Automatize todos os seus processos comerciais com partners que não dispõem de soluções EDI
Implementou o EDI na sua empresa com o objetivo de automatizar as transações com fornecedores e clientes. Contudo, apesar disso, nem todos os seus sócios comerciais partilham o mesmo nível de desenvolvimento tecnológico que a sua organização. Em vez de regredir e voltar a métodos convencionais de envio de faturas em formato PDF por correio eletrónico, surge a pergunta: Quais são as alternativas disponíveis nesta situação?
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Portal de fornecedores: envio de ordens de compra e receção de faturas em PDF
Um portal de fornecedores deve atuar como solução integral para integrar todas as transações comerciais com sócios que não dispõem de soluções EDI. Através deste portal, poderá publicar ordens de compra e facilitar a geração de faturas por parte dos seus fornecedores, obtendo uma gestão mais eficiente e colaborativa.
Este portal de fornecedores deverá contar com fluxos de comunicação personalizados para cada fornecedor e estar adaptado às normativas de faturação eletrónica de cada mercado em que opera a sua empresa. A escalabilidade também é um ponto-chave: deve poder incorporar novos fornecedores e documentos de forma simples e ágil, assim como estar preparado/a para operar em qualquer país.
O portal de fornecedores da EDICOM está equipado para dar resposta a estas necessidades. O funcionamento da solução é o seguinte:
- Exportação de ordens de compra: O sistema de gestão de compras do promotor do portal gera um ficheiro de dados com as ordens de compra.
- Conversão para um formato estruturado: A plataforma EDICOM realiza a conversão das ordens de compra para um formato estruturado válido.
- Reconhecimento de destinatários: A EDICOM identifica o destinatário das ordens e, quando o fornecedor não contar com uma solução EDI, a ordem é transferida para o portal para notificar o fornecedor sobre a disponibilidade de uma ordem de compra.
- Acesso e gestão por parte do fornecedor: o fornecedor acede ao portal, transfere as suas ordens de compra e gere-as segundo as suas necessidades.
- Geração de faturas: para gerar as faturas, o fornecedor acede novamente ao portal, indica as ordens que deseja faturar e preenche os dados essenciais para a gestão de contas por pagar que não foram compiladas no pedido (número de fatura, data da fatura, etc.).
- Anexar documentação adicional: Se for necessário, o fornecedor pode anexar uma representação visual da sua fatura em formato PDF, com a possibilidade de incluir a assinatura delegada da EDICOM.
- Integração automática na gestão de contas por pagar: As faturas, juntamente com os seus dados-chave, integram-se automaticamente na gestão de contas por pagar, automatizando os processos de conciliação e contabilização.
Este processo fluido e colaborativo com o portal de fornecedores da EDICOM assegura uma interação eficiente com fornecedores que não contam com soluções EDI, simplificando a gestão de ordens de compra e faturação para ambas as partes envolvidas.
Portal de clientes: envio de faturas e receção de ordens de compra em PDF
Um portal de clientes EDI deve estar projetado para simplificar a integração de clientes B2B sem solução EDI, assim como de clientes finais num contexto B2C. Idealmente, este sistema permitirá estabelecer fluxos unidirecionais para o envio de transações-chave, como as faturas, assim como modelos bidirecionais mais complexos para a receção de ordens de compra ou outros documentos relevantes.
O portal de clientes da EDICOM está equipado para dar resposta a estas necessidades. O funcionamento da solução é o seguinte:
- Exportação de dados: O ERP do promotor do portal gera um ficheiro de dados segundo os acordos prévios estabelecidos com a EDICOM para a geração de faturas eletrónicas.
- Transformação de dados: A plataforma EDICOM converte os dados provenientes do ERP num formato estruturado válido, como XML, EDIFACT, X12, entre outros.
- Reconhecimento de destinatários: O portal identifica o destinatário de cada fatura. Quando o cliente não contar com uma solução EDI, a fatura é publicada no portal no seu formato eletrónico, acompanhada de uma representação visual em PDF.
- Notificação por correio eletrónico: a solução envia um e-mail para o cliente, a notificar sobre a disponibilidade das suas faturas no portal.
- Acesso e gestão: o cliente pode aceder ao portal para consultar ou transferir facilmente as suas faturas, proporcionando uma experiência conveniente e segura.
Este processo eficiente assegura que até os clientes que não dispõem de uma solução EDI podem aceder de uma forma simples às suas faturas através do portal, melhorando a acessibilidade e facilitando a gestão de documentos-chave. No caso de fluxos bidirecionais com clientes, a solução será mais específica. Não obstante, num fluxo unidirecional de envio de faturas, a nossa ferramenta é ideal para cumprir todos os requisitos legais e de segurança definidos em cada mercado.
Business@Mail: envio de documentos eletrónicos
O Business@Mail apresenta-se como uma solução integrada no seu sistema de gestão, concebida para o envio eficiente de documentos eletrónicos como faturas, ordens de compra e recibos de vencimento para clientes, fornecedores e outros colaboradores. Embora concebida para automatizar a transmissão de diversos documentos, destaca-se especialmente pela sua idoneidade no tratamento de faturas, cumprindo todos os requisitos legais e de segurança estabelecidos em cada mercado.
