Portal web de publicação de faturas
Business@Mail é a solução integrada no seu sistema de gestão para o envio de faturas e outros documentos eletrónicos (ordens de compra, recibos de vencimento...) para clientes, fornecedores ou qualquer outro partner.
100% Compliance
Automatize a emissão de faturas cumprindo os requisitos de autenticidade e integridade estabelecidos pelo Decreto-Lei n.º 28/2019 a partir de 31 de dezembro de 2023, em Portugal.
Assinatura digital qualificada
Aplique a assinatura digital qualificada conforme o Regulamento (UE) N.º 910/2014 para que as suas faturas sejam consideradas documentos eletrónicos válidos.
Controlo do estado das suas faturas
O Business@Mail permite um controlo total sobre o estado de faturas e notas de crédito, gerando diferentes avisos de receção em conformidade com o estabelecido no Código do IVA em Portugal.
Envie faturas em PDF de forma legal em Portugal
Business@Mail é o serviço desenvolvido pela EDICOM para a assinatura e envio de faturas em conformidade com os requisitos de emissão estabelecidos pelo Decreto-Lei n.º 28/2019 a partir de 31 de dezembro de 2023.
Segundo o artigo 12 deste decreto, deve-se assegurar a autenticidade e integridade das faturas emitidas eletronicamente através de um dos seguintes procedimentos:
Incluir uma assinatura digital qualificada nos termos legais.
Incluir um selo eletrónico qualificado, em conformidade com o Regulamento (UE) n.º 910/2014.
Utilizar um sistema de intercâmbio eletrónico de dados aprovado pela Recomendação da Comissão n.º 1994/820/CE.
Como funciona o Business@Mail?
Envio de documentos eletrónicos a 100% dos seus interlocutores
Integre o Business@Mail no seu sistema de gestão para automatizar o envio de todos os seus documentos (faturas, ordens de compra, recibos de vencimento...) e deixe de emitir e processar qualquer transação por meios analógicos.
Integração ERP
A plataforma EDICOM integra-se no sistema de gestão do cliente para a extração dos dados requeridos para a geração de faturas ou qualquer outro documento eletrónico.
Emissão de documentos
Uma vez extraídos os dados necessários do sistema de gestão, a plataforma EDICOM transforma-os no padrão requerido em cada caso (XML, EDIFACT, X12...) para o seu envio.
Assinatura eletrónica
No caso das faturas, a solução incorpora os serviços do terceiro de confiança EDICOM para aplicar uma assinatura digital qualificada em cada documento, assegurando a sua integridade e autenticidade, em conformidade com o Decreto-Lei n.º 28/2019.
Envio de documentos
A EDICOM reconhece o destinatário de cada documento e publica-o no portal Business@Mail no formato eletrónico. A publicação das faturas realiza-se juntamente com uma representação visual em PDF das mesmas.
Notificação e download de documentos
O Business@Mail envia um e-mail a notificar o destinatário sobre a disponibilidade de documentos no portal. O destinatário acede através do link da notificação a um ambiente web seguro para a consulta e/ou download de documentos.
Gestão de ACKs
O Business@Mail oferece um controlo total sobre os avisos de estado de cada documento enviado. No caso das notas de crédito, a solução gera avisos de receção da confirmação de entrega, cumprindo os requisitos estabelecidos no artigo 78 do Código do IVA em Portugal.
Automatize a assinatura e o envio de todas as suas faturas
Confie na EDICOM para implementar uma solução para a assinatura e envio de faturas adaptada à legislação vigente em Portugal. Uma solução personalizada segundo as particularidades do seu negócio.
Deixe-nos os seus dados e entraremos em contacto consigo rapidamente para que nos explique o seu projeto.
Business@Mail, 100% Compliance
De acordo com o artigo 12 do Decreto-Lei n.º 28/2019, as empresas portuguesas devem incorporar a assinatura digital qualificada ou o selo eletrónico qualificado nas suas faturas a partir de 1 de janeiro de 2024.
