Solução para a aprovação de faturas de fornecedores

A Plataforma EDICOM é multipadrão. É capaz de processar qualquer formato estruturado EDI, incluindo formatos proprietários. EDIFACT, X12 ou formatos compliance em conformidade com a normativa de qualquer país (normalmente XML) podem ser processados pela solução.

A solução de receção e aprovação de faturas EDICOM conta com as funcionalidades necessárias para validar e processar assinaturas digitais, analisando parâmetros como a vigência dos certificados ou o tipo de assinatura aplicada, para assegurar que os critérios de assinatura aplicados são conformes.

As capacidades multipadrão da Plataforma EDICOM habilitam-na para, uma vez reconhecido o formato da fatura recebida, identificar e extrair dos segmentos ou campos do documento em que se regista a iD da ordem de compra, assim como os dados que permitirão posteriormente a sua exploração no processo de aprovação das faturas recebidas.

A Plataforma EDICOM foi concebida para processar fluxos completos de intercâmbio de transações.

As ordens de compra enviadas para os seus fornecedores podem ser emitidas inicialmente pela nossa solução de modo a que, aquando da receção da fatura, seja possível correlacionar os dados-chave do pedido inicial e da fatura recebida para automatizar as validações iniciais de qualquer fatura.

As validações a realizar sempre que se recebe uma fatura são definidas para cada projeto com base nos seus requisitos.

Validações de caráter sintático, para verificar que a estrutura do documento recebido é conforme, assim como validações sobre o conteúdo para detetar a existência de dados-chave devidamente registados que a sua organização exija em cada fatura recebida.

Os que forem exigidos pela sua organização. Segundo o modelo organizativo da sua empresa, poderá estabelecer os workflows de aprovação de faturas que pretender, adaptados às particularidades de cada tipo de documento.

O serviço de aprovação de documentos da EDICOM permite gerar vários tipos de comprovativos. Desde reconhecimentos simples tipo "check" para os utilizadores com autorizações específicas, até sistemas mais complexos e de maiores garantias para identificar os aprovadores de um documento como o duplo fator de autenticação, ou até assinaturas digitais com certificados reconhecidos expedidos em nome de cada gestor.

Normalmente, o período legalmente estabelecido em cada caso. No entanto, esse período pode ser adaptado às suas necessidades. Conforme o caso, poderá aceder a serviços específicos para descarregar todas as faturas e arquivamento na sua rede local, antes da sua eliminação definitiva da solução.

As faturas originais recebidas são armazenadas no nosso Serviço de Armazenamento de Longa Duração, juntamente com as Ordens de Compra e Avisos de Expedição associados.

Adicionalmente, é possível preservar os comprovativos de aprovação juntamente com os documentos, formando assim um expediente completo por cada documento a pagar submetido a permanentes auditorias do Prestador de serviços de confiança eIDAS da EDICOM.

Para os fornecedores sem soluções EDI é possível implementar serviços como o Portal de Fornecedores da EDICOM. Este sistema habilita um ambiente web seguro para a sua comunidade de fornecedores a que se conectam para visualizar as suas ordens de compra e para registar as suas faturas diretamente.