Como automatizar a gestão de contas a pagar (AP) com soluções EDI

A gestão de contas a pagar (Accounts Payable – AP) é uma das tarefas mais complexas da área financeira. Desde a emissão da ordem de compra até ao pagamento da fatura, o processo envolve vários intervenientes, sistemas e documentos. Se ainda geres as tuas contas a pagar de forma manual, é provável que enfrentes erros frequentes, tempos de processamento longos e uma carga administrativa desnecessária.

A automatização do AP através de soluções EDI (Electronic Data Interchange) permite-te digitalizar por completo o processo invoice-to-pay, eliminar tarefas repetitivas, agilizar os fluxos de trabalho e garantir o cumprimento fiscal. 

O que é a automatização de contas a pagar (AP)?

A automatização de contas a pagar, também conhecida como automatização de AP (Accounts Payable Automation), consiste em digitalizar e otimizar todos os processos associados ao ciclo de faturação de fornecedores. Esta automatização substitui tarefas manuais e repetitivas por fluxos de trabalho estruturados e integrados que aumentam a eficiência operacional, reduzem erros e melhoram o controlo financeiro.

Através de soluções baseadas na tecnologia EDI (Electronic Data Interchange), podes automatizar tarefas como o envio de ordens de compra, a receção e validação de faturas, os fluxos de aprovação e a integração com o teu ERP. Esta digitalização do ciclo invoice-to-pay não só aumenta a produtividade, como também reforça o cumprimento fiscal e otimiza o planeamento do fluxo de caixa.

Por que automatizar a gestão de contas a pagar?

À medida que aumenta o volume de faturas e fornecedores, também aumentam os erros, os custos operacionais e os tempos de processamento. Estes desafios tornam-se ainda maiores em ambientes empresariais com várias sedes, operações internacionais ou estruturas complexas. Alguns problemas comuns numa gestão de contas a pagar manual incluem:

• Erros humanos: desde dados duplicados até registos incorretos.
• Processos desconectados: compras, contabilidade e tesouraria trabalham com fluxos desalinhados.
• Diversidade de formatos: faturas em papel, PDF por email, portais diferentes consoante cada fornecedor.
• Falta de rastreabilidade: sem visibilidade nem controlo em tempo real do estado de cada documento.
• Custos operacionais: impressão, digitalização, validação, arquivo.

Como automatizar a gestão de contas a pagar (AP) na tua empresa?

Automatizar não é simplesmente digitalizar. Não basta receber faturas por email. Trata-se de integrar processos, estruturar dados e eliminar a intervenção manual em cada passo. Com a tecnologia EDI, podes transformar uma gestão complexa num fluxo ágil, eficiente e controlado. 

Recomendações-chave para implementar uma solução de automatização de AP:

• Avalia os teus processos atuais: identifica ineficiências, duplicidades ou gargalos.
• Define os teus objetivos: reduzir tempos, minimizar fraudes ou assegurar o cumprimento fiscal.
• Integra tecnologia EDI, automatizando a receção, validação, aprovação e armazenamento de faturas eletrónicas.
• Centraliza os teus fornecedores, utilizando um portal unificado para gerir a receção de faturas, mesmo de fornecedores sem EDI.
• Escolhe soluções escaláveis e flexíveis, que cresçam contigo e se adaptem às tuas necessidades operacionais e regulamentares em diferentes países.
• Garante a segurança, com ferramentas que protejam a informação confidencial.
• Escolhe um fornecedor tecnológico especializado, que compreenda o teu ambiente e te acompanhe em cada fase do processo.
• Capacita os teus fornecedores, informando-os e acompanhando a mudança para facilitar a sua adoção e maximizar os benefícios.

Como funciona o ciclo de contas a pagar (AP) com soluções EDI?

A automatização de contas a pagar com soluções EDI centraliza a receção e gestão de faturas num único ambiente, cumprindo a normativa de cada país. Estas soluções integram-se com o teu ERP, digitalizam o ciclo de aprovisionamento e facilitam a interação com fornecedores, independentemente de utilizarem EDI. O processo automatizado inclui as seguintes fases:

• Publicação da ordem de compra: o ERP ou sistema de gestão gera a ordem e envia-a automaticamente ao fornecedor.
• Emissão da fatura: o fornecedor visualiza a ordem de compra e gera a sua fatura eletrónica através de um portal web ou por integração direta.
• Validação de dados: a fatura é validada automaticamente de acordo com os requisitos técnicos, fiscais e comerciais estabelecidos.
• Aprovação interna: é ativado um fluxo de aprovação que pode ser adaptado à estrutura e hierarquias da empresa.
• Integração e conciliação: uma vez validada e aprovada, a fatura é integrada no sistema contabilístico e inicia-se o processo de pagamento.

Que tarefas de contas a pagar podes automatizar?

Embora cada empresa tenha fluxos de trabalho próprios, existem processos-chave dentro do processo de contas a pagar que podem ser automatizados de forma eficiente. Estas são alguns dos mais comuns:

• Captura de dados de faturas: através de formulários web ou anexando ficheiros PDF para fornecedores não integrados.
• Validação e conciliação automática: ligação das faturas às ordens de compra para verificar a concordância dos dados.
• Fluxos de aprovação personalizados: adaptados à estrutura hierárquica da tua empresa, com diferentes níveis de segurança e validação.
• Gestão financeira e cumprimento normativo: visibilidade dos vencimentos, controlo do fluxo de caixa e cumprimento das regulamentações fiscais.

Benefícios da automatização de AP

Automatizar o processo de contas a pagar traz vantagens significativas em termos de eficiência, cumprimento e poupança de custos. Esta transformação digital não só reduz o esforço operacional, como também gera valor em várias áreas da tua organização. Entre os benefícios mais destacados encontram-se:

• Otimização de processos: os ciclos de aprovação e pagamento são encurtados consideravelmente.
• Rastreabilidade completa: cada fatura pode ser seguida desde a sua origem até à sua contabilização final.
• Maior precisão: redução de erros humanos e deteção de possíveis fraudes.
• Cumprimento fiscal: geração de documentos de acordo com as normas fiscais de cada país.
• Redução de custos: menos processos manuais, menor uso de papel e poupança em armazenamento.
• Escalabilidade global: soluções que se adaptam a operações multinacionais.
• Fortalecimento das relações com fornecedores: pagamentos mais ágeis e processos mais transparentes que melhoram a colaboração.

Automatiza as tuas contas a pagar com a EDICOM

A plataforma SaaS EDI da EDICOM permite automatizar de forma integral a gestão de contas a pagar a partir de um ambiente centralizado, seguro e alinhado com os requisitos técnicos e operacionais da tua empresa. Totalmente integrada com o teu ERP, esta solução otimiza o envio automatizado de ordens de compra, a receção eletrónica de faturas e a configuração de fluxos de aprovação adaptados à tua estrutura organizativa.

Através do seu portal de fornecedores, podes gerir a relação com todos os teus interlocutores, mesmo aqueles que não utilizam EDI, garantindo uma receção padronizada, eficiente e rastreável. A plataforma também incorpora funcionalidades avançadas para a validação e conciliação automática de faturas, bem como o cumprimento das normas fiscais a nível internacional.