Italia: Digitalizar o envio e a receção de Declarações e outros documentos Aduaneiros (AIDA)

Itália está a digitalizar as interações entre as empresas e a autoridade aduaneira, ADM - Agência de Alfândegas e Monopólios. As declarações aduaneiras para as importações devem ser apresentadas no formato eletrónico desde junho de 2022:

• Em 2022, iniciou-se a digitalização dos fluxos documentais relacionados com as importações.
• Em 2023, prosseguiu a digitalização dos fluxos documentais relacionados com a exportação e o trânsito de mercadorias.
• A partir de 2 de dezembro de 2024, a Itália coloca em funcionamento um sistema digitalizado obrigatório para as declarações aduaneiras de exportação (AES) e de trânsito (NCTS).

Esta digitalização realiza-se em conformidade com o modelo europeu de dados aduaneiros denominado EUCDM. O EUCDM é o modelo de dados aduaneiros para:

• Sistemas aduaneiros transeuropeus como NCTS, AES e ICS.
• Sistemas nacionais de despacho alfandegário na UE.

O objetivo é harmonizar os dados aduaneiros em todas as tipologias de declaração e assegurar uma visão integrada dos dados legalmente definidos que os operadores económicos devem proporcionar ao apresentar declarações ou notificações.

A digitalização dos fluxos de documentação aduaneira deriva da implementação do Regulamento Europeu UE 952/2013, conhecido como “Código Aduaneiro da União".

O projeto europeu ICS2

A União Europeia iniciou um processo de reforma do sistema aduaneiro para melhorar a segurança das mercadorias importadas. Esta reforma faz parte do projeto ICS2, que permitirá às autoridades aduaneiras identificar possíveis ameaças com maior precisão, graças a um fluxo de informação integrado com dados provenientes dos diferentes intervenientes da cadeia logística.

O sistema recolhe informações sobre todas as mercadorias que entrem na UE antes da sua chegada. Os operadores económicos (OE) devem declarar os dados de segurança e proteção no ICS2 através da Declaração Sumária de Entrada (ENS).

O objetivo do sistema é proteger mais eficazmente o mercado único e os cidadãos europeus através de novas medidas de segurança e proteção aduaneiras, ao mesmo tempo que se facilita o livre fluxo do comércio legítimo.

Itália na vanguarda na digitalização das declarações aduaneiras

Seguindo as diretrizes europeias, a Agência Alfandegária em Itália lidera a implementação do sistema e aceita unicamente documentos de importação eletrónicos. Já não é permitido o uso de formulários em papel nem é necessária a impressão de documentos. Este novo sistema proporciona uma visão integrada da contabilidade para cumprir com as obrigações fiscais relacionadas com o registo de faturas de importação e a dedução do IVA.

As declarações estão identificadas por um código alfanumérico único denominado MRN (Número de Referência do Movimento)

O modelo IM utilizado até agora será substituído pelas seguintes mensagens em formato XML, dependendo do tipo e valor da importação:

• H1: Declaração de introdução em livre prática e destino final.
• H2: Declaração de depósito aduaneiro.
• H3: Declaração de admissão temporária.
• H4: Declaração de aperfeiçoamento ativo.
• H5: Declaração de introdução de mercadorias no âmbito de intercâmbios com territórios de fiscalidade especial.
• H6: Declarações aduaneiras em tráfego postal para a introdução em livre prática (envios postais).
• H7: Despacho de mercadorias de baixo valor (em vigor desde 1 de julho de 2021).
• B1, B2, B4: Declarações aduaneiras de exportação (AES).
• D1, D2, D4: Declarações de trânsito aduaneiro (NCTS).

Como funciona o procedimento com a Agência Alfandegária italiana

O processo desenvolve-se da seguinte maneira:

• Envio do documento XML H1: A empresa ou o agente de transporte deve enviar para a alfândega o documento XML H1 com o pedido de importação que deseja realizar.
• Resposta da alfândega e atribuição de MRN: A alfândega responderá ao remetente com a resolução do pedido e atribuirá um MRN (Número de Referência do Movimento), que é um identificador único que deve acompanhar os restantes documentos relacionados com a importação.
• Solicitação de documentos necessários para a dedução do IVA: Uma vez obtido o MRN, a empresa pode solicitar à alfândega os documentos necessários para poder deduzir o IVA da fatura, como o Prospeto de Libertação, o Prospeto de Síntese ou o Resumo Contabilístico.

Conservação conforme com a normativa de documentos aduaneiros

Os documentos contidos na Caixa Aduaneira de cada empresa estão certificados pela alfândega, o que os converte em documentos fiscalmente relevantes e legalmente válidos. Por isso, as empresas que exportam, importam e movem mercadorias devem assegurar a conservação em conformidade com a normativa de todos os documentos aduaneiros relevantes, tanto para fins de IVA como para garantias económicas.

Documentos principais de importação cuja conservação é essencial:

• Prospeto de Síntese da Declaração Aduaneira
• Documento de Libertação
• Prospeto para fins contabilísticos da Declaração Aduaneira

Por último, o Prospeto para fins contabilísticos, é utilizado para registar a Declaração Aduaneira e deduzir o IVA pago na alfândega. Este documento é crucial no caso de uma auditoria fiscal realizada pela Agência Tributária.

Documentos relevantes de exportação para a conservação em conformidade com:

• DAE (Documento Administrativo Eletrónico)
• Visto Uscire

Estes documentos permitem às empresas demonstrar que a mercadoria foi "libertada" no gabinete alfandegário de saída. Também são fundamentais para justificar que uma fatura emitida sem IVA é válida, dado que confirmam que a exportação ocorreu e que as mercadorias saíram da UE.

Da mesma forma, os Documentos de Acompanhamento de Trânsito (DAT) permitem às empresas evitar a perda das garantias pagas.

Download automatico di documenti dal “Cassetto Doganale”

Le aziende italiane possono effettuare il download automatico dei documenti dal proprio "Cassetto Doganale", grazie alla tecnologia Webservice.

Per effettuare il download verranno utilizzati i codici MRN trasmessi dalle aziende.

Per usufruire di questa funzionalità, le aziende dovranno avvalersi di un fornitore di servizi in grado di collegarsi al Cassetto Doganale, una volta ottenuti i codici MRN.

Plataforma Global EDICOM

A EDICOM, enquanto fornecedor de soluções para o intercâmbio eletrónico de documentos, pode conectar-se à Agência Alfandegária italiana para obter os documentos contabilísticos necessários para a dedução do IVA por parte das empresas. Estes documentos devem ser conservados para consultas futuras.

• Conectividade WebService: A EDICOM habilitou um canal de comunicação WebService que permite interagir com as Alfândegas para a gestão das declarações aduaneiras.
  Estabelecer ligação eletronicamente e recuperar de maneira segura e automática os documentos armazenados na Caixa Aduaneira, utilizando os códigos MRN das operações.
• Serviço de arquivamento eletrónico a longo prazo: Para assegurar a conservação dos documentos, a EDICOM oferece um serviço de arquivo eletrónico na nuvem que cumpre os requisitos da Conservação Substitutiva em Itália. O serviço EDICOMLta está conforme com a normativa italiana e conta com a acreditação da Comissão Europeia como serviço eIDAS. Aplica mecanismos de identificação, assinatura digital e validação eletrónica temporária, assegurando a integridade e a autenticidade dos ficheiros ao longo do tempo.

Este serviço permite às empresas italianas arquivar de forma segura todos os documentos relevantes associados a processos de importação e exportação.