Electronic Data Interchange - EDI,  Transformação digital

O que é o e-Procurement? Benefícios e obrigações

eprocurement

A aplicação de uma contratação eletrónica proporciona benefícios importantes tanto para o cliente como para o fornecedor. Em ambos os casos, a redução de custos é uma das principais vantagens que impulsionam a conversão dos processos de contratação e a implementação de soluções que possibilitem o e-Procurement. Além disso, no caso da administração pública, outro benefício fundamental é a transparência.

Entretanto, existem mais benefícios. O e-Procurement possibilita:

  • Otimização de tempo. Os processos em toda a cadeia de abastecimento são simplificados.
  • Diminuição de erros. Tratamento totalmente integrado da comunicação entre os sistemas de informação internos das empresas, permitindo a automatização de processos e a minimização da intervenção humana.
  • Rastreabilidade. A natureza eletrónica do sistema permite saber em tempo real o estado da gestão ao longo do processo (licitação, emissão, cobrança de faturas, etc.)
  • Maior eficiência. Os processos são simplificados e otimizados e a produtividade aumentada.
  • Agilidade nas cobranças.
  • Maior segurança. O sistema aumenta a segurança e a confidencialidade nas comunicações.

O e-Procurement faz parte do Plano de Diretrizes Orçamentárias dos Estados e existem diversas aplicações da contratação eletrónica no setor público. 

Faturação eletrónica

No âmbito europeu, a Diretiva 2014/55/UE propiciou a implementação da faturação eletrónica nos contratos públicos na União Europeia. A diretiva obriga os estados-membros a estabelecer sistemas de faturação eletrónica com base num padrão europeu comum. Com a implementação da norma europeia, a Diretiva 2014/55 cumpre o objetivo de promover a utilização do faturação eletrónica no domínio dos contratos públicos e de contribuir para o desenvolvimento do comércio transfronteiriço.

A fatura eletrónica na administração pública simplifica o cumprimento fiscal e reduz os custos financeiros.

O E-Invoicing é a porta de entrada para um processo mais amplo que envolve a contratação eletrónica no setor público que segue desde a licitação do contrato, passando por cada fase da cadeia de abastecimento, até à faturação e a cobrança do serviço. Um dos exemplos mais ilustrativos é a estratégia de e-procurement implementada pelo British National Health Service (NHS), que estabelece o uso de compras eletrónicas obrigatórias para órgãos do NHS e todos os seus fornecedores.

Conformidade fiscal

A proliferação do comércio eletrónico com a globalização faz com que as empresas aumentem a possibilidade de atuar em diferentes mercados. O cumprimento fiscal e tributário, de acordo com as normas exigidas em cada país, faz parte do e-Procurement.

A maioria dos governos implementou mecanismos para melhorar os processos de controlo tributário, para simplificar procedimentos e automatizar os processos de fiscalização. 

Num ambiente globalizado e com disparidade de sistemas contabilísticos, a padronização é essencial para a deteção rápida e eficaz de fraudes fiscais e, por isso, muitas autoridades fiscais têm implementado sistemas para obterem um maior controlo das informações. Na Europa, destaca-se a utilização do SAF-T (Standard Audit File for Tax). Trata-se de um tipo de ficheiro baseado no padrão XML, utilizado internacionalmente para a troca eletrónica de informações fiscais.

Através deste ficheiro, são recolhidas informações fiáveis que permitem à autoridade fiscal ou ao auditor externo detetar rapidamente qualquer anomalia na contabilidade de uma empresa.

Na Europa, o seu uso é difundido no cumprimento do IVA, mas também noutros dados da contabilidade eletrónica. Atualmente, o SAF-T é utilizado em: Portugal, Hungria, Polónia, Noruega, Lituânia, Luxemburgo, França e Áustria.

A faturação eletrónica no setor privado está a expandir-se com o avanço da digitalização das empresas. A América Latina está bastante avançada na massificação do e-Invoicing no campo B2B. Em países como México, Brasil, Argentina ou Equador, as Autoridades Fiscais estabeleceram um sistema que exige a validação e a autorização da fatura eletrónica como etapa anterior ao envio para o destinatário. Um processo que requer conectividade com o hub da entidade tributária e soluções que assegurem a comunicação em tempo real.

 

Soluções EDICOM alinhadas com e-Procurement

A Global EInvoicing Platform é uma plataforma que permite o envio de faturas eletrónicas para qualquer Administração Pública a partir de uma solução única que assegure que as faturas eletrónicas cumprem os princípios de:

  • Conectividade com os respetivos hubs da Administração Pública.
  • Conformidade: a fatura eletrónica obedecerá sempre aos requisitos técnicos e legais do país em que atua.
  • Adaptabilidade: A plataforma EDICOM assegura a adaptação a qualquer um dos sistemas, padrões e protocolos exigidos por um destinatário.

Global VAT Platform. É uma solução abrangente mais direcionada para as empresas multinacionais. É uma plataforma para comunicação eletrónica B2B2G com capacidades de Electronic Data Interchange (EDI), compliant e-Invoicing e VAT Compliance a nível global.

  • A plataforma está preparada tanto para a declaração eletrónica de IVA como para a faturação eletrónica e qualquer outra comunicação comercial ou fiscal, ou seja, é uma solução totalmente escalonável de acordo com as necessidades da empresa.
  • Trata-se de uma plataforma apta para o cumprimento fiscal em mais de 60 países em todo o mundo, sendo possível centralizar todos os procedimentos numa única solução.
     

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