O que significa paperless? Muito mais do que o fim do papel

O Paperless veio para ficar. Um termo que significa literalmente “menos papel” e que, na prática, implica a desmaterialização e digitalização do papel nas empresas e organizações, tanto no âmbito público como no privado. A digitalização é um fator que confere competitividade, eficiência e produtividade. Deixou de ser uma opção e passou a ser uma necessidade para as empresas.

Benefícios do paperless

A eliminação do papel é, em primeiro lugar, um fator importante para a melhoria do meio ambiente e, em segundo lugar, para minimizar os custos de impressão e armazenamento físico.
Aplicada à gestão de negócios, a transformação digital também implica uma maior eficiência e a redução dos custos derivados da:

• Redução de erros graças à automatização de processos.
• Redução dos tempos de processamento.
• Maior segurança e confidencialidade das operações.

Quando falamos em transformação digital ou paperless, referimo-nos à implementação de tecnologias como o EDI (Electronic Data Interchange). O intercâmbio eletrónico de dados permite realizar uma troca de documentos de forma padronizada entre os sistemas dos intervenientes numa relação comercial. Através da utilização de uma linguagem comum, diferentes sistemas de informação interagem entre si, automatizando a sua integração nos sistemas de gestão interna ou ERP das empresas.
As aplicações da tecnologia EDI são muito diversas e os seus benefícios são maximizados quanto maior for o número de utilizadores que participam no sistema de trabalho (clientes, fornecedores, operadores logísticos, etc.).

Aplicação das soluções EDI

• Sistemas automatizados e integrados. Através do EDI, automatiza-se a geração, o envio e o registo de qualquer transação eletrónica, interagindo com qualquer ERP. Pedidos, avisos de expedição, faturas, inventários, catálogos de preços, etc. são processados sem intervenção humana.
• Faturação eletrónica. A fatura eletrónica ou e-Invoicing constitui uma peça fundamental no processo de transformação digital. A sua utilização é ampliada pelo impulso implícito da sua obrigatoriedade nas relações entre empresas e administração pública (B2G). Porém, devido às suas múltiplas vantagens operacionais (eficiência, redução de custos, automatização de processos, eliminação de erros, redução de tempo...), a Fatura eletrónica tem ganhado espaço nas relações entre empresas (B2B) e cada vez mais as grandes empresas exigem-na aos fornecedores.
• Conformidade fiscal eletrónica. A nível global, as administrações públicas passaram a exigir que as empresas contribuintes realizem determinados procedimentos de forma eletrónica. Diferentes soluções de intercâmbio eletrónico de dados automatizam o processo de geração e declaração de dados de documentos fiscais perante as autoridades competentes, cumprindo também com os requisitos variáveis que devem ser implementados, assegurando o menor impacto possível na atividade da empresa.

O impulso do setor público na digitalização 

A Administração Pública tem desempenhado um papel importante no processo de digitalização das empresas. Por exemplo, com a implementação da faturação eletrónica nos contratos públicos da União Europeia, com a Diretiva 2014/55/EU, que obriga os estados-membros a estabelecerem sistemas de faturação eletrónica baseados na norma europeia comum; ou a tributação eletrónica, muito difundida na América Latina para um maior controlo do sistema tributário com o objetivo de evitar a evasão fiscal. Isso levou a uma legislação que impõe o intercâmbio eletrónico de dados no campo B2G e favoreceu a passagem para o campo B2B.

Enquanto isso, a incidência da transformação digital tem evoluído em ritmos diferentes entre os setores, sendo os setores de logística e de retalho os mais avançados, estimulados pela necessidade de serem mais competitivos num mercado globalizado.
Iniciar um processo de digitalização nas empresas exige planeamento, estratégia e mudança de mentalidade para migrar para um método diferenciado de atuação. Por conseguinte, é importante contar com a assessoria e o apoio de uma empresa especializada no processo.

Uma das principais vantagens das soluções EDI é a escalabilidade. A EDICOM desenvolve projetos de comunicação B2B personalizados, de acordo com a realidade do cliente e as suas necessidades presentes e futuras. Graças a uma infraestrutura tecnológica hospedada na nuvem, nos servidores do fornecedor, os benefícios que podem ser obtidos com o EDI estão a ser complementados, adaptados e incrementados conforme necessário.

Portanto, o ponto de partida para iniciar a digitalização pode ser muito específico e obrigatório, como a fatura eletrónica junto do fornecedor da administração pública ou o cumprimento fiscal. Contudo, o salto para outras áreas de gestão poderá ser realizado de forma faseada. 

Soluções EDI

A EDICOM, fornecedora global de soluções EDI, é especializada na assessoria e implementação de projetos de digitalização em empresas de diversas áreas que operam num cenário multimercado. As soluções EDI da EDICOM têm permitido otimizar e rentabilizar os processos comerciais e operacionais de milhares de empresas.

A EDICOM desenvolveu soluções globais de faturação eletrónica, capazes de operar em ambientes multinacionais e para todos os tipos de empresas, possibilitando até mesmo o envio de faturas eletrónicas para clientes sem solução tecnológica para a sua receção.

EDICOM Global VAT Platform. É uma plataforma de comunicação eletrónica B2B2G com recursos EDI para automatizar a comunicação com as autoridades fiscais, com capacidade de adaptação a diferentes sistemas fiscais locais em todo o mundo.

EDICOMLta (EDICOM Long term archiving) para assegurar um armazenamento eletrónico certificado. A desmaterialização é um processo intrínseco à digitalização. Os documentos eletrónicos devem ser armazenados com segurança e garantia de autenticidade, de modo a que o documento eletrónico tenha a mesma validade que um documento físico. Em muitas ocasiões, o armazenamento eletrónico está sujeito a requisitos legais que variam conforme o país. Com esta solução da EDICOM, esses requisitos também estão assegurados.

O e-procurement é uma peça fundamental da transformação digital das administrações públicas. Analisamos os aspetos-chave para a sua implementação.