VeriFactu, o sistema de verificação de faturas para combater a fraude fiscal em Espanha

O Real Decreto 1007/2023 obriga empresas e profissionais a trabalhar com Sistemas Informáticos de Faturação (SIF) que suportem processos contabilísticos, de faturação ou de gestão que assegurem a integridade, conservação, acessibilidade, legibilidade, rastreabilidade e inalterabilidade dos registos de faturas. Alternativamente, é permitido o uso de sistemas VeriFactu para o envio dos registos de faturação para a Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).

Lei 11/2021 contra a fraude fiscal em Espanha

A Lei 11/2021 de medidas de prevenção e luta contra a fraude fiscal tem como objetivo evitar a manipulação de dados contabilísticos que permitam uma dupla contabilidade ou a alteração de registos das operações realizadas. Esta lei define a obrigação - por parte de produtores, comercializadores e utilizadores - de os sistemas e programas informáticos ou eletrónicos que suportam os processos contabilísticos, de faturação ou de gestão de quem desenvolve atividades económicas, assegurarem a integridade, conservação, acessibilidade, legibilidade, rastreabilidade e inalterabilidade dos registos, sem interpolações, omissões ou alterações nos sistemas. Com isto, pretende-se proibir o que é conhecido como “software de dupla utilização” ou programas informáticos que permitam aos utilizadores manter uma “contabilidade B” para poderem faturar sem o declarar. 

O objetivo desta lei é promover o avanço na digitalização de PMEs, microempresas e trabalhadores independentes em Espanha, enquanto procura melhorar o cumprimento tributário e fortalecer o combate à fraude fiscal.

O que é o SIF e o que é o VeriFactu?

Um SIF - Sistema Informático de Faturação - homologado é um sistema que cumpre os requisitos técnicos definidos no Real Decreto 1007/2023 e que todas as empresas ou profissionais que não realizarem a sua faturação manualmente devem utilizar para gerar e emitir as suas faturas. Um Sistema de Emissão de Faturas Verificáveis - VeriFactu - é um sistema que realiza o envio dos registos de faturação para a Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT). 

Para cumprir o «Regulamento VeriFactu» existem duas possibilidades:

• Optar por um sistema VeriFactu, ou sistema de emissão de faturas verificáveis, que envie automaticamente os registos de faturação para a AEAT.
• Optar por um Sistema Informático de Faturação (SIF) que cumpra os princípios de integridade, conservação, acessibilidade, legibilidade, rastreabilidade e inalterabilidade dos registos de faturas.

Quem é afetado pelo VeriFactu?

O «Regulamento VeriFactu» aplica-se a todo o território espanhol, tendo em conta as particularidades estabelecidas na sua normativa específica para as Canárias, Ceuta e Melilha. No caso dos territórios forais do País Basco e Navarra, o regulamento só será aplicável aos sujeitos passivos correspondentes com domicílio fiscal em território comum.

As empresas e profissionais afetados por esta normativa são aqueles que emitem faturas, com exceção dos contribuintes obrigados a apresentar o Fornecimento Imediato de Informação (SII, Suministro Inmediato de Información), salvo em casos excecionais. Por conseguinte, o «Regulamento VeriFactu» aplica-se aos seguintes sujeitos passivos que utilizem Sistemas Informáticos de Faturação (SIF), embora apenas os utilizem para uma parte da sua atividade:

• Os contribuintes do IS, excetuando as entidades isentas. Para entidades parcialmente isentas, a obrigação aplica-se exclusivamente a operações que gerem rendas sujeitas e não isentas.
• Os contribuintes do IRPF que desenvolvam atividades económicas.
• Os contribuintes do IRNR que obtenham rendimentos com estabelecimento permanente.
• As entidades em regime de atribuição de rendimentos que desenvolvem atividades económicas, sem prejuízo da atribuição de rendimentos dos seus membros.
• Os produtores e comercializadores dos sistemas informáticos de faturação, no âmbito das suas atividades de produção e comercialização dos sistemas informáticos disponibilizados dos sujeitos passivos.

Quando entrará em vigor o VeriFactu?

O Real Decreto 1007/2023 entrou em vigor no dia seguinte à sua publicação, no BOE, a 7 de dezembro de 2023. Contudo, dado o desenvolvimento técnico exigido pelas medidas que contempla, estabelece-se uma série de prazos para que os diferentes sujeitos possam adaptar-se às exigências da nova normativa:

• Os sujeitos passivos que utilizem sistemas informáticos de faturação (empresas, empresários, profissionais, etc.) devem adaptar os seus sistemas aos requisitos estabelecidos no regulamento e na sua normativa de desenvolvimento até 1 de julho de 2025.
• Os produtores e comercializadores de Sistemas Informáticos de Faturação (SIF) devem oferecer as suas soluções adaptadas num prazo máximo de nove meses desde a entrada em vigor da Ordem Ministerial que desenvolve o regulamento.

