Aplicações práticas do Armazenamento de Longa Duração
Apresentamos alguns casos práticos em que o armazenamento eletrónico pode ajudar na transformação digital de um negócio.
O Armazenamento de Longa Duração para a sua estratégia Paperless
A gestão de documentos em papel consome muitos recursos, tanto económicos como humanos.
Mudar para um modelo baseado na conservação de documentos exclusivamente em formato eletrónico pressupõe um salto que deve ser dado com plenas garantias de legalidade e conformidade com as normas vigentes. Nesse sentido, é conveniente contar com os serviços de um Prestador de Serviços de Confiança que assuma a responsabilidade de preservar todos os seus documentos de forma estável ao longo do tempo.
Armazenamento eletrónico de documentos intercambiados com a Administração Pública
A União Europeia está a viver uma época de transformação digital, promovendo o uso da fatura eletrónica junto das Administrações Públicas. A Diretiva 2014/55/UE obriga o setor público europeu e os seus fornecedores a utilizar um padrão eletrónico específico de fatura nas relações de contratação pública.
Ao implementar uma solução eletrónica para a faturação é possível, de forma rápida, implementar também um sistema de armazenamento eletrónico automático. Desse modo, ambas as tarefas, de emissão e de conservação dos ficheiros, realizam-se de forma instantânea e sem erros.
Como funciona?
1. Integração com ERP
A plataforma EDICOM integra-se com o ERP para emitir as faturas no formato requerido pela administração pública correspondente.
2. Conectividade com AP
A solução EDICOM habilita um canal de comunicação direto e bidirecional que permite automatizar tanto o envio das faturas como a receção das respostas de estado.
3. Armazenamento na solução
A fatura é enviada para o Portal correspondente e armazenada no EDICOMLTA.
4. Backup de ACK
A plataforma EDICOM recebe os diferentes ACK (avisos de resposta) que as administrações emitem para informar sobre o estado em que se encontra cada fatura e são integradas no ERP, criando um conjunto de ficheiros e de comprovativos que pertencem a uma só relação contratual e facilitam a consulta dos documentos. Essas respostas associadas também são conservadas no serviço de armazenamento de longa duração, com a garantia da figura do prestador de serviços de confiança qualificados definido pelo Regulamento EU 910/2014.
Armazenamento eletrónico dos livros de IVA
Com o EDICOMLta pode arquivar de forma segura os dados fiscais de faturas declaradas e as mensagens de estado emitidas pela autoridade tributária.
Nesse contexto, é necessário que essa proteção das operações se realize de forma segura e certificada, para que conste como prova legal perante qualquer incidência ou reclamação de terceiros.
Valor de prova legal aos seus documentos fiscais
1. Integração com sistemas contabilísticos
O EDICOMLta integra-se na plataforma de intercâmbio eletrónico de dados ou nos sistemas internos de gestão das empresas, armazenando um histórico detalhado dos documentos eletrónicos emitidos para a administração fiscal.
2. Expedientes eletrónicos
Os dados fiscais de fatura declarados e as mensagens de estado emitidas pela autoridade tributária são guardados de forma segura na forma de expedientes eletrónicos.
3. Aplicação de metadados
A solução aplica metadados que permitem a classificação e a identificação dos documentos emitidos, sendo possível hierarquizar e relacionar os documentos intercambiados. O sistema fornece rastreabilidade e permite uma rápida consulta e recuperação de qualquer expediente.
4. Recuperação de expedientes
Poderá recuperar e consultar em qualquer momento os ficheiros enviados e os avisos recebidos armazenados com os mesmos.
Uma plataforma certificada internacionalmente
O nosso sistema foi concebido e certificado conforme as máximas normativas internacionais em matéria de armazenamento digital.
Além disso, contamos com certificações locais em regiões onde existem leis específicas de preservação eletrónica como, por exemplo, a Conservazione Elettronica em Itália ou a NOM151 no México.
Armazenamento eletrónico no Departamento de Recursos Humanos
A gestão de Recursos Humanos numa empresa implica administrar uma grande quantidade de documentos relacionados com os funcionários (recibos de vencimento, contratos, relatórios para as finanças, devolução de impostos, baixas laborais, autorizações especiais, despesas de viagem, etc.). Os desafios que enfrentam os gestores de recursos humanos relativamente à gestão documental são inúmeros: administração de elevados volumes de documentos, heterogeneidade de formatos e de tipos, classificação, conservação, recuperação, etc.
Dada a sensibilidade dos documentos tratados, é necessário armazenar esta documentação sob rígidas condições de segurança e poder obter a rastreabilidade entre os documentos que integram o processo de um mesmo funcionário.
Centralize os documentos de um funcionário num único processo
1. Integração com ERP
A solução estabelece ligação com o ERP para capturar os documentos, tanto digitais como multimédia. É possível enviar grandes lotes de documentos e armazená-los sob critérios de eficiência por ID de funcionário.
2. Carregamento web de documentos
Também é possível carregar documentos acedendo à interface da solução com um sistema drag&drop.
3. Aplicação de selo temporal
O selo eletrónico qualificado e a validação cronológica qualificada aplicam-se aos documentos para assegurar a sua integridade.
4. Rastreabilidade por metadados
Os documentos classificam-se na solução através de uma estrutura de metadados acordada com o cliente, onde figura a ID do funcionário. Isso permite criar um traço que unifica todos os documentos de um funcionário num único expediente eletrónico.
5. Envio de notificações
A solução envia uma notificação para o funcionário com uma ligação privada e segura para a descarga do documento que foi armazenado.
6. Acesso privado e seguro
Cada funcionário dispõe de um ambiente privado em que pode consultar o seu expediente a qualquer momento. Além disso, todas as ações realizadas em cada documento, quer seja visualizado ou transferido, ficam registadas como um comprovativo.
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