Perguntas mais frequentes SignADoc

Nesta secção, poderá consultar informações sobre questões relacionadas com a solução SignADoc, o seu uso, as suas características, a assinatura eletrónica e a segurança da plataforma.

Trust Services Provider

EDICOMSignADoc

O SignADoc é uma solução que serve para criar e executar processos de aprovação e de assinatura de documentos de forma eletrónica. É muito útil quando é necessário receber - de alguém da sua organização ou de alguém externo - uma conformidade e/ou uma assinatura sobre um documento em concreto.

As aplicações mais comuns para o EDICOMSignADoc são a aprovação e a assinatura de propostas comerciais, a aprovação interna de faturas ou a assinatura de contratos e folhas de vencimento, entre outros.

Não obstante, na solução é possível implementar qualquer processo em que seja preciso receber uma aprovação e/ou assinatura de outra pessoa, pertencente ou não à mesma organização que emite o documento.

Primeiro, é necessário realizar o projeto do fluxo de aprovação em questão, determinando os passos, as pessoas e as condições que o fluxo exigir.

Quando o emissor dos documentos tiver concluído este passo, o fluxo entra em funcionamento, enviando um e-mail ao destinatário ou destinatários escolhidos com um link através do qual podem aceder à área de aprovação e assinatura. Através desse link pode-se consultar, aprovar, assinar e transferir o documento.

Durante todo este processo, os emissores do documento têm a possibilidade de consultar o estado do documento, de verificar se foi consultado ou não e de saber se o destinatário deu a sua conformidade ou não, se não foi realizada qualquer ação, etc.

E, em cada um dos eventos por que passa o documento, geram-se evidências que formam o denominado "Relatório de Evidências", assinado eletronicamente pela EDICOM como Prestador de Serviços de Confiança, que tem valor probatório perante qualquer tipo de requerimento ou disputa.

Sim, a solução adapta-se perfeitamente às características e à complexidade do fluxo de aprovação em cada caso. Desde fluxos de aprovação mais complexos, com mais passos, mais pessoas envolvidas, sistemas de autenticação de maior segurança e mais condicionantes, até um processo tão simples como o envio de um documento para um destinatário para receber uma única aprovação.

Dentro das diferentes opções oferecidas pelos workflows é possível configurar: quem são os emissores autorizados dos documentos, que metadados é necessário indicar, em quanto tempo vence o prazo para aprovar ou rejeitar os documentos, quantos passos compõem o fluxo de aprovação, que condições são estabelecidas nos passos, quem serão os recetores dos documentos do fluxo, quantas aprovações mínimas são necessárias em cada passo, se se pretende algum tipo de método de autenticação como o Two Factor Authentication ou que tipo de evidência será gerada com cada evento sobre o documento.

O EDICOMSignADoc permite o envio de documentos para qualquer destinatário. Tanto para uma pessoa interna na sua organização, como externa (clientes, fornecedores…). Carregue o documento e indique o e-mail do destinatário para que este receba uma notificação e, com um único clique, possa aceder ao documento para aprovação e assinatura.

Sim. Além de aprovar ou rejeitar o documento e assiná-lo eletronicamente, também é possível recolher e integrar dados introduzidos pelos recetores aquando da aprovação. Estes dados são preenchidos por meio de formulários PDF editáveis (formas de pagamento, contas de encargos, ...).

Na solução, existem os seguintes tipos de utilizador:

  • Emissor: Está autorizado a enviar documentos num ou vários workflows
  • Administrador: Cria e modifica fluxos de aprovação. 
  • Supervisor: Monitoriza o estado dos documentos de um ou vários workflows (chefes de vendas, gestores de compras…).

Além destes tipos de utilizador no lado da emissão dos documentos, é importante destacar que, do lado dos destinatários, a solução pode ser utilizada tanto por utilizadores registados na plataforma como por utilizadores não registados.

Sim. O EDICOMSignADoc é 100% compatível com qualquer sistema de gestão, seja de mercado ou proprietário, localmente ou na nuvem, etc. 

O nosso modelo baseia-se num serviço personalizado que utiliza tecnologia própria e conta com a experiência de uma equipa de mais de 400 engenheiros que, desde 1995, se dedicam à integração de aplicações. 

Diga-nos com que ferramenta gera os documentos que precisa de enviar para assinar, e nós encarregamo-nos de realizar todos os desenvolvimentos requeridos para integrar os seus sistemas de gestão com o SignADoc.

Alguns exemplos de soluções de mercado que o SignADoc integra são SAP, Sage, Oracle, Sharepoint ou Alfresco, entre outros.

Contudo, não há limitações quando se trata de integrar qualquer tipo de sistema ou base de dados com EDICOMSignADoc, uma vez que a equipa da nossa empresa de mais de 400 engenheiros especializados na integração de dados executará qualquer tarefa necessária para estabelecer uma integração eficaz.

