Electronic Data Interchange - EDI

Como automatizar a receção de faturas em PDF

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Parte dos fornecedores de muitas empresas continuam utilizando os meios tradicionais para enviar suas faturas, como o correio postal por exemplo. Principalmente, aqueles fornecedores com um pequeno volume de faturas e que não possuem uma solução integrada para o intercâmbio eletrónico de dados.

A gestão da receção de todas essas faturas, envolve uma grande intervenção manual, acarretando erros, trabalho duplicado e consequentemente as despesas inerentes ao processo manual.
Além disso, devido a atual crise sanitária global, enviar e receber faturas em papel não é uma opção viável neste momento. Além das dificuldades de enviar e receber faturas fisicamente, existem os inconvenientes por não conseguir processar esses documentos remotamente, através do home office.
A melhor maneira de resolver esse problema é automatizando o envio dos pedidos eletrónicos e a receção das faturas eletrónicas dos seus fornecedores e prestadores de serviços. 

Portal do Fornecedor: automatize o intercâmbio de documentos comerciais com todos os seus fornecedores

A plataforma permite a publicação automática de pedidos gerados a partir do seu ERP. Os fornecedores são notificados por e-mail, informando que há documentos pendentes de visualização. Ao aceder à plataforma, o fornecedor poderá visualizar, imprimir e efectuar o download dos pedidos, para além de gerar e enviar faturas pelo mesmo canal.

Como funciona? 

e-Invoice Portal

 

O envio automático de Pedidos de Compra 

Os dados do pedido são importados do Sistema de Gestão do cliente para o Portal do Fornecedor, através do software EDI da EDICOM.

A EDICOM reconhece o destinatário dos pedidos e, quando se tratar de um fornecedor que não seja um interlocutor que possua o EDI, o pedido será transferido para o Portal, notificando o fornecedor através do envio de um e-mail, sobre a disponibilidade de um novo pedido de compra. No corpo do e-mail haverá um link que direcionará o fornecedor diretamente para o Portal.
O fornecedor acede ao portal para visualizar, fazer o download e imprimir seus pedidos.
 

A receção automática das faturas de fornecedores em PDF
 

Através do Portal, o fornecedor poderá emitir a fatura a partir do pedido de comprar rececionado. De uma forma muito simples, o fornecedor deverá preencher os campos do formulário eletrónico, com as informações da fatura, por exemplo: número da fatura, data da fatura etc.
Se necessário, o fornecedor poderá anexar uma representação gráfica da fatura em PDF, bem como assinar as faturas eletronicamente, graças ao serviço de assinatura eletrônica da EDICOM.
Uma vez validada, a fatura será integrada no seu sistema de gestão, automatizando o processo de contabilidade e contas a pagar.

 

Vantagens da automatização da receção de faturas. 

  • Automatização no envio de pedidos: Elimine a necessidade de gerar o Pedido em PDF, imprimir e enviar o documento por correio ou fax. Basta criar o pedido no ERP para que ele seja publicado instantaneamente no Portal, notificando o fornecedor de que há um novo pedido pendente de visualização.
  • Automatização na receção de faturas: Não receba mais as faturas por correio ou e-mail. Pare de fazer o download da fatura para abrir o documento e dar entrada em seu sistema de gestão. Seus fornecedores indicarão o pedido a ser faturado, irão inserir os principais dados que não foram incluídos no pedido e, automaticamente uma fatura será integrada no seu sistema de gestão.
  • Rastreabilidade de todo o fluxo de compra e venda: O processo de relação e validação entre pedido e fatura é muito mais fácil, pois as faturas são geradas a partir dos pedidos publicados no portal.
  • Redução de custos: A redução no tempo de resposta, a eliminação de erros e da utilização do papel, são uma das vantagens obtidas que resultam em um aumento de eficiência nas suas operações e, consequentemente, em uma maior produtividade, reduzindo os custos da gestão de compras.
  • Criação de documentos de acordo com os requisitos legais e técnicos de cada país: A plataforma incorpora serviços de assinatura eletrónica, bem como a custódia legal de documentos durante o tempo legalmente estabelecido. Graças ao Portal do Fornecedor, a comunicação com os parceiros que não possuem uma solução eletrónica de intercâmbio de dados, ocorrerá de maneira fluída, ágil e integrada ao seu ERP, retirando o papel do circuito e a redução dos inúmeros e-mails com as faturas anexadas.

Para mais informações, sem compromisso, contate-nos através do formulário eletrónico.

Saiba mais sobre os potenciais benefícios para a sua empresa.

Contacte um representante da EDICOM.

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