Como funciona a faturação eletrónica em Itália

Itália é um dos países europeus mais empenhados na inovação e transformação digital. Foi um dos primeiros a fomentar a fatura eletrónica junto das administrações públicas e também o primeiro estado da União Europeia a alargar essa obrigatoriedade ao âmbito privado. Isso foi algo inédito no contexto jurídico europeu, uma vez que a normativa europeia apenas permitia a obrigatoriedade da faturação eletrónica no âmbito B2G. Para o país ser pioneiro ao fazer chegar esta exigência ao setor privado, foi necessária a aprovação do Parlamento Europeu.

Fruto da consolidação da fatura eletrónica, o sistema encontra-se em constante evolução graças à inclusão de melhorias e alterações que se traduzem num maior alcance na digitalização do governo.

Fatura eletrónica B2G

Com o objetivo de promover o comércio transfronteiriço, desde 2014, a faturação eletrónica B2G é regulamentada pela União Europeia através da Diretiva 2014/55/UE “Relativa à faturação eletrónica na contratação pública”. Nela, estabelece-se que todas as administrações públicas devem ser capazes de gerir faturas eletrónicas. Para cumprir com a Diretiva, os estados-membros realizaram as transposições correspondentes na sua legislação.

A República Italiana realizou a sua transposição através do Decreto n.º 148/2018. Contudo, a utilização de faturas eletrónicas na região é muito anterior à legislação comunitária. A primeira lei referente ao seu uso remonta a 2007 (artigo 1, parágrafos 209 a 213, da lei de 24 der dezembro de 2007, n.º 244), tornando Itália num dos estados pioneiros em fiscalização eletrónica.

e-Procurement no sistema de saúde público

O Sistema Nacional de Saúde (SSN) iniciou o processo de compras de bens a fornecedores de forma eletrónica a 1 de fevereiro de 2020, através da plataforma NSO. Essa iniciativa assinalou um passo estratégico na desmaterialização dos processos de abastecimento dentro da rede de saúde pública italiana.

O NSO é uma plataforma concebida para facilitar o intercâmbio eletrónico de pedidos entre as entidades públicas do setor da saúde e as empresas fornecedoras do Sistema Nacional de Saúde (SSN).

Fatura eletrónica B2B / B2C

Tal como no âmbito público, a e-fatura entre empresas privadas também está sujeita à legislação europeia. Neste caso, trata-se da Diretiva 2010/45/UE “Relativa ao sistema comum do imposto sobre o valor acrescentado” que modifica a Diretiva 2006/112/CE, criada para melhorar o funcionamento do mercado interno e favorecer a interoperabilidade entre os estados-membros.

Esta Diretiva estabelece que o uso da fatura eletrónica está condicionado pela aceitação do destinatário. Por conseguinte, Itália precisou da aprovação de uma exceção por parte do Conselho Europeu para poder exigir o seu uso sem a necessidade da aprovação do recetor.

A exceção materializou-se em 2018 através da Decisão de Execução (UE) 2018/593, graças à qual o Governo italiano pôde tornar imperativa a faturação eletrónica no setor B2B.

No âmbito B2C (“Business to Consumer”), as empresas são obrigadas a emitir uma fatura eletrónica sempre que o consumidor privado a solicitar.

Faturas eletrónicas estrangeiras

No início da obrigatoriedade, as faturas estrangeiras recebidas e enviadas pelas empresas italianas devem ser declaradas à Agenzia delle Entrate através do documento Trasmissione Dati Fatture – TDF. Este sistema de declaração fiscal de faturas estrangeiras denominava-se ”Esterometro”, contudo, o sistema foi substituído em 2022.

Desde julho de 2022, as faturas eletrónicas devem ser declaradas através do Sistema di Interscambio (SdI) de forma eletrónica.

Esta medida é regulada na Lei LEGGE 30 dezembro 2020, n. 178. Nela estabelece-se que:

• A transmissão eletrónica das transações realizadas por sujeitos não estabelecidos no território do Estado será efetuada dentro dos termos de emissão das faturas ou documentos que certifiquem a operação.
• A transmissão eletrónica deve-se realizar antes do dia 15 do mês seguinte à data de emissão do documento ou da data de receção do documento que acredite a operação.

Declaração de intenção

A Dichiarazione d'Intento é uma declaração que, normalmente, é apresentada pelos exportadores que pretendem comprar ou importar sem que lhes seja aplicado o IVA nas faturas que recebem. Para tal, uma vez recebida a autorização por parte da Agenzia delle Entrate, estes comunicam aos seus fornecedores essa declaração, para que estes últimos incluam os dados na fatura.

Este tipo de faturas deve incluir a seguinte informação:

• Natura: Código de isenção "N3.5" equivalente a "non imponibili - a seguito di dichiarazioni d'intento”
• Tipo Dato: tem de se reportar a palavra "INTENTO"
• Riferimento Testo: tem de se reportar o protocolo de receção da Declaração de Intenção e o seu progressivo separado pelo sinal "-" ou "/" (ex.: 08060120341234567-000001)
• Riferimento Data: tem de se reportar a data de receção telemática fornecida pela Agenzia delle Entrate e que contém o protocolo da Declaração de Intenção.

