Serviços de Confiança,  Faturação eletrónica

As faturas eletrónicas em Portugal devem ter a assinatura digital

firma electronica de facturas portugal

Portugal continua a avançar na digitalização, promovendo o intercâmbio de faturas eletrónicas no âmbito empresarial (B2B). Embora a sua utilização não seja obrigatória é importante saber que, a partir de outubro, será um preceito que as faturas eletrónicas contenham a assinatura digital.

De acordo com a Diretiva 2014/55/UE, todas as administrações públicas europeias devem receber faturas eletrónicas a partir de abril de 2019. Ou seja, exige-se o uso da e-fatura nas relações B2G (das empresas com o Governo).

Apesar de esta diretiva não pressupor qualquer obrigatoriedade para as relações entre empresas do setor privado, oferece a oportunidade de avançar na digitalização e implementar o uso da fatura eletrónica também no âmbito empresarial.

Nesse sentido, com o objetivo de promover a digitalização, o governo luso regulou o intercâmbio de faturas eletrónicas entre empresas privadas, tornando necessário que incluam a assinatura digital para que sejam válidas.

Por conseguinte, as empresas que optem por faturar eletronicamente devem incluir nos seus processos um sistema que acredite a validade do documento a partir do próximo mês de outubro.

Quais são os requisitos para a emissão da fatura eletrónica?

O artigo 12 da Lei n.º 28/2019 informa que as faturas e outros documentos relevantes do ponto de vista fiscal podem ser emitidos eletronicamente, sempre que tal for aceite pelo destinatário.

Por outro lado, a autenticidade da origem e a integridade do conteúdo dos documentos emitidos eletronicamente são asseguradas com a adoção de algum dos seguintes procedimentos:

  1. Incluir a assinatura digital qualificada nos termos legais.
  2. Incluir um selo eletrónico qualificado, em conformidade com o Regulamento (UE) n.º 910/2014, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de julho de 2014.
  3. Utilizar um sistema de intercâmbio eletrónico de dados, aprovado pela Recomendação N.º 1994/820/CE, da Comissão, de 19 de outubro.

Por conseguinte, com este artigo, fica regulado que as empresas que faturem digitalmente devem incorporar a assinatura digital ou o selo eletrónico qualificado.

Para tal, é fundamental colaborar com um prestador de serviços de confiança eIDAS, para proteger a identidade digital e as transações eletrónicas realizadas de forma telemática.

A assinatura obtida a partir de certificados qualificados emitidos por um prestador de serviços de confiança eIDAS, outorga plena validade legal ao documento assinado, assegurando a sua integridade e autenticidade com maiores garantias de segurança que a assinatura manuscrita.

A EDICOM como Prestador de Serviços de Confiança Qualificado

De acordo com o Regulamento UE 910/2014, conhecido como eIDAS, a EDICOM é declarada apta para operar em todos os países da União Europeia como prestador de serviços de confiança qualificado.

Conta com as acreditações pertinentes e a tecnologia adequada para:

  • Criar, verificar e validar assinaturas digitais, selos eletrónicos e validação cronológica eletrónica, serviços de entrega eletrónica certificada e certificados associados.
  • Criar, verificar e validar certificados para a autenticação de websites.
  • Preservar assinaturas digitais, selos ou certificados relacionados com estes serviços.

Envio de documentos eletrónicos para qualquer destinatário sem solução EDI

Por outro lado, a EDICOM oferece às empresas a possibilidade de otimizar a sua operação de envio de documentos eletrónicos, entre outros, as faturas digitais em formato PDF.

Através do serviço Business@Mail é possível enviar todo o tipo de documentos eletrónicos para 100% dos interlocutores, embora não tenham EDI, quer sejam clientes, fornecedores, colaboradores ou qualquer outro partner.

O funcionamento é simples, integra-se Business@Mail no sistema de gestão da empresa e configura-se de modo automatizado o envio de todos os documentos.

Este sistema envolve benefícios de alto valor para a empresa que emite os documentos:

  • Otimiza as gestões administrativas: automatizando todas as tarefas repetitivas. Além de eliminar o uso de impressoras, o que pressupõe uma poupança em papel, tinta e manutenção.
  • Efetividade da entrega: é imediata e segura. Chega em segundos através de canais seguros e confidenciais.
  • Rastreabilidade total do envio: registam-se todas as ações (envio, receção, visualização), o que permite controlar se o partner consulta os documentos que lhe enviou.
  • Integra-se com qualquer sistema de gestão: sem qualquer alteração do funcionamento habitual da empresa.
  • Facilidade de uso: tão simples como enviar um documento para o correio eletrónico do destinatário.

Em suma, este sistema automatizado fornece mais garantias, agilidade e controlo do que o envio por correio eletrónico convencional. Além de pressupor uma considerável economia de recursos, ao dispensar a emissão e o processamento de faturas, ordens de compra ou qualquer outra transação por meios analógicos.

Além disso, é importante sublinhar que os destinatários também beneficiam deste sistema, já que é totalmente gratuito e oferece um armazenamento seguro para os documentos. Independentemente do sistema de gestão que utilizem.

Finalmente, há que destacar a interface intuitiva do Business@Mail, que proporciona uma experiência ótima para os utilizadores. Tanto emissores como recetores podem pré-visualizar e transferir documentos ou realizar pesquisas e consultas personalizadas de forma simples e ágil.


 

Saiba mais sobre os potenciais benefícios para a sua empresa.

Contacte um representante da EDICOM.

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