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Automatização de contas a pagar - Automated Payable

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A faturação eletrónica baseada em tecnologia EDI (Electronic Data Interchange) permite automatizar gestões contabilísticas e administrativas. Através de soluções de faturação eletrónica é possível a automatização das operações de contas a pagar, Account Payable, e de contas por cobrar, Account receivable, de forma integrada no ERP da empresa com 100% dos seus interlocutores.

A gestão das faturas envolve tarefas repetitivas que requerem tempo e implicam um volume considerável de trabalho e de recursos, no entanto, são de baixo nível estratégico. A digitalização está a mudar os processos e a proporcionar novos sistemas de gestão mais eficientes.

 

O que são os processos Account Payable e Account Receivable?

Ambos os casos envolvem tarefas fundamentais que asseguram o equilíbrio financeiro da empresa.

Account Payable (AP) contas a pagar, pressupõe gerir as faturas recebidas dos fornecedores, comprovar que estão corretas, processá-las e pagá-las.

Account Receivable (AR) é a gestão das cobranças. Uma parte fundamental é a criação e o envio das faturas dos clientes privados ou administrações públicas para, posteriormente, proceder à sua cobrança.

Graças à tecnologia EDI, é possível a automatização de todos os processos quer de emissão como de receção para a sua integração no ERP da empresa.

 

Uma solução para o ciclo integral das faturas

A plataforma global de faturação da EDICOM dá resposta ao processo integral das faturas, simplificando os processos de emissão e receção de e-invoicing em ambientes multinacionais. Tem capacidade para gerir quer o ciclo do Account Payable como do Account Receivable.

A solução integra-se no sistema de gestão do cliente ou ERP para o intercâmbio de documentos e mensagens normalizados entre as partes de uma relação comercial. No caso das faturas, o módulo estabelece as conexões com o sistema interno para integrar a emissão e a receção das faturas.

Account Receivable

Permite automatizar as mensagens EDI a partir de registos gerados diretamente no ERP da empresa. No processo de envio de faturas para os clientes, a solução transforma as estruturas de dados nos padrões requeridos (EDIFACT, X12, PEPPOL, UBL, ODETTE, XML EDI), especificações técnicas e legais de cada país; além disso, implementa a assinatura digital. Isso significa que estamos perante uma solução compliance.

Account Payable 

A plataforma de faturação recebe as faturas dos fornecedores e valida-as de acordo com as especificações técnicas e legais de cada país em que opera a empresa recetora. Através de processos avançados de transformação de dados, as faturas eletrónicas recebidas são adaptadas para dados estruturados e integradas no sistema de gestão de contas por pagar do cliente.

 

Garantia de conectividade

A plataforma global da EDICOM trabalha com EDI integrado na nuvem em modo SaaS, estabelece vínculos com qualquer ERP do mercado e com todas as aplicações de gestão que intervêm no intercâmbio eletrónico de dados entre os sócios.

A EDICOM oferece uma conectividade segura através da sua VAN Rede EDICOMNet. Trata-se de um serviço integral para a transmissão de dados críticos em ambientes B2B. A sua principal vantagem é tratar-se de uma rede que assegura a interoperabilidade global, graças a acordos de interligação com as principais VAN internacionais. Trabalhar através desta rede de valor acrescentado simplifica o intercâmbio de mensagens estruturadas entre partners de forma segura e imediata.

 

Soluções de faturação fora do cenário EDI Integrado

A EDICOM oferece diferentes soluções para gerir a automatização de contas a pagar- Automated Payable, incluindo quando os fornecedores não trabalham com tecnologia EDI.

O portal de fornecedores (EDI web portal) é uma plataforma de receção de faturas. É uma solução web EDI integrada no sistema de gestão da empresa para enviar automaticamente ordens de compra para os seus fornecedores e receber faturas em formato eletrónico.

A solução EDI Web Portal reconhece os fornecedores que não dispõem de uma solução EDI e publica automaticamente as ordens de pedido no portal, informando o fornecedor da disponibilidade de novos pedidos. O fornecedor recebe um e-mail a avisar sobre o pedido e pode consultá-lo no portal web. O sistema oferece uma rastreabilidade do estado do pedido, o que pressupõe um controlo permanente do estado da tramitação dos pedidos.

O fornecedor, através do portal web, pode gerar de forma automatizada a fatura a partir da ordem de compra recebida. Este registo tem em conta os dados do pedido original, simplificando a sua emissão e facilitando o posterior cotejo com o pedido para a sua integração automática na aplicação de contas a pagar da empresa.

Com esta solução tecnológica, a EDICOM tornou possível um novo modelo de gestão de compras que automatiza e integra todo o ciclo das transações comerciais com 100% dos interlocutores.

 

Vantagens da automatização de contas a pagar- Automated Payable

  • Rapidez. O envio dos pedidos produz-se em tempo real, reduzindo os tempos de resposta por parte do fornecedor. 
  • Automatização das gestões de compra desde a ordem de compra até ao pagamento a fornecedores.
  • Fluxos personalizados graças à escalabilidade da solução que permite implementar novas mensagens como a confirmação de receção de pedidos ou os avisos de expedição.
  • Controlo e rastreabilidade do envio e do estado dos pedidos por parte dos seus fornecedores.
  • Melhor gestão e poupança de custos. Graças à automatização dos processos consegue-se a redução dos tempos, a redução dos erros e, em última instância, uma poupança de custos graças à maior eficiência de todo o processo de gestão de compras.
  • Integração de fornecedores. O portal de fornecedores permite a integração total de fornecedores que não trabalhem com soluções EDI.

Saiba mais sobre os potenciais benefícios para a sua empresa.

Contacte um representante da EDICOM.

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