Como a tecnologia EDI pode ajudar as empresas do setor da saúde em Portugal

O setor da saúde em Portugal tem uma grande margem para melhorias através da utilização da tecnologia EDI. As empresas que estão tecnologicamente preparadas para enfrentar o desafio da digitalização do sistema de saúde público em Portugal serão as mais bem posicionadas num futuro próximo.

Porquê apostar na tecnologia EDI no setor da saúde? A sua implementação é uma alavanca para a mudança na gestão da cadeia de abastecimento. Os benefícios da otimização dos processos têm um impacto direto no sistema de saúde público, nos fornecedores e utilizadores do sistema. Países como o Reino Unido desenvolveram plataformas eletrónicas de contratação, sendo pioneiros em e-Procurement no setor da saúde.

Situação do EDI no setor da saúde em Portugal

Atualmente, a saúde pública em Portugal ainda mal começou a sua transformação digital. No entanto, espera-se, no âmbito da “Estratégia para a transformação digital da administração pública - Estratégia TIC 2020” e do seu plano de ação de acompanhamento, Portugal Digital, que visa alcançar transformações profundas para garantir a acessibilidade da administração pública e dos serviços públicos. 

A implementação da tecnologia EDI (Electronic Data Interchange) no sistema de saúde pública de Portugal está pouco desenvolvida. É incipiente e, tal como noutros setores, surgiu como resultado da utilização obrigatória da faturação eletrónica entre fornecedores e a administração pública, neste caso, hospitais e centros de saúde que constituem a rede de saúde pública.

Contudo, a cadeia de abastecimento é ampla e existem diferentes escalões e intervenientes nos quais se podem aplicar soluções EDI. Em Portugal, a maioria dos intervenientes desta cadeia não implementaram esta tecnologia nos seus sistemas para muitas das transações que realizam entre fornecedores e clientes. A faturação eletrónica pode ser a porta de entrada para as empresas que tenham iniciado o processo. As vantagens que já tiveram com o e-invoicing são alargadas com novas mensagens EDI.

Intervenientes, funcionamento e melhoria de processos no setor da saúde

No sistema de saúde em Portugal, participa um grande número de intervenientes como clientes e fornecedores: hospitais e centros de saúde; grossistas, laboratórios farmacêuticos, farmácias, etc. Todos eles estão envolvidos no processo de compra e venda de provisões médicas e farmacêuticas. 

Uma grande parte ainda realiza manualmente a maioria das transações nas suas operações diárias, tais como o envio de ordens de compra, faturas, avisos de expedição, alinhamentos de catálogos de produtos, etc. Só no caso dos fornecedores de hospitais e centros de saúde é que enviam faturas eletrónicas porque são obrigados a fazê-lo.

As restantes relações comerciais, tais como as compras por atacado a laboratórios e as suas vendas posteriores a farmácias, poderiam também ser melhoradas com soluções EDI. Noutros países onde a tecnologia EDI está mais desenvolvida no setor da saúde, tornou-se uma ferramenta muito valiosa para o estabelecimento de comunicações comerciais e logísticas eficientes nas quais a segurança e a prontidão são primordiais. 

Mensagens EDI no setor da saúde

Para além da faturação eletrónica, há uma multiplicidade de mensagens no setor da saúde que a sua integração via EDI pode beneficiar e simplificar a gestão da cadeia de abastecimento e a otimização de processos. Um dos pontos mais importantes da integração dos processos de gestão com o EDI é a rastreabilidade de toda a cadeia de abastecimento, o que proporciona um maior controlo das operações, tanto para os fornecedores como para os clientes.

Estas são algumas das principais mensagens EDI que ocorrem na cadeia de abastecimento:

• Purchase order: especifica detalhes dos bens ou serviços encomendados nos termos acordados entre vendedor e comprador.
• Purchase order response: mensagem do vendedor para o comprador, em resposta a uma mensagem de encomenda ou pedido de alteração à nota de encomenda.
• Dispatch advice: especifica detalhes dos bens enviados ou prontos para envio nas condições acordadas.
• Receiving advice: notifica se o que é recebido corresponde ao que foi inicialmente encomendado, permitindo a visibilidade de discrepâncias e a antecipação de rejeições ou aceitações de mercadoria para agilizar o processo.
• Invoice: documenta um pagamento por bens ou serviços fornecidos nas condições acordadas entre vendedor e comprador.
• Inventory report: permite conhecer o estado das mercadorias nas instalações dos seus clientes.
• Price Catalogue: informa a listagem detalhada de produtos que uma empresa oferece para venda.

Benefícios do EDI no setor da saúde

• Maior segurança para os pacientes. A tecnologia EDI aumenta a segurança e a confidencialidade nas comunicações. Além disso, graças à informação atualizada, evitam-se erros e facilita-se a utilização de medicamentos com instruções mais específicas.
• Otimização de processos. Graças à rastreabilidade eletrónica dos artigos, melhora-se o controlo e a gestão de stocks.
• Poupança de custos. As poupanças derivam de várias funcionalidades do EDI, tais como a automatização de processos que aumentam a produtividade, a eliminação ou redução drástica de erros, bem como a eliminação do papel.
• Redução dos prazos de receção e entrega das mercadorias, o que é fundamental quando se trata de pacientes. 

Como a tecnologia EDI pode ajudar os interlocutores do setor da saúde em Portugal

A gestão da cadeia de fornecimento no setor da saúde é uma das mais complexas e exige tecnologias eficazes para se ligar eletronicamente à multiplicidade de partners no setor da saúde. A EDICOM oferece uma plataforma EDI capaz de ligar hospitais, centros de saúde, laboratórios, farmácias ou qualquer outro fornecedor do setor da saúde em Portugal.

Através da plataforma EDI para o setor da saúde, é possível: 

• Automatizar e integrar o envio e a receção de grandes volumes de dados e documentos eletrónicos EDI para otimizar processos.
• Centralizar as comunicações com todos os partners do setor numa única solução.
• Emitir faturas eletrónicas legais adaptadas à legislação em vigor nos países em que opera.
• Projetos de onboarding de fornecedores para os integrar na plataforma de comunicações. Graças a este projeto, 100% das encomendas dos clientes podem ser recebidas eletronicamente. Promovendo modelos de troca eletrónica de dados EDI com os seus clientes, integrando as encomendas no seu sistema de gestão através da captura de dados a partir de aplicações web acessíveis aos seus clientes através da Internet.

Além disso, esta plataforma EDI é capaz de se adaptar tanto ao processo de digitalização do sistema de saúde pública de Portugal como às necessidades de cada cliente, graças à escalabilidade da solução e ao seu desenvolvimento na nuvem.