados conforme as principais normas internacionais para garantir a integridade dos documentos ao longo do tempo.

A auditoria e o resseguro permanentes realizados pelo Prestador de Serviços de Confiança EDICOM oferecem garantias que invertem o ónus da prova perante qualquer discrepância.

Armazenamento eletrónico de longa duração

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Entre em contato com um dos nossos especialistas e esclareça todas as suas dúvidas em relação às nossas soluções.

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