Sim. Não é necessário que uma aplicação seja de mercado para a integração ser possível com o SignADoc. A nossa solução é perfeitamente compatível com sistemas herdados ou de desenvolvimento próprio, instalados na nuvem ou localmente.

Uma das principais vantagens é que faz com os processos tradicionais de assinatura e aprovação de documentos sejam mais rápidos e ágeis. Tal deve-se à realização de tudo de forma telemática, sem necessidade de imprimir nenhum tipo de papel ou de se deslocar a nenhum lugar. 

Outro dos benefícios é que os documentos têm a mesma validade dos que têm assinaturas manuscritas graças às evidências geradas e assinadas eletronicamente pela EDICOM como Prestador de Serviços de Confiança. Estas evidências podem ser apresentadas em qualquer tipo de litígio ou discrepância com terceiros porque têm valor probatório.

Além disso, depois de um fluxo de aprovação ser concebido e implementado, os emissores do documento têm a capacidade de controlar por que estados passa, podendo saber em tempo real se foi consultado ou não, aprovado ou não, ou se não foi realizada qualquer ação.

Sim. A implementação de um projeto de SignADoc inclui à partida o Apoio Padrão, que dará acesso ao nosso Centro de Atendimento ao Utilizador (C.A.U.), dotado de múltiplas linhas telefónicas dedicadas nos diferentes países onde a EDICOM opera.

O Centro de Atendimento ao Utilizador da EDICOM é uma área eficiente, com tempos de resposta ao cliente mínimos e com capacidade para resolver incidências em tempo real, sem necessidade de as derivar internamente para outras áreas.

Neste link, pode consultar os idiomas e os horários deste apoio, assim como os restantes meios de contacto para incidências.

Tantos documentos quantos os emissores pretendam.

Não, com o SignADoc, pode-se enviar a quantidade de documentos que se pretenda, assim como criar a quantidade de fluxos necessários.

Cada projeto de implementação do SignADoc tem características e necessidades diferentes e, portanto, tem um custo conforme com a sua magnitude.

Se pretender receber um orçamento ajustado ao uso que a sua empresa lhe daria, recomendamos-lhe contactar-nos ou facultar-nos os seus dados, e entraremos em contacto consigo o mais brevemente possível.

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Validade e conformidade

Sim, graças ao facto de se gerar o Relatório de Evidências com cada um dos eventos que ocorrem sobre cada documento a partir da solução. Ao mesmo tempo, é possível preservar os documentos emitidos juntamente com as assinaturas e evidências de aprovação no EDICOMLta (EDICOM Long Term Archiving) certificado pela Comissão Europeia como serviço eIDAS.

Conhecer o EDICOMLta

Cada aprovação realizada sobre um documento gera uma evidência.

Cada evidência gera um rasto sobre o processo de aprovação dos seus documentos que é identificado num determinado momento através de um selo temporal eletrónico emitido pelo Prestador de Serviços de Confiança EDICOM. A sequência completa destas evidências integra-se num relatório que, por sua vez, é assinado pelo terceiro de confiança EDICOM, constituindo este relatório uma ferramenta-chave para registar os passos pelos quais um documento passou desde a sua emissão até à sua aprovação final. 

As garantias que a EDICOM oferece como Prestador de Serviços de Confiança, os selos temporais eletrónicos emitidos, assim como a assinatura do relatório de evidências, constituem uma garantia que pode ser apresentada como prova do ciclo de vida pelo qual um documento passou. 

O EDICOMSignADoc conserva os documentos juntamente com as evidências de aprovação durante 6 meses. Se for preciso prolongar este período além dos 180 dias e acrescentar funcionalidades adicionais às camadas de segurança sobre os documentos armazenados, pode integrar o nosso Serviço de Armazenamento de Longa Duração com certificação eIDAS, ONAC (Colômbia) e conforme com as normas NOM151 (México) e ISO 14641. 

Sim, tal como se especifica no artigo 25 do Regulamento Europeu n.º 910/2014 eIDAS:

Artigo 25 - Efeitos jurídicos das assinaturas eletrónicas

  1. Não se negarão efeitos jurídicos nem admissibilidade como prova em procedimentos judiciais a uma assinatura eletrónica pelo simples facto de ser uma assinatura eletrónica ou por não cumprir os requisitos da assinatura eletrónica qualificada.
  2. Uma assinatura eletrónica qualificada terá um efeito jurídico equivalente ao de uma assinatura manuscrita.
  3. Uma assinatura eletrónica qualificada baseada num certificado qualificado emitido num Estado-membro será reconhecida como uma assinatura eletrónica qualificada em todos os restantes Estados-membros.

