Solução para a aprovação de faturas de fornecedores

Solução global para a aprovação de faturas de fornecedores e credores com serviços de integração e armazenamento com valor probatório.

Workflow de aprovação de documentos

Implementamos serviços específicos para a conceção de fluxos internos de aprovação de faturas, delineados com as ordens de compra e avisos de expedição associados.

Integração no sistema de contas a pagar

A EDICOM desenvolve a tecnologia de integração de dados mais avançada para automatizar o registo de todas as faturas aprovadas no seu sistema de contas a pagar.

Proteção eletrónica com valor probatório

Armazenamento de Longa Duração com acreditação eIDAS das faturas recebidas juntamente com os comprovativos de aprovação e os documentos associados (pedidos, avisos de entrega, etc.).

 

Serviços para automatizar a sua gestão de contas a pagar

A solução mais avançada para aprovar e integrar as faturas recebidas.

Os nossos serviços permitem automatizar complemente a integração das faturas recebidas.

Habilitamos vários canais para a receção destes documentos, canalizando-os para os responsáveis pela sua aprovação. 

Os serviços de armazenamento eIDAS da EDICOM facilitam uma proteção das faturas juntamente com os documentos associados e comprovativos de aprovação, com garantia de integridade e valor probatório a pedido de terceiros.

  • Soluções personalizadas para a aprovação de faturas de fornecedores e credores adaptadas às características da sua organização.

  • Automatize a receção de todas as suas faturas para uma plena integração das suas contas a pagar. 

  • Digitalize os seus processos integrando 100% dos seus fornecedores para reduzir tempos de resposta e custos operacionais. 

Uma solução. Múltiplos benefícios

Receção e aprovação de faturas EDI

Faturas EDI com rastreabilidade e validação de dados-chave

Configure os seus guias EDI de faturas

Ajudamos a definir os seus guias EDI para assegurar a receção de faturas com os dados mínimos requeridos devidamente adaptados.

Integração de pedidos e avisos de expedição

Integre no seu projeto de comunicações EDI B2B a emissão de ordens de compra para os seus fornecedores, e a receção de avisos de expedição para antecipar as suas operações logísticas.

Validação inicial de faturas

Os dados de uma fatura EDI são rapidamente processados pela plataforma EDICOM. Deste modo, as faturas recebidas podem ser submetidas a validações iniciais, descartando-se as que não incluem referências válidas às ordens de compra, avisos de expedição ou qualquer outro dado requerido.

Conheça as nossas soluções EDI integradas

Fluxo interno de aprovação de faturas

Elaboração de workflows de aprovação

Elabore os seus fluxos internos de aprovação de faturas conforme a natureza de cada documento. Estabeleça as regras que determinarão os responsáveis e os passos a realizar para gerir cada fatura, conforme a sua criticidade, quantia ou departamento envolvido na sua aceitação.

Defina o tipo de aprovação a realizar

Desde simples verificações a processos de maiores garantias como o duplo fator de autenticação, a assinatura digital individual, a assinatura conjunta ou a assinatura solidária. Determine qual é o sistema mais adequado atendendo à criticidade de cada fatura recebida. 

Controlo sobre os comprovativos de aprovação

Todas as faturas aprovadas geram comprovativos que serão armazenados no serviço de aprovação de documentos eletrónicos EDICOM e que podem ser consultados em qualquer momento perante qualquer discrepância ou pedido.

Conheça o nosso Serviço de Aprovação de Documentos Eletrónicos

Integração de faturas em gestão de contas a pagar

Data Mapping Service

As faturas que superarem com êxito o processo de aprovação são transferidas para o serviço de transformação ou mapping multiformato para traduzir os dados das faturas EDI para o formato do seu ERP.

Data Integration Service

A Plataforma EDICOM habilita canais de comunicação seguros e dedicados para transferir as interfaces de dados obtidas no processo de transformação, para o seu ecossistema de aplicações.

É indiferente se o seu ERP for uma aplicação On-Premise ou se efetuar no modo SaaS. A EDICOM habilita os canais requeridos em cada caso para assegurar que os dados das suas faturas são finalmente integrados nas suas aplicações de gestão.

Serviço de armazenamento de longa duração

Proteção com valor probatório

O Serviço de Armazenamento de Longa Duração da EDICOM está certificado em conformidade com o regulamento eIDAS. O Prestador de serviços de confiança EDICOM atua assim como garantia da integridade dos dados armazenados, outorgando veracidade e garantias probatórias sobre a inalterabilidade dos documentos.

