Faturação eletrónica

VeriFactu, o Sistema Informático de Faturação (SIF) para combater a fraude fiscal em Espanha

VeriFactu Espanha

O Real Decreto 1007/2023 obriga empresas e profissionais a trabalhar com Sistemas Informáticos de Faturação (SIF) que suportem processos contabilísticos, de faturação ou de gestão que assegurem a integridade, conservação, acessibilidade, legibilidade, rastreabilidade e inalterabilidade dos registos de faturas. O objetivo desta normativa é promover o avanço na digitalização de PMEs, microempresas e trabalhadores independentes em Espanha, enquanto procura melhorar o cumprimento tributário e fortalecer o combate à fraude fiscal.

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Lei 11/2021 contra a fraude fiscal em Espanha

A Lei 11/2021 de medidas de prevenção e luta contra a fraude fiscal tem como objetivo evitar a manipulação de dados contabilísticos que permitam uma dupla contabilidade ou a alteração de registos das operações realizadas. Esta lei define a obrigação - por parte de produtores, comercializadores e utilizadores - de os sistemas e programas informáticos ou eletrónicos que suportam os processos contabilísticos, de faturação ou de gestão de quem desenvolve atividades económicas, assegurarem a integridade, conservação, acessibilidade, legibilidade, rastreabilidade e inalterabilidade dos registos, sem interpolações, omissões ou alterações nos sistemas. Com isto, pretende-se proibir o que é conhecido como “software de dupla utilização” ou programas informáticos que permitam aos utilizadores manter uma “contabilidade B” para poderem faturar sem o declarar. 

Além disso, a lei introduz os requisitos a cumprir pelos Sistemas Informáticos de Faturação (SIF), que devem ser utilizados por empresas e profissionais aquando da emissão de faturas em conformidade com a nova norma. 

O que é o SIF e o que é o VeriFactu?

Um Sistema Informático de Faturação, ou SIF, é um sistema que todas as empresas ou profissionais que não realizarem a sua faturação manualmente, utilizam para gerar e emitir faturas. Além disso, um sistema VeriFactu é um sistema de emissão de faturas verificáveis que podem ser enviadas para a Agencia Tributaria. Os Sistemas Informáticos de Faturação (SIF) que remetam de forma eletrónica todos os registos de faturas à AEAT - e que cumpram os princípios de integridade, conservação, acessibilidade, legibilidade, rastreabilidade e inalterabilidade dos registos de faturas - são considerados sistemas VeriFactu.

Quem é afetado pelo VeriFactu?

O «Regulamento VeriFactu» aplica-se a todo o território espanhol, tendo em conta as particularidades estabelecidas na sua normativa específica para as Canárias, Ceuta e Melilha. No caso dos territórios forais do País Basco e Navarra, o regulamento só será aplicável aos sujeitos passivos correspondentes com domicílio fiscal em território comum.

As empresas e profissionais afetados por esta normativa são aqueles que emitem faturas, com exceção dos contribuintes obrigados a apresentar o Fornecimento Imediato de Informação (SII, Suministro Inmediato de Información), salvo em casos excecionais. Por conseguinte, o «Regulamento VeriFactu» aplica-se aos seguintes sujeitos passivos que utilizem Sistemas Informáticos de Faturação (SIF), embora apenas os utilizem para uma parte da sua atividade:

  • Os contribuintes do IS, excetuando as entidades isentas. Para entidades parcialmente isentas, a obrigação aplica-se exclusivamente a operações que gerem rendas sujeitas e não isentas.
  • Os contribuintes do IRPF que desenvolvam atividades económicas.
  • Os contribuintes do IRNR que obtenham rendimentos com estabelecimento permanente.
  • As entidades em regime de atribuição de rendimentos que desenvolvem atividades económicas, sem prejuízo da atribuição de rendimentos dos seus membros.
  • Os produtores e comercializadores dos sistemas informáticos de faturação, no âmbito das suas atividades de produção e comercialização dos sistemas informáticos disponibilizados dos sujeitos passivos.

Quando entrará em vigor o VeriFactu?