Requisitos dos Sistemas Informáticos de Faturação (SIF)

O «Regulamento VeriFactu» estabelece que os sistemas informáticos utilizados para registar e documentar as entregas de bens e prestações de serviços devem assegurar a integridade, conservação, acessibilidade, legibilidade, rastreabilidade e inalterabilidade dos registos de faturação. Além disso, devem ser capazes de enviar eletronicamente para a Agencia Tributaria, de forma contínua, segura, correta, íntegra, automática, consecutiva, instantânea e fidedigna todos os registos de faturação gerados. Para tal, os sistemas informáticos terão de:

• Permitir a entrada de informação de faturação por qualquer método. 
• Conservar e processar a informação de faturação, seja no próprio sistema informático de faturação - através de um suporte físico externo - ou através da transmissão telemática para outro sistema informático, seja ou não de faturação.
• Gerar, de forma simultânea ou imediatamente anterior ao envio da fatura, um registo da fatura.
• Incorporar uma cópia ou hash de registo e anulação, que os encadeie e assegure a sua rastreabilidade.
• Assinar os registos de faturação com o certificado eletrónico do fornecedor do SIF.
• Incorporar um código QR legível na fatura que facilite a sua captura e digitalização e permita ao recetor facultar de forma voluntária informação associadas à AEAT.
• Possibilitar a remissão à AEAT de todos os registos de faturação de forma contínua e automática.
• Facultar o acesso imediato e/ou a extração de dados à AEAT.

Características dos registos de faturação

Os Sistemas Informáticos de Faturação utilizados devem gerar automaticamente um registo de faturação de forma simultânea ou imediatamente anterior ao envio de cada fatura, detalhando o conteúdo mínimo a gerar. Cada registo de faturação deve incluir:

• NIF, nome e apelidos, razão ou denominação do emissor da fatura.
• Número e, se for o caso, a série da fatura, assim como a data do envio e da realização das operações documentadas, ou de quando se recebeu o pagamento antecipado.
• O tipo de fatura enviada, indicando se é completa ou simplificada e, se for o caso, os dados adicionais para a correta identificação do tipo de fatura expedida.
• A descrição geral das operações e a quantia total da fatura.
• A indicação do regime ou regimes aplicados às operações documentadas para efeitos do IVA, ou de outras operações com relevância tributária.
• A indicação de que o destinatário da fatura é ou não o sujeito passivo do IVA.
• A base tributável das operações, a quota do IVA, o tipo ou tipos da sobretaxa de equivalência aplicados e a quota da sobretaxa de equivalência.
• Se a operação não se encontrar sujeita ao IVA, a quantia correspondente a essa operação e a causa da não sujeição ao imposto.
• A data, hora, minuto e segundo em que é gerado o registo de faturação.

Quando se tiver emitido erradamente uma fatura e for necessário anular o correspondente registo de faturação, será necessário gerar um registo de faturação de anulação, com a informação necessária para efetuar corretamente a anulação. Por outro lado, o regulamento incorpora mecanismos de segurança para assegurar que não se alteram os registos de faturação, como a cópia ou hash, e a assinatura digital.

Registo de eventos dos Sistemas Informáticos de Faturação (SIF)

Os Sistemas Informáticos de Faturação devem implementar um registo de eventos que registe todas as interações realizadas com o sistema informático, bem como as operações realizadas e os eventos produzidos durante a sua utilização. Esta funcionalidade dos sistemas informáticos deverá:

• Assegurar a rastreabilidade de qualquer transferência, captura ou armazenamento de registos.
• Assegurar a conservação inalterável dos dados originais, registando qualquer modificação ou anulação através da criação de um novo registo.
• Conservar todos os registos de faturação gerados pelo próprio sistema
• Contar com um registo que recolha, de forma automática, qualquer interação, operação realizada, implementação e pausa, entrada e saída de utilizadores e erros ocorridos.

Como se identificam as faturas VeriFactu?

Quando uma empresa ou profissional enviar para a AEAT todos os seus registos de faturação, é necessário dar provas deste procedimento nas próprias faturas. Para tal, as faturas VeriFactu devem cumprir os seguintes requisitos:

• Incorporar um código QR com uma série de dados identificativos da fatura.
• Incluir uma referência que indique que foram geradas através de um sistema de emissão de faturas verificáveis com a etiqueta "VERI*FACTU".

EDICOM, solução VeriFactu para empresas e comercializadores de software

A EDICOM é o fornecedor tecnológico com maior volume de faturas eletrónicas em Espanha. A nossa experiência no desenvolvimento de projetos de integração de dados inclui a implementação de soluções de reporting fiscal, como o SII (Suministro Inmediato de Información) e o Ticket BAI, que permitem automatizar a declaração dos registos associados aos impostos refletidos nas faturas.

O «Regulamento VeriFactu» alarga a obrigatoriedade de realizar um reporting fiscal a partir das faturas emitidas, para 100% das empresas espanholas. A nossa plataforma tecnológica, de desenvolvimento próprio, permite uma rápida adaptação a qualquer mudança fiscal que possa surgir, cumprindo os requisitos estabelecidos para a gestão e o envio dos registos de faturação através das seguintes soluções VeriFactu: 

• VeriFactu web: Solução manual para o registo de faturas na AEAT.
• VeriFactu integrado: Solução automática para o registo de toda a sua faturação diretamente a partir do seu ERP na AEAT.

Ambas as soluções aplicam um hash que liga os registos de faturação, que são assinados digitalmente para assegurar a rastreabilidade do processo de faturação. Além disso, incluem um código QR que facilita a leitura de faturas.

Por outro lado, se a sua empresa estiver a crescer e puder converter-se numa grande empresa com uma faturação em torno dos 6 milhões de euros, pode optar por aderir ao Sistema SII. A implementação da gestão eletrónica do IVA com o SII liberta do cumprimento dos requisitos estabelecidos pelo «Regulamento VeriFactu», além de simplificar o seu cumprimento tributário e melhorar a gestão administrativa.