Segurança

Sim, dado que a EDICOM e a sua infraestrutura são constantemente submetidas a controlos e auditorias que garantem uma altíssima disponibilidade, qualidade e segurança no serviço.

No Centro de Processamento de Dados (CPD) da EDICOM, que oferece um modelo de alta disponibilidade graças à redundância de qualquer componente ou serviço.

Esta redundância consegue-se graças à existência de diversos Centros de Processamento de Dados em diferentes localizações geográficas que estão perfeitamente sincronizados, replicando em tempo real os seus recursos e registos.

Entre as inúmeras certificações e acreditações que a EDICOM tem a nível global, mencionamos a ISO 27001, relativa à Segurança da Informação; a ISO 20000, relativa à Qualidade dos Serviços de TI; a ISAE 3402, relativa à Idoneidade dos processos de gestão para garantir a segurança da informação; ou a certificação TIER II, relativa à Alta Disponibilidade da infraestrutura.

Pode consultar a lista de certificações a partir deste link

A nível global, as certificações da EDICOM como Terceiro de Confiança são:

  • Prestador de Serviços de Confiança segundo o Regulamento da União Europeia 
  • Prestador de Serviços de Certificação pela Secretaria de Economia (México)
  • Autoridade de Certificação pelo ONAC (Colômbia)

Sim, no Service Level Agreement (SLA) que se assina aquando da contratação de um serviço, tanto pelo cliente como pela EDICOM, especificam-se percentagens mínimas que a EDICOM está comprometida a cumprir nos seguintes aspetos:

  • Disponibilidade da Plataforma de e-Commerce da EDICOM (99,9%).
  • Disponibilidade e Tempos de Resposta do Centro de Atendimento a Clientes (99,5%).
  • Tempo Máximo de Resolução de Incidências (99,5%).

Em caso de incumprimento destas percentagens, o cliente tem direito a reclamar uma indemnização pelos serviços afetados dentro das condições estabelecidas.

Assinatura Eletrónica

Uma assinatura eletrónica é um conjunto de dados associados a uma mensagem que permite verificar a integridade do signatário e da mensagem. 

Para efeitos jurídicos, conforme especificado no artigo 25 do Regulamento Europeu eIDAS n.º 910/2014, ambas têm a mesma validade. Portanto, a este respeito, não se pode dizer que uma é melhor ou pior.

Do ponto de vista do Regulamento Europeu eIDAS n.º 910/2014, a terminologia em questão unificou-se apenas como "assinatura eletrónica".

Em alguns países da América Latina, diferencia-se assinatura eletrónica a assinatura eletrónica simples, ou seja, a que se realiza com certificados eletrónicos não reconhecidos; e a assinatura digital que se realiza com certificados eletrónicos reconhecidos. Não obstante, é uma diferenciação que não ocorre na União Europeia.

Com o termo "digitalizada", costuma-se fazer referência à representação gráfica da rubrica ou traço de uma assinatura. Ou seja, o que se obteria ao realizar uma assinatura manuscrita e digitalizando-a ou utilizando algum dispositivo tipo caneta e tablet gráfico eletrónico.

Esta representação gráfica de uma assinatura manuscrita não oferece garantia nem representa qualquer tipo de valor probatório em caso de disputas ou discrepâncias, pois não utiliza sistemas de segurança fortes. Por um lado, não se usam técnicas criptográficas que possam verificar a integridade do documento ou a autenticidade do signatário. Por outro lado, também não implica um método de autenticação como, por exemplo, o Two Factor Authentication.

Por um lado, aplica-se uma assinatura eletrónica quando um destinatário recebe e aprova um documento, caso seja essa a configuração do fluxo de aprovação.

Também se aplica uma assinatura eletrónica ao Relatório de Evidências que recompila todas as ações realizadas num documento.

O EDICOMSignADoc pode implementar qualquer tipo de assinatura. Desde assinaturas geradas a partir de certificados não reconhecidos, até às assinaturas mais exigentes que requerem o uso de certificados ou selos reconhecidos e o uso de dispositivos seguros de criação de assinatura. 

Indique-nos as características do seu projeto. Nós ajudá-lo-emos a configurar os mecanismos de assinatura e aprovação mais adequados à natureza dos seus documentos. 

A EDICOM é um Prestador de Serviços de Confiança e Autoridade de Certificação na União Europeia, na Colômbia e no México. Nestes locais, está qualificada para a emissão de certificados para assinatura de documentos. Consoante o seu projeto de aprovação de documentos, podemos integrar na sua solução a emissão de todos os certificados requeridos.

Envie-nos os seus dados de contato e contactá-lo-emos imediatamente.

Entre em contato com um dos nossos especialistas e esclareça todas as suas dúvidas em relação às nossas soluções.

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