Para tal, é imprescindível contar com um terceiro de confiança que assegure a segurança das transações realizadas por via eletrónica. O Business@Mail integra os serviços de assinatura digital qualificada ou selo eletrónico qualificado obtidos a partir de certificados qualificados emitidos por um Prestador de Serviços de Confiança eIDAS como a EDICOM, que outorga plena validade legal às faturas assinadas, assegurando a sua integridade e autenticidade com maiores garantias do que a assinatura manuscrita.
Controle ao detalhe se os seus sócios consultam os documentos
Com cada ação que os destinatários realizarem num documento, ou até mesmo se não realizarem nenhuma, o remetente está sempre a par do sucedido graças às notificações de estado. Além disso, também permite comprovar se os documentos e respetivas notificações estão a chegar corretamente.
Esta rastreabilidade possibilita realizar uma gestão proativa das faturas a partir dos avisos emitidos pelo Business@Mail sobre se estas foram consultadas ou não, além de cumprir a obrigatoriedade de gerar avisos de receção sobre a confirmação de entrega das notas de crédito por parte do destinatário segundo o estabelecido no artigo 78 do Código do IVA em Portugal.
Avisos de publicação de documentos e confirmação de entrega
Avisos de consulta, download ou impressão de documentos.
Avisos do n.º de documentos publicados que não foram consultados.
Número de avisos enviados sobre os documentos sem obter resposta.
Benefícios para o emissor de documentos eletrónicos
Dentro da otimização de processos que representa o uso do Business@Mail, a solução tem inúmeros benefícios.
Otimize a operação administrativa
Automatize o processo eliminando tarefas repetitivas como a impressão de documentos e o seu envio por correio postal, entre outros. Elimine o uso de papel.
A entrega é imediata e segura
A transmissão dos documentos ocorre numa questão de segundos e por canais completamente seguros e confidenciais da infraestrutura da EDICOM.
Oferece rastreabilidade total dos documentos
O emissor sabe sempre se o documento chegou ao destino, se o recetor foi notificado ou se o documento foi consultado ou transferido.
Integra-se com os sistemas de gestão
A emissão e o envio dos documentos podem realizar-se de forma a não alterar completamente a operação habitual, graças à integração com os sistemas de gestão.
Permite incluir novos destinatários facilmente
Começar a enviar documentos para um novo destinatário é tão simples como enviar um documento para o e-mail do recetor. O Business@Mail faz o resto.
Envio mais seguro das suas faturas eletrónicas
O Business@Mail substitui o e-mail para o envio de todas as suas faturas eletrónicas para clientes sem solução de receção de documentos eletrónicos.
Benefícios para o destinatário de documentos eletrónicos
Os recetores dos documentos pela plataforma também têm benefícios notórios para a sua empresa.
Totalmente gratuito para os destinatários
Os partners que subscreverem a receção destes documentos não têm de investir nada na solução, portanto, costumam aceitar fazer parte do sistema.
Armazene os documentos de forma segura
Os documentos são armazenados de forma segura durante o período legalmente estabelecido, sendo acessíveis e transferíveis durante este período.
Pode-se integrar com os sistemas de gestão
Também do lado do destinatário é possível integrar os documentos, quer sejam PDF gerados pelo emissor como pela solução da EDICOM.
Soluções Business@Mail
O Business@Mail foi criado para o envio de qualquer documento para todos os seus interlocutores.
Além disso, foram desenvolvidas algumas adaptações da plataforma para alguns setores ou utilidades.
Business@Mail
Solução para o envio de qualquer documento para qualquer destinatário sem solução EDI.
Business@Mail Pharma
Solução de envio de intercâmbio de notas de encomenda e faturas centrada no setor farmacêutico.
Business@Mail Payroll
Solução para o envio de recibos de vencimento para funcionários por portal privado e aceitação ou assinatura.
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