Como enviar faturas em PDF de forma legal em Portugal

As faturas em formato PDF em Portugal devem implementar os requisitos de autenticidade, como a assinatura digital qualificada, para serem considerados documentos válidos. A solução Business@Mail facilita o cumprimento de forma automatizada para a assinatura e o envio de faturas, a sua rastreabilidade e armazenamento legal. 

Requisitos para a emissão da fatura eletrónica em Portugal

O Decreto-lei n.º 28/2019 determina as condições para a emissão de documentos eletrónicos, incentivando a adoção de um sistema de faturação eletrónica e arquivamento eletrónico de documentos, que permita às empresas reduzir os custos de cumprimento das obrigações tributárias, estimulando o desenvolvimento e utilização por parte das empresas de novas tecnologias.

No artigo 12 deste decreto estabelecem-se os seguintes requisitos para a emissão da fatura eletrónica:

• As faturas e outros documentos de relevância fiscal poderão, mediante a prévia aceitação por parte do destinatário, ser emitidos eletronicamente.
• A autenticidade da origem e a integridade do conteúdo dos documentos emitidos eletronicamente são asseguradas com a adoção de algum dos seguintes procedimentos:
  • Inclusão da assinatura digital qualificada nos termos legais.
  • Colocação de um selo eletrónico qualificado, em conformidade com o Regulamento (UE) n.º 910/2014.
  • Utilização de um sistema de intercâmbio eletrónico de dados, sempre que os respetivos emissores e destinatários subscreverem um acordo em linha com a Recomendação da Comissão n.º 1994/820/CE.

O que é a assinatura digital qualificada?

A assinatura digital conforme o Regulamento (UE) N.º 910/2014 do Parlamento Europeu e do Conselho deve ser um serviço proporcionado por um prestador de serviços de confiança eIDAS que conte com as acreditações pertinentes e a tecnologia adequada para prestar serviços específicos de identificação eletrónica, como os permitidos pela assinatura digital. 

De acordo com o Regulamento eIDAS, a EDICOM está homologada como terceiro de confiança para a prestação dos seguintes serviços na União Europeia:

• Criar, verificar e validar assinaturas digitais, selos eletrónicos e validação cronológica eletrónica, serviços de entrega eletrónica certificada e certificados associados.
• Preservar assinaturas digitais, selos ou certificados relacionados com estes serviços.

O governo português tem ajustado o calendário fiscal para facilitar a adaptação aos requisitos estabelecidos pelo Decreto-Lei nº 28/2019. Embora as datas tenham sido adiadas, é importante planejar os mecanismos e soluções para cumprir as exigências. A partir de 1º de janeiro de 2026, será obrigatória a assinatura eletrónica qualificada para faturas em PDF.

Como automatizar o envio de faturas em PDF em Portugal?

A EDICOM oferece às empresas a possibilidade de otimizar a sua operação de envio de documentos eletrónicos, como as faturas em formato PDF. Através da solução Business@Mail é possível enviar todo o tipo de documentos eletrónicos para 100% dos interlocutores, embora não tenham EDI, quer sejam clientes, fornecedores, colaboradores ou qualquer outro partner.

O envio massivo de faturas eletrónicas em PDF realiza-se sem necessidade de imprimir ou digitalizar os documentos. O processo é o seguinte: 

1. O emissor gera a partir do seu sistema de gestão um ficheiro de dados pactuado com a EDICOM para gerar as faturas eletrónicas.
2. A plataforma EDICOM converte os dados no padrão requerido em cada caso (UBL, XML, EDIFACT…) e aplica uma assinatura digital qualificada em cada fatura.
3. A EDICOM reconhece o destinatário de cada fatura e, quando o cliente não for um interlocutor EDI, a fatura é publicada no Business@Mail no seu formato eletrónico juntamente com uma representação visual em PDF.
4.  O Business@Mail envia um e-mail a notificar o destinatário da disponibilidade de faturas para sua consulta ou download, gerando vários avisos de receção, em conformidade com o estabelecido no Código do IVA em Portugal.

Vantagens da solução Business@Mail

Business@Mail oferece benefícios de alto valor para a empresa que emite os documentos, mas também para os clientes que utilizam a plataforma para receber as faturas em PDF.

• Otimiza as gestões administrativas, automatizando todas as tarefas repetitivas. Além de eliminar o uso de impressoras, o que pressupõe uma poupança em papel, tinta e manutenção.
• Efetividade da entrega: é imediata e segura. Chega em segundos através de canais seguros e confidenciais.
• Rastreabilidade total do envio: registam-se todas as ações através de notificações de estado (envio, receção, visualização), o que permite controlar se o partner consulta os documentos que lhe enviou.
• Integra-se com qualquer sistema de gestão: sem qualquer alteração do funcionamento habitual da empresa.
• Oferece mais garantias, agilidade e controlo do que o envio por correio eletrónico convencional. Além de pressupor uma considerável economia de recursos, ao dispensar a emissão e o processamento de faturas por meios analógicos.

Um ponto importante a destacar é que a rastreabilidade desta solução também permite cumprir com a obrigatoriedade de gerar avisos de receção nas notas de crédito por parte do destinatário, segundo o estabelecido no Código do IVA em Portugal.