Caso a dichiarazione d'intento indicada não seja válida, a fatura será rejeitada com o código de erro 00477.

Elementos da faturação eletrónica em Itália

Sistema di Interscambio (SdI)

O sistema de faturação italiano denomina-se Sistema di Interscambio (SdI) e é gerido pela Agenzia delle Entrate, autoridade fiscal de Itália.

O SdI segue um modelo de e-Invoicing centralizado de validação prévia. Todas as faturas eletrónicas, tanto B2B, B2C como B2G, devem ser enviadas à plataforma central do governo para a respetiva aprovação e envio para os destinatários.

Características da fatura eletrónica italiana FatturaPA

A fatura eletrónica italiana denomina-se FatturaPA e foi regulamentada pelo Procedimento 30/04/2018, pelo seu Anexo técnico e pelas respetivas posteriores atualizações.

Formato da FatturaPA

Trata-se de um formato XML definido pela Agência Tributária italiana.

Armazenamento

O armazenamento dos documentos eletrónicos é regulamentado pela normativa italiana de Conservazione Elettronica/Sostitutiva. As faturas eletrónicas B2B, B2C e B2G (assim como outros documentos fiscais relevantes), devem ser conservadas durante 10 anos, assegurando a integridade, autenticidade e legibilidade no tempo, para o qual se exige a assinatura digital e o selo eletrónico.

Fatura na nuvem

As faturas na nuvem são faturas eletrónicas. São documentos eletrónicos com as mesmas características legais e fiscais que a fatura em papel. Uma das principais vantagens é que são armazenadas na nuvem e a sua gestão é automatizada através de soluções digitais. Em Itália, o uso é obrigatório em B2B e B2G.

As faturas na nuvem devem ter um formato específico e devem cumprir requisitos específicos que determinam a sua validade. Todo o processo desenvolve-se no espaço digital e é arquivado na nuvem, sempre segundo parâmetros que assegurem a sua integridade. Este sistema dá um passo em frente rumo à desmaterialização e pressupõe uma melhoria qualitativa e quantitativa tanto para as empresas como para as administrações públicas, impulsionadoras da fatura eletrónica.

A adoção da fatura na nuvem não só concerne as grandes empresas como também PMEs e trabalhadores independentes. As soluções tecnológicas suportadas em Cloud Invoices são adequadas para diferentes tipos de empresas e volumes de negócio. Desde soluções baseadas em tecnologia EDI (Electronic Data Interchange) integradas no ERP da empresa, que automatizam todo o processo de preparação de faturas na nuvem segundo os requisitos legais e técnicos, o envio da própria fatura e a emissão de um fluxo de notificações para controlar a sua gestão. Além disso, soluções web através de formulários que são inseridos manualmente e são adequados para um pequeno volume de faturas eletrónicas.

Vantagens da fatura na nuvem

A faturação na nuvem oferece uma série de vantagens graças à automatização dos processos de criação, receção e gestão de faturas que aumentam a eficiência, reduzem os erros humanos e reduzem os custos económicos. Quanto mais avançada for a solução, maiores serão os benefícios para o utilizador.

Vantagens da faturação na nuvem:

• Aumento da eficiência dos processos administrativos. A emissão, o envio, a receção e o registo de documentos ocorre de forma imediata e automática.
• Redução de erros através da automatização.
• Redução de custos graças ao seu caráter digital face ao papel.
• Redução de tempos de resposta e pagamento graças ao imediatismo de envio e receção.
• Segurança nas comunicações graças à gestão do envio através de redes privadas ou utilizando protocolos específicos.
• Integridade dos documentos através da aplicação de processos de verificação.
• Integração com sistemas de gestão de emissão e receção de faturas eletrónicas. Armazenamento e armazenamento na nuvem.

Itália é pioneira na implementação da faturação eletrónica B2B

Itália foi um dos primeiros países do mundo (e o primeiro da Europa) a efetivar um modelo de fatura eletrónica obrigatório entre empresas. Esta aposta na faturação eletrónica trouxe grandes benefícios ao governo italiano. No primeiro ano da massificação da fatura eletrónica, reportou ao tesouro público 3500M€. Os benefícios foram ainda mais evidentes ao longo do tempo, quando a implementação se consolidou e o tecido empresarial italiano começou a materializar os benefícios da digitalização derivados da fatura eletrónica, tanto de forma direta como indireta.

Os bons resultados da digitalização do sistema fiscal graças à utilização da fatura eletrónica serviram de inspiração para outros países, que começaram a desenvolver os seus próprios sistemas de faturação eletrónica imitando o modelo do SdI. Pode consultar o estado da implementação de projetos de faturação eletrónica noutros países aqui.