Esta característica permite investir o ónus da prova a qualquer fatura armazenada no serviço, pelo que são registos utilizáveis perante qualquer litígio a pedido de terceiros.

Rastreabilidade assegurada

O serviço de armazenamento fornece valor adicional acrescentando à fatura protegida outros documentos relacionados, como ordens de compra ou avisos de expedição que, juntamente com os comprovativos de aprovação, constituem um expediente completo da vida da fatura armazenada.

EDICOMLta (Long Term Archiving)

EDICOM Long Term Archiving é o serviço específico de armazenamento do Prestador de Serviços de Confiança EDICOM, acreditado pela Comissão Europeia em conformidade com o regulamento eIDAS.

O serviço simplifica as tarefas de arquivamento e recuperação das faturas recebidas com máximas garantias e controlo permanente sobre a integridade dos documentos armazenados.

Conheça o EDICOMLta

Perguntas frequentes

A Plataforma EDICOM é multipadrão. É capaz de processar qualquer formato estruturado EDI, incluindo formatos proprietários. EDIFACT, X12 ou formatos compliance em conformidade com a normativa de qualquer país (normalmente XML) podem ser processados pela solução.

A solução de receção e aprovação de faturas EDICOM conta com as funcionalidades necessárias para validar e processar assinaturas digitais, analisando parâmetros como a vigência dos certificados ou o tipo de assinatura aplicada, para assegurar que os critérios de assinatura aplicados são conformes.

As capacidades multipadrão da Plataforma EDICOM habilitam-na para, uma vez reconhecido o formato da fatura recebida, identificar e extrair dos segmentos ou campos do documento em que se regista a iD da ordem de compra, assim como os dados que permitirão posteriormente a sua exploração no processo de aprovação das faturas recebidas.

A Plataforma EDICOM foi concebida para processar fluxos completos de intercâmbio de transações.

As ordens de compra enviadas para os seus fornecedores podem ser emitidas inicialmente pela nossa solução de modo a que, aquando da receção da fatura, seja possível correlacionar os dados-chave do pedido inicial e da fatura recebida para automatizar as validações iniciais de qualquer fatura.

As validações a realizar sempre que se recebe uma fatura são definidas para cada projeto com base nos seus requisitos.

Validações de caráter sintático, para verificar que a estrutura do documento recebido é conforme, assim como validações sobre o conteúdo para detetar a existência de dados-chave devidamente registados que a sua organização exija em cada fatura recebida.

Os que forem exigidos pela sua organização. Segundo o modelo organizativo da sua empresa, poderá estabelecer os workflows de aprovação de faturas que pretender, adaptados às particularidades de cada tipo de documento.

O serviço de aprovação de documentos da EDICOM permite gerar vários tipos de comprovativos. Desde reconhecimentos simples tipo "check" para os utilizadores com autorizações específicas, até sistemas mais complexos e de maiores garantias para identificar os aprovadores de um documento como o duplo fator de autenticação, ou até assinaturas digitais com certificados reconhecidos expedidos em nome de cada gestor.

Normalmente, o período legalmente estabelecido em cada caso. No entanto, esse período pode ser adaptado às suas necessidades. Conforme o caso, poderá aceder a serviços específicos para descarregar todas as faturas e arquivamento na sua rede local, antes da sua eliminação definitiva da solução.

As faturas originais recebidas são armazenadas no nosso Serviço de Armazenamento de Longa Duração, juntamente com as Ordens de Compra e Avisos de Expedição associados.

Adicionalmente, é possível preservar os comprovativos de aprovação juntamente com os documentos, formando assim um expediente completo por cada documento a pagar submetido a permanentes auditorias do Prestador de serviços de confiança eIDAS da EDICOM.

Para os fornecedores sem soluções EDI é possível implementar serviços como o Portal de Fornecedores da EDICOM. Este sistema habilita um ambiente web seguro para a sua comunidade de fornecedores a que se conectam para visualizar as suas ordens de compra e para registar as suas faturas diretamente.

Automatize a receção de todas as suas faturas.

Desenvolvemos a nossa tecnologia de integração de dados e aprovação de documentos.

Confie em nós para contar com soluções de alto rendimento para o processamento de grandes volumes de faturas de forma rápida. Soluções personalizadas e adaptadas às particularidades do seu negócio e empresa. 

Deixe-nos os seus dados e entraremos em contacto consigo rapidamente para que nos explique o seu projeto. 