O Real Decreto 1007/2023 entrou em vigor no dia seguinte à sua publicação, no BOE, a 7 de dezembro de 2023. Contudo, dado o desenvolvimento técnico exigido pelas medidas que contempla, estabelece-se uma série de prazos para que os diferentes sujeitos possam adaptar-se às exigências da nova normativa:

  • Os sujeitos passivos que utilizem sistemas informáticos de faturação (empresas, empresários, profissionais, etc.) devem ter operacionais os sistemas informáticos adaptados às características e requisitos estabelecidos no regulamento e na sua normativa de desenvolvimento antes de 1 de julho de 2025.
  • Os produtores e comercializadores de Sistemas Informáticos de Faturação (SIF) devem oferecer as suas soluções adaptadas num prazo máximo de nove meses desde a entrada em vigor da Ordem Ministerial que desenvolve o regulamento.

Requisitos dos Sistemas Informáticos de Faturação (SIF)

O «Regulamento VeriFactu» estabelece que os sistemas informáticos utilizados para registar e documentar as entregas de bens e prestações de serviços devem assegurar a integridade, conservação, acessibilidade, legibilidade, rastreabilidade e inalterabilidade dos registos de faturação. Além disso, devem ser capazes de enviar eletronicamente para a Agencia Tributaria, de forma contínua, segura, correta, íntegra, automática, consecutiva, instantânea e fidedigna todos os registos de faturação gerados. Para tal, os sistemas informáticos terão de:

  • Permitir a entrada de informação de faturação por qualquer método. 
  • Conservar e processar a informação de faturação, seja no próprio sistema informático de faturação - através de um suporte físico externo - ou através da transmissão telemática para outro sistema informático, seja ou não de faturação.
  • Gerar, de forma simultânea ou imediatamente anterior ao envio da fatura, um registo da fatura.
  • Incorporar uma cópia ou hash de registo e anulação, que os encadeie e assegure a sua rastreabilidade.
  • Assinar os registos de faturação com o certificado eletrónico do fornecedor do SIF.
  • Incorporar um código QR legível na fatura que facilite a sua captura e digitalização e permita ao recetor facultar de forma voluntária informação associadas à AEAT.
  • Possibilitar a remissão à AEAT de todos os registos de faturação de forma contínua e automática.
  • Facultar o acesso imediato e/ou a extração de dados à AEAT.

Características dos registos de faturação

Os Sistemas Informáticos de Faturação utilizados devem gerar automaticamente um registo de faturação de forma simultânea ou imediatamente anterior ao envio de cada fatura, detalhando o conteúdo mínimo a gerar. Cada registo de faturação deve incluir:

  • NIF, nome e apelidos, razão ou denominação do emissor da fatura.
  • Número e, se for o caso, a série da fatura, assim como a data do envio e da realização das operações documentadas, ou de quando se recebeu o pagamento antecipado.
  • O tipo de fatura enviada, indicando se é completa ou simplificada e, se for o caso, os dados adicionais para a correta identificação do tipo de fatura expedida.
  • A descrição geral das operações e a quantia total da fatura.
  • A indicação do regime ou regimes aplicados às operações documentadas para efeitos do IVA, ou de outras operações com relevância tributária.
  • A indicação de que o destinatário da fatura é ou não o sujeito passivo do IVA.
  • A base tributável das operações, a quota do IVA, o tipo ou tipos da sobretaxa de equivalência aplicados e a quota da sobretaxa de equivalência.
  • Se a operação não se encontrar sujeita ao IVA, a quantia correspondente a essa operação e a causa da não sujeição ao imposto.
  • A data, hora, minuto e segundo em que é gerado o registo de faturação.

Quando se tiver emitido erradamente uma fatura e for necessário anular o correspondente registo de faturação, será necessário gerar um registo de faturação de anulação, com a informação necessária para efetuar corretamente a anulação. Por outro lado, o regulamento incorpora mecanismos de segurança para assegurar que não se alteram os registos de faturação, como a cópia ou hash, e a assinatura digital.

