Faturação eletrónica dos EUA: rede de intercâmbio interoperável DBNAlliance

O BPC, juntamente com a Reserva Federal, lideram a criação de um sistema estandardizado de intercâmbio eletrónico de documentos nos Estados Unidos. A iniciativa visa estabelecer um modelo de faturação eletrónica e criar uma rede de intercâmbio de documentos semelhante à rede Peppol que surgiu no mercado europeu.

Declaração conjunta: Interoperabilidade da fatura eletrónica entre os Estados Unidos e a União Europeia

A sexta reunião ministerial do Conselho de Comércio e Tecnologia ("CCT") aborda os desafios do comércio mundial, com o objetivo de reforçar os laços económicos e comerciais, acelerar a transição para economias com neutralidade climática e aumentar a segurança económica.

Um dos pontos significativos contempla tanto a redução dos custos de transação como a promoção de oportunidades de colaboração para abrir portas a uma multiplicidade de aplicações em domínios como o comércio, os procedimentos aduaneiros e fronteiriços, os pagamentos e a redução da fraude.

A fim de melhorar a interoperabilidade e procurar harmonizar a faturação eletrónica, os EUA e a UE tencionam continuar a cooperar e a coordenar-se para alcançar uma maior compatibilidade, em especial em termos de interoperabilidade comercial e técnica.

Tanto os EUA como a UE adotaram os seguintes princípios fundamentais para o êxito da faturação eletrónica:

• Conectar uma vez, conectar a todo o mundo.
• Sem custos de roaming entre pontos de acesso (AP).
• Trocas abertas em que os utilizadores são livres de escolher o seu ponto de acesso.

Entre outras coisas, o debate prosseguirá sobre os seguintes pontos-chave:

• Flexibilidade da estrutura de dados: Determinadas partes da estrutura de dados devem ser standardizadas, enquanto noutras partes deve haver margem para ajustes, de modo a acomodar informação comercial variável e requisitos legais locais, regionais e nacionais.
• Alinhamento da carga de informação: Os dados trocados nas faturas eletrónicas devem ser compatíveis do ponto de vista comercial e técnico. Esta cooperação proporciona uma base para um processamento mais fácil de faturas e outros documentos eletrónicos, promovendo a interoperabilidade e a automatização.
• O estabelecimento de capacidades de roaming através dos prestadores de serviços é importante porque aborda os aspetos práticos da conetividade e da acessibilidade no sentido de uma interoperabilidade contínua entre os EUA e a UE.

Lançamento da Aliança de Redes de Negócios Digitais (DBNAlliance)

Os participantes no projeto-piloto do BPC para a troca de faturas eletrónicas criaram a Aliança de Redes de Negócios Digitais (DBNAlliance) como entidade jurídica encarregue de supervisionar a nova rede de intercâmbio eletrónico. 

Enquanto entidade de supervisão, a DBNA será responsável pela definição de políticas, normas, mecanismos de segurança e outras regras e diretrizes que constituem o quadro de intercâmbio. A DNBA também oferece aos prestadores de serviços Access Points para aderirem à aliança e ajudá-los-á a ligarem-se à rede.

A adesão da EDICOM à DNBA permitir-nos-á atuar como ponto de acesso para compradores e vendedores que desejem utilizar a rede. As empresas não precisam de ser membros da DNBA, precisam de um prestador de serviços que seja membro para poder enviar e receber faturas eletrónicas em seu nome.

As empresas só têm de se ligar uma vez através do seu ponto de acesso para trocar faturas eletrónicas em formato estandardizado com o resto das empresas ligadas à rede. Os fornecedores especializados participam ativamente na Aliança, apoiando o projeto e atuando como Access Points para ajudar as empresas na sua transição para a fatura eletrónica.

A rede de intercâmbio

Este quadro de intercâmbio é uma rede de entrega eletrónica baseada num conjunto de normas técnicas e políticas que permitem às empresas partilharem entre si documentos eletrónicos da cadeia de fornecimento de forma segura. Foi desenvolvido para resolver os problemas difíceis que as empresas enfrentam quando trocam faturas entre diferentes plataformas e sistemas, tais como a forma de se ligarem a outras empresas, que informação enviar e como entregá-la eletronicamente. Como solução para estes problemas, a rede de intercâmbio esboça um conjunto de normas para a troca segura de faturas eletrónicas entre empresas, mesmo quando cada empresa utiliza software diferente.

Como entidade supervisora, a DBNAlliance é responsável por gerir o quadro de intercâmbio e apoiar a entrega digital de faturas eletrónicas, de modo que os clientes de todos os prestadores de serviços possam comunicar com os clientes de todos os outros prestadores de serviços.

“A criação deste quadro de intercâmbio para suportar todos os tipos de pagamento é um importante passo para o ecossistema de pagamentos B2B”, afirmou Guy Berg, vice-presidente para a melhoria dos pagamentos dos Serviços Financeiros da Reserva Federal. “O lançamento da DBNAlliance e do quadro de intercâmbio confirma que chegou o momento de resolver as ineficiências dos pagamentos B2B e de tirar partido da modernização dos métodos de pagamento eletrónico.”

As empresas cujos prestadores de serviços sejam membros da DBNAlliance verificarão que a rede funciona sem a necessidade de modificar os seus modelos operacionais atuais ou com requisitos de mudança de sistema mínimos ou inexistentes. Além disso, o quadro de intercâmbio suporta todos os métodos de pagamento eletrónico, incluindo ACH, transferências, cartões e pagamentos instantâneos.