Apenas são admitidos domínios corporativos

Os dados pessoais recolhidos serão utilizados pelas empresas do Grupo EDICOM para atender às consultas efetuadas e/ou gerir os serviços solicitados. Você pode exercer os direitos de acesso, retificação, oposição, limitação e portabilidade de seus dados de acordo com as disposições da política de privacidade.

Portal de fornecedores

O Portal de Fornecedores é a solução da EDICOM para integrar os partners que não lhe podem enviar as suas faturas por EDI.

A solução permite automatizar a receção de faturas para a sua posterior aprovação e integração na gestão de contas a pagar, atuando além disso como um canal válido para enviar as ordens de compra associadas às faturas.

1

Integração de pedidos

As ordens de compra do seu ERP são publicadas no Portal de Fornecedores aquando do seu registo.

2

Notificação do fornecedor

Os fornecedores são notificados com um e-mail sempre que recebem uma ordem no portal.

3

Acesso ao portal

Os seus fornecedores acedem com o seu nome de utilizador e palavra-passe ao portal para consultar os seus pedidos, assim como a partir dos links incluídos nas notificações.

4

Registo de faturas

Os seus fornecedores geram automaticamente as faturas a partir dos pedidos recebidos, automatizando em grande parte a emissão dos documentos.

5

Aprovação de faturas

As faturas processadas no portal são transferidas para o serviço de aprovação interna para a sua validação pelos gestores envolvidos.

6

Integração em contas a pagar

As faturas finalmente aprovadas são integradas no seu ERP, automatizando assim a gestão de contas a pagar.

Governo das Sociedades com fornecedores

Transparência, responsabilidade e segurança.

Estes são os 3 pilares sobre os quais se sustenta o denominado Governo das Sociedades, aplicando-se muito diretamente às relações com fornecedores.

As soluções de receção e aprovação de faturas fornecem várias eficiências e poupanças de gestão ao automatizar grande parte do seu tratamento.

Esta eficiência traduz-se em tempos mínimos de resposta ao fornecedor e fomenta uma relação transparente essencial para a aplicação destas políticas.

Aprovação de faturas recebidas por e-mail

É frequente que os seus fornecedores lhe façam chegar as suas faturas por correio eletrónico no formato PDF.

Os anexos que acompanham os e-mails são, para todos os efeitos, faturas originais plenamente válidas.

Esses documentos podem ser processados pela Plataforma EDICOM e integrados na gestão de contas a pagar, automatizando assim a receção de todas as faturas.

EDICOMNet Mailbox

Receção de faturas por e-mail

EDICOMNet Mailbox

EDICOMNet Mailbox é o serviço que habilita um nó SMTP na rede de comunicações EDICOM para facilitar a receção das faturas que os seus fornecedores lhe enviam por e-mail, como ficheiros anexos normalmente no formato PDF.

OCR Facturas

OCR de faturas

Extração de dados das faturas recebidas

A extração de dados-chave dos e-mails, assim como das faturas através da aplicação de técnicas OCR, é determinante para aplicar regras de validação. 

  • Número de pedido ou ordem de compra

  • Montantes

  • Códigos de referência de produtos

  • Detalhe de descontos a nível de linha ou totais

  • Avisos de expedição faturados

  • Etc.

Invoices Workflow

Aprovação das faturas recebidas

Workflow de aprovação de faturas

As faturas que, após o processo de extração de dados, superarem os controlos de validação passam para EDICOMSignADoc. Este serviço permite elaborar workflows adaptados à sua organização para gerar os comprovativos de aprovação requeridos que permitam deixar um comprovativo da aceitação das suas faturas.

Invoices integration

Integração de faturas

Serviço de integração de dados

As faturas aprovadas são finalmente integradas no sistema de gestão. Os dados extraídos do corpo no passo 2 são críticos para se obter uma automatização do processo de registo das faturas na gestão de contas a pagar.

Envie-nos os seus dados de contato e contactá-lo-emos imediatamente.

Entre em contato com um dos nossos especialistas e esclareça todas as suas dúvidas em relação às nossas soluções.

Falamos?

Apenas são admitidos domínios corporativos

Os dados pessoais recolhidos serão utilizados pelas empresas do Grupo EDICOM para atender às consultas efetuadas e/ou gerir os serviços solicitados. Você pode exercer os direitos de acesso, retificação, oposição, limitação e portabilidade de seus dados de acordo com as disposições da política de privacidade.