Registo de eventos dos Sistemas Informáticos de Faturação (SIF)

Os Sistemas Informáticos de Faturação devem implementar um registo de eventos que registe todas as interações realizadas com o sistema informático, bem como as operações realizadas e os eventos produzidos durante a sua utilização. Esta funcionalidade dos sistemas informáticos deverá:

  • Assegurar a rastreabilidade de qualquer transferência, captura ou armazenamento de registos.
  • Assegurar a conservação inalterável dos dados originais, registando qualquer modificação ou anulação através da criação de um novo registo.
  • Conservar todos os registos de faturação gerados pelo próprio sistema
  • Contar com um registo que recolha, de forma automática, qualquer interação, operação realizada, implementação e pausa, entrada e saída de utilizadores e erros ocorridos.

Como se identificam as faturas VeriFactu?

Quando uma empresa ou profissional enviar para a AEAT todos os seus registos de faturação, é necessário dar provas deste procedimento nas próprias faturas. Para tal, as faturas VeriFactu devem cumprir os seguintes requisitos:

  • Incorporar um código QR com uma série de dados identificativos da fatura.
  • Incluir uma referência que indique que foram geradas através de um sistema de emissão de faturas verificáveis com a etiqueta "VERI*FACTU".
  • Contar com um registo de eventos por cada fatura emitida que reflita todas as ações realizadas no sistema.
  • Permitir o seu envio para a Agencia Tributaria através de um dispositivo de leitura de códigos QR.

Benefícios do sistema de emissão de faturas VeriFactu

O objetivo deste sistema é combater a fraude fiscal, conferindo à Agencia Tributaria uma maior capacidade de controlo sobre as faturas emitidas por empresários e profissionais. Por outro lado, os emissores e destinatários de faturas também serão beneficiados pelas seguintes vantagens:

  • Os registos são incorporados automaticamente na contabilidade, através dos livros de registo de vendas e receitas, ou de entradas no IRPF, além de faturas expedidas no IVA.
  • Não é necessária a assinatura digital para introduzir ou anular uma fatura.
  • O cumprimento dos requisitos legais estabelecidos pela Agencia Tributaria diminui a probabilidade de submissão a uma inspeção tributária.
  • Agilização dos processos de faturação e contabilidade, que são dotados de uma maior transparência.
  • Digitalização dos processos internos de faturação das empresas e respetivas comunicações com a Agencia Tributaria
  • Os destinatários podem verificar online a informação das faturas recebidas e transferi-la para a incluir nos seus livros de registo.

EDICOM, solução VeriFactu

A EDICOM é o fornecedor tecnológico com maior volume de faturas eletrónicas intercambiadas a nível nacional. A nossa plataforma é uma das mais utilizadas pelas empresas espanholas e em todo o mundo para gerir a faturação eletrónica com administrações públicas espanholas, bem como outros procedimentos telemáticos de natureza fiscal, tais como o Ticket Bai ou o SII (Suministro Inmediato de Información, Fornecimento Imediato da Informação). Além disso, contamos com uma ampla experiência no desenvolvimento e implementação de soluções de fiscalidade eletrónica no âmbito espanhol.

Nesse sentido, a EDICOM pode atuar como sistema de emissão de faturas VeriFactu. A nossa plataforma tecnológica, de desenvolvimento próprio, permite uma rápida adaptação a qualquer alteração legislativa ou fiscal, cumprindo os requisitos estabelecidos no «Regulamento VeriFactu». Isso assegura uma gestão integral do processo de faturação, incluindo a remissão eletrónica dos registos de faturas para a Agencia Tributaria com registo da rastreabilidade das operações realizadas.

Com a solução VeriFactu, da EDICOM, poderá gerar e enviar faturas de acordo com a normativa atual. A solução encarrega-se de emitir os documentos eletrónicos e de lhes aplicar um hash que una os registos de faturação, que estarão devidamente assinados digitalmente. Além disso, incluirá um código QR que facilite a digitalização das faturas e manterá um registo exaustivo de eventos que reflita cada ação realizada durante o processo.

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