Modelo de fatura eletrónica proposto pela rede

O sistema proposto baseia-se no intercâmbio das faturas eletrónicas através de uma rede Four-Corner Network Model, em que os documentos eletrónicos são enviados e recebidos através de pontos de acesso (Access Points) que conectam os utilizadores da rede. Todas as empresas são emissoras e recetoras. Conectam-se uma vez para intercambiar com muitas. 

Os protocolos de comunicação serão AS2/AS4. O processo admitirá respostas de pedido e de estado de documentos.

O modelo semântico irá basear-se no formato existente OASIS UBL 2.X para os documentos de fatura e nota de crédito. O ficheiro estruturado poderá incluir anexos e incluirá assinatura digital.

Os campos a incluir serão:

• Informação sobre fornecedores e clientes
• Informação de envio
• Instruções de pagamento, informação bancária/de cartões
• Cobranças, descontos e impostos a nível de documentos e artigos
• Descrições de artigos
• Secção de notas

Projeto-piloto de faturação eletrónica nos EUA

A Business Payments Coalition, juntamente com a Reserva Federal, está a desenvolver um sistema normalizado de intercâmbio eletrónico de documentos B2B nos Estados Unidos. A iniciativa pretende estabelecer um modelo estandardizado de fatura eletrónica e criar uma rede de intercâmbio eletrónico de documentos, muito similar ao sistema PEPPOL desenvolvido na Europa. A rede norte-americana facilitará o comércio eletrónico, permitindo um intercâmbio mais eficaz dos documentos em todos os setores. Mais de 80 organizações participaram no projeto-piloto, que teve três fases:

1. A primeira (de 1 de abril a 30 de junho de 2022) centrou-se em testar as especificações técnicas iniciais para o intercâmbio de faturas eletrónicas.
2. A segunda (de 1 de julho a 30 de setembro de 2022) centrou-se em aperfeiçoar as especificações e os passos de constituição das empresas.
3. A terceira (de 1 de outubro a 31 de dezembro de 2022) acabou de determinar as especificações para a fase de produção. 

A fase piloto foi concluída e a rede está pronta para iniciar a fase de produção. A EDICOM, enquanto fornecedor tecnológico global de soluções de faturação eletrónica, participou no piloto, bem como nos grupos de trabalho organizados para o desenvolvimento e nos testes do sistema.

Benefícios da faturação eletrónica

Em um mercado global, as empresas devem procurar as oportunidades tornando-se mais competitivas o que, por vezes, se traduz em dar um salto tecnológico que melhore tanto a organização como a qualidade da informação tratada, otimizar os processos internos e a gestão das pessoas.

A digitalização passa por automatizar os processos que asseguram uma redução de tempos, uma redução de erros e uma economia de custos derivados da maior eficiência de todo o processo de gestão de compras e pagamentos. Estas melhorias contribuem indubitavelmente para a otimização da cadeia de abastecimento, outorgando transparência e eficiência para uma integração total das comunicações.

Características da solução EDICOM Global e-Invoicing

• Modelo SaaS integrado no seu ERP: As nossas soluções integradas de EDI funcionam em modo SaaS, implementadas numa arquitetura tecnológica numa nuvem privada, desenvolvida e gerida pela EDICOM, que implementa todas as aplicações e recursos de gestão necessários para assegurar um intercâmbio ininterrupto de todas as suas transações EDI. A plataforma estabelece vínculos com o seu ERP, CRM e todas as aplicações de gestão que intervêm no intercâmbio eletrónico de dados com os seus sócios.
• Solução multipadrão e multiprotocolo: A plataforma global conta com uma funcionalidade multipadrão (EDIFACT, X12, UBL, PEPPOL, ODETTE...) e multiprotocolo (AS2, AS4, OFTP, X400, SFTP...) que assegura a conectividade com qualquer interlocutor em todo o mundo.
• Controlo fiscal: A EDICOM conta com certificações a nível internacional como prestador de serviços de confiança para dotar as transações eletrónicas dos mecanismos de confiança requeridos. Deve-se considerar questões como a inclusão de assinaturas digitais, registos temporais ou códigos de controlo fiscal e identificadores específicos para atribuir valor fiscal aos documentos. 
• Solução escalável: A plataforma adapta-se às necessidades das empresas em cada momento, ampliando os projetos em função dos requisitos de cada região.
• Comunicação com interlocutores sem capacidade para enviar ou receber faturas eletrónicas. Para tal, deve contar com uma plataforma que inclua funcionalidades específicas como portais web que permitam aos seus clientes e fornecedores interagir, mesmo que não contem com uma solução tecnológica.
• Armazenamento eletrónico: A EDICOMLta (EDICOM Long Term Archiving) é a solução certificada de armazenamento eletrónico de longa duração oferecido pela EDICOM enquanto Prestador de Serviços de Confiança Qualificado. O serviço aplica mecanismos de identificação, assinatura digital e validação cronológica eletrónica, em conformidade com o Regulamento eIDAS, garantindo assim a integridade e autenticidade dos ficheiros armazenados ao longo do tempo.
• Gestão centralizada: Trabalhar de forma centralizada a partir de um único ERP global para toda a empresa requer dispor de uma única solução de fatura eletrónica que seja capaz de emitir faturas em conformidade com os requisitos de cada país onde a empresa opera. Com a EDICOM Global e-Invoicing Solution é possível.