Armazenamento de documentos, assinatura eletrónica e comprovativos das aprovações como provas de garantia de integridade e autenticidade

EDICOMLta é o serviço de armazenamento de longo prazo que preserva os seus documentos eletrónicos, fornecendo valor probatório sobre a sua autenticidade e integridade mediante requerimento de terceiros.

A solução para aprovação de documentos através de assinatura eletrónica EDICOMSignADoce o EDICOMLta (Long-Term Archiving Service) são uma combinação perfeita, pois oferecem um serviço de alto valor acrescentado para a gestão e preservação de documentos eletrónicos submetidos a workflows de aprovação.

A criticidade de determinados documentos exige um armazenamento seguro, sujeito a controlos que podem ser configurados através de normas, regulamentos ou procedimentos auditados. Regulamentos que detalham os mecanismos e as tecnologias envolvidos, para que obtenha uma garantia da integridade dos dados, armazenados através de controlos e rastreio para analisar o ciclo de vida dos documentos ou para identificar as pessoas e processos envolvidos na emissão, consulta ou acesso.

Os Trust Service Providers estão credenciados para oferecer este tipo de serviço, desempenhando um papel preponderante no fornecimento da tecnologia e dos processos necessários para cada caso. Essas garantias devem atender aos requisitos estabelecidos nas regiões ou países em que o proprietário dos documentos opera, a fim de obter as garantias que servem de comprovativos de integridade e autenticidade para demonstrar a veracidade do conteúdo preservado perante possíveis discrepâncias.

A EDICOM, enquanto International Trust Services Provider, possui as mais avançadas certificações em matéria de preservação de documentos eletrónicos, oferecendo uma solução versátil que reassegura permanentemente a integridade dos dados através do uso de assinatura eletrónica e selo eletrónico.
O EDICOMSignADoc é o serviço da EDICOM para o envio e assinatura de documentos, conservando os documentos que passam pela solução armazenados durante 6 meses, juntamente com os seus comprovativos.

A integração do serviço EDICOMSignADoc com o serviço de armazenamento a longo prazo EDICOMLta permite alargar o período de armazenamento além dos 6 meses e oferece recursos adicionais para a análise e recuperação de dados dos documentos armazenados.
 

EDICOM Long Term Archiving

O EDICOMLta (EDICOM Long Term Archiving) é o serviço de armazenamento de longo prazo da EDICOM conforme com os mais exigentes padrões de segurança da informação, como as normas ISO 27001 ou ISAE 3402.

O EDICOMLta utiliza processos de conservação conformes com a norma ISO14641, além de ser credenciado pela Comissão Europeia como uma solução eIDAS, bem como pelo Organismo Nacional de Acreditación de Colômbia (ONAC). Também é compatível com o Sistema de Conservação Italiano, Conservazione Sostitutiva bem como com o serviço de Conservación de Mensajes de Datos NOM151 no México, no qual a EDICOM é uma autoridade credenciada.

Em suma, trata-se de um serviço de armazenamento eletrónico de dados a longo prazo que assegura a custódia, a segurança e a confidencialidade dos documentos, registos e comprovativos, credenciado pelos principais organismos internacionais em matéria de conservação e custódia de informações.

Integração do EDICOMSignADoc com o EDICOMlta

Após a publicação dos documentos na plataforma EDICOMSignADoc e após o seu ciclo de aprovação, são transferidos juntamente com os respetivos comprovativos para oEDICOMLta. A plataforma armazena-os aplicando os métodos de identificação, assinatura digital e selo eletrónico de tempo necessários para garantir a inalterabilidade dos documentos e a sua autenticidade. Todo o processo é realizado de forma transparente para o utilizador.

A versatilidade oferecida pelo EDICOMLta torna-o no complemento perfeito para completar o serviço de aprovação de documentos EDICOMSignADoc. A integração de ambas as soluções reduz o tempo de gestão e assegura a preservação dos seus contratos, faturas ou qualquer outro documento de forma legal.
 

Vantagens de utilizar o SignADoc com o EDICOMLta 

Garantias de integridade e autenticidade perante terceiros
Isso significa que, em caso de litígio, é a parte contratante que deve demonstrar a não integridade e autenticidade dos documentos armazenados no EDICOMLta.

Armazenamento de longo prazo
O EDICOMLta permite arquivar qualquer tipo de documento de que a empresa precise ou que esteja legalmente estabelecido.

Opções avançadas para consulta de documentos
O EDICOMLta fornece opções avançadas de pesquisa, classificação e acesso a documentos. Através de um portal web simples e intuitivo poderá identificar, capturar, classificar, preservar, recuperar, visualizar e permitir acesso aos documentos.
Além disso, os documentos estarão disponíveis quer no SignADoc como no EDICOMLta.

Rastreabilidade total ao longo do ciclo de vida do documento
Todas as ações realizadas nos documentos, desde a publicação no SignADoc até ao posterior armazenamento no EDICOMLta, são registadas através de comprovativos.
Esses comprovativos, juntamente com os documentos, são as provas que conferem a validade legal dos documentos.
Ambas as plataformas permitem o download imediato de relatórios de comprovativos.

Segurança permanente dos dados
Para preservar os documentos durante um longo período, a sua segurança é assegurada a cada momento, através da aplicação de certificados de selo eletrónico de tempo ou time stamping.
O time stamping certifica a integridade das informações ao longo do tempo, impedindo que os documentos sejam corrompidos.