A integração de assinatura digital na plataforma EDICOM acrescenta uma camada adicional de segurança, seguindo as normativas do Regulamento (UE) N.º 910/2014 sobre identificação eletrónica e serviços de confiança. Além disso, o Business@Mail oferece um controlo exaustivo sobre o estado dos documentos, gerando avisos de receção em resposta a cada ação realizada pelos destinatários. Isso elimina problemas como as reivindicações de "não receção da fatura" ou "extraviou-se na caixa de correio".
O Business@Mail está preparado para dar resposta a estas necessidades. O funcionamento da solução é o seguinte:
- Integração ERP: A plataforma EDICOM integra-se sem inconvenientes no sistema de gestão do cliente para extrair os dados requeridos para gerar qualquer documento eletrónico.
- Emissão de documentos: Após a extração de dados, a plataforma EDICOM converte-os no padrão requerido (XML, EDIFACT, X12, etc.) para posterior envio.
- Assinatura eletrónica: No caso de faturas, a solução incorpora serviços de assinatura digital através do terceiro de confiança EDICOM, aplicando uma assinatura qualificada a cada documento para assegurar a sua integridade e autenticidade.
- Envio de documentos: Reconhecendo o destinatário, a EDICOM publica os documentos no portal Business@Mail em formato eletrónico, acompanhados de uma representação visual em PDF.
- Notificação e download de documentos: O Business@Mail envia notificações por correio eletrónico para o destinatário, informando-o sobre a disponibilidade de documentos no portal seguro. O destinatário acede através do link facultado para consultar e/ou transferir os documentos.
- Gestão de ACKs: O Business@Mail facilita a monitorização completa dos envios através da geração de avisos, permitindo conhecer em tempo real o estado dos documentos e gerir qualquer situação, como avisos de consulta, download ou impressão de documentos.
Onboarding de clientes: como fazê-lo?
Paralelamente a decidir implementar um portal de fornecedores ou clientes, seria ideal envolver os futuros utilizadores principais. O objetivo deste tipo de portais é facilitar tanto o nosso trabalho como o dos seus futuros utilizadores. Como tal, é importante estabelecer um plano de onboarding adequado que favoreça a aceitação da ferramenta.
Algumas boas práticas são:
- Assegurar as contas-chave: o envolvimento das contas-chave desde o início do projeto ajudará a contar com os primeiros “casos de sucesso” que eliminem incertezas para os nossos colaboradores comerciais e facilitem a sua aceitação.
- Comunicar os benefícios: a automatização de processos com os nossos fornecedores ou clientes não só o/a beneficiará a si, mas também facilitará a vida aos seus colaboradores comerciais. Eliminação de erros humanos, receção mais rápida de pedidos e outras mensagens, conservação eletrónica da documentação... é importante que os seus partners tenham consciência do valor da plataforma.
- Formar e apoiar os futuros utilizadores: caso tenha de interagir com partners pouco digitalizados, a mínima alteração pode gerar a rejeição desde o primeiro momento. É importante que saibam que irão receber uma formação adequada e que contarão com todo o apoio necessário.
Se, apesar de tudo, acreditar que o processo seria demasiado complexo, na EDICOM podemos ajudar a implementar o seu projeto. Delegue-nos as tarefas essenciais para acelerar a incorporação de interlocutores EDI no seu projeto no menor tempo possível. Externalize na EDICOM as gestões necessárias para informar e capacitar a sua comunidade de partners sobre o seu processo de integração EDI.
Na EDICOM, assumiremos um papel ativo, fornecendo um apoio integral à sua rede de partners. Encarregamo-nos de oferecer dados precisos sobre formatos e protocolos de comunicação, fornecendo o apoio necessário para a realização de todas as tarefas requeridas e para uma integração imediata na sua solução de intercâmbio eletrónico de dados. Com a nossa experiência, asseguramos uma transição suave e eficiente no processo de onboarding, permitindo-lhe centrar-se nas suas operações comerciais fundamentais.
Porquê integrar todos os seus partners através de EDI?
1. Comunicação eficiente:
- Envio e receção: Válidos para fluxos unidirecionais ou bidirecionais.
- Fluxos de comunicação personalizados.
- Entrega imediata e segura.
2. Segurança e cumprimento:
- Segurança: Encriptação de dados e canais seguros.
- Cumprimento legal: Adaptação a requisitos legais e técnicos.
3. Integração e conectividade:
- Integração: 100% das transações são integradas no sistema de gestão.
- Conectividade: Extensão de projetos EDI B2B2C a partners sem soluções de integração.
4. Eficiência operativa:
- Projetos escaláveis e rápida implementação.
- Economia: Processos mais eficientes, eliminação de erros e gestão 100% eletrónica.
- Otimização da operação administrativa: Automatização do processo, eliminação de tarefas repetitivas e do uso de papel.
5. Armazenamento e rastreabilidade:
- Armazenamento seguro: Documentos armazenados de forma segura durante o período legal.
- Rastreabilidade total de documentos.
- Integração com sistemas de gestão.
- Adicione novos destinatários facilmente: Inclusão simples de novos destinatários.
