Armazenamento eletrónico de longa duração com valor probatório
O EDICOMLta é o serviço de armazenamento eletrónico de longa duração que oferecemos na qualidade de Fornecedor de Serviços de Confiança Certificado.
Integridade e a autenticidade dos documentos com valor probatório
O EDICOMLta (EDICOM Long Term Archiving) é o sistema de arquivamento eletrónico certificado e de longa duração oferecido pela EDICOM na qualidade de prestador qualificado de serviços de confiança.
O serviço aplica métodos de identificação, assinatura digital e validação cronológica eletrónica, em conformidade com o regulamento eIDAS, assegurando assim a integridade e a autenticidade dos ficheiros protegidos ao longo do tempo.
As seguintes características asseguram um armazenamento legal de documentos eletrónicos através de um ambiente web seguro acessível 24x7 a partir de qualquer lugar com uma ligação à internet.
Como atribui o EDICOMLta o valor probatório aos documentos preservados?
Um dos principais valores de um sistema de arquivamento eletrónico homologado é o valor de prova legal dos documentos perante um possível conflito com terceiros ou um possível litígio.
Aplica-se de forma sequencial um selo eletrónico e uma validação cronológica eletrónica qualificados pelo regulamento eIDAS. Com o selo eletrónico qualificado, asseguramos a integridade do documento e, com o Time Stamping, demonstramos de forma objetiva o momento exato (data e hora) em que se preservou esse documento.
Aplicam-se validações cronológicas eletrónicas de forma recorrente ao longo do tempo (normalmente a cada dois anos) para alargar a fiabilidade do selo eletrónico além da sua validade tecnológica habitual.
Como funciona o EDICOM Long Term Archiving?
Acesso ao serviço
O EDICOMLta oferece aos utilizadores um ambiente web personalizado e concebido com critério de usabilidade a que se acede com altos níveis de segurança.
Captura de documentos
De forma manual através do ambiente web ou de forma integrada, aplicam-se de forma automática sobre os ficheiros e documentos os mecanismos de assinatura eletrónica e a validação cronológica.
Valor probatório
Com o selo eletrónico certificado, asseguramos a integridade do documento e, com a validação cronológica, demonstramos objetivamente o momento exato (data e hora) em que esse documento foi conservado.
Geração dos metadados
Os metadados são indispensáveis, pois permitem a posterior identificação e recuperação dos documentos. EDICOMLta habilita modelos web para a criação de estruturas de metadados estandardizados.
Armazenamento seguro
O documento é arquivado paralelamente em dois DPC da EDICOM, com as respetivas cópias de segurança. Desta forma, assegura-se uma acessibilidade de 99,9% ao documento e altas condições de segurança.
Registo de evidências
Algumas das evidências informáticas que ficam registadas e constituem a auditoria de um documento são: Evidência de criação, evidência de origem, evidência de modificação, evidência de eliminação, evidência de transferência…
Gestão dos documentos
Arquivamento eletrónico, modificação de documentos, criação de pastas, filtros de pesquisa, marcador de “favoritos”, relação de documentos, opções de transferência e de partilha... são algumas das várias funcionalidades.
Re-asseguramento contínuo
Ao longo do tempo aplica-se de forma recorrente e automática sobre os documentos protegidos uma validação cronológica eletrónica qualificada pelo regulamento eIDAS.
Auditoria de um documento
Em qualquer momento, é possível solicitar a auditoria de um documento. Este ficheiro comprimido contém elementos como as evidências, as assinaturas digitais ou o relatório de validação.
Introducing EDICOMLta: Information management
Introducing EDICOMLta: Document loading and querying
Introducing EDICOMLta: Legal document audit
Uma plataforma certificada internacionalmente
O nosso sistema foi concebido e certificado conforme as máximas normativas internacionais em matéria de armazenamento digital.
Além disso, contamos com certificações locais em regiões onde existem leis específicas de preservação eletrónica como, por exemplo, a Conservazione Elettronica em Itália ou a NOM151 no México.
Pontos-chave do serviço de confiança de Armazenamento de Longa Duração
Acessibilidade
Armazenamento baseado em metadados que permitem identificar e estabelecer hierarquias entre os mesmos, facilitando uma posterior consulta ou recuperação dos documentos.
Conformidade legal
Os ficheiros eletrónicos são preservados sob as condições técnicas reguladas pelo Regulamento 910/2014, conhecido como eIDAS.
Acesso à prova jurídica
O sistema permite recuperar rapidamente os documentos preservados. Também permite o acesso e a transferência do ficheiro com a auditoria eletrónica que certifica a integridade e a autenticidade dos dados no tempo para demonstrar a sua validade legal perante terceiros.
Valor probatório
A assinatura eletrónica proporciona um sistema de retenção de dados com garantias de integridade e de autenticidade, as garantias necessárias para que o sistema e os documentos arquivados tenham valor de prova legal.
Auditoria do documento
As assinaturas e selos eletrónicos dos arquivos são submetidos a processos de controlo periódicos com o fim de manter os atributos de integridade e autenticidade que possuem. Esta auditoria permanente monitoriza as interações de cada utilizador com os documentos custodiados.
Integração com terceiros
O EDICOMLta permite a integração com os sistemas de gestão internos das empresas ou com as soluções de EDI e Fatura Eletrónica da EDICOM, automatizando a salvaguarda e a conservação desses documentos eletrónicos.
Hierarquia documentos
O EDICOMLta permite proteger o ciclo completo de cada documento eletrónico. Por exemplo, numa relação comercial, armazena-se a fatura eletrónica vinculada ao pedido e ao aviso de expedição.
Reversibilidade dos dados
A recuperação de todos os lotes de dados é uma necessidade com que as empresas se deparam. Por isso, a EDICOM assegura a recuperação e a transferência de todos os documentos arquivados e as suas evidências como assinaturas, validações cronológicas, registo do ciclo de vida de ficheiro, registo de eventos, etc.
Infraestrutura tecnológica
Os ficheiros são protegidos sob um modelo de alta disponibilidade baseado na redundância de qualquer componente ou serviço. Isso traduz-se na disponibilidade de 2 Datacenters em diferentes instalações físicas e que operam de forma síncrona através de uma replicação permanente de recursos.
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