Como automatizar as faturas de fornecedores

Automatizar as faturas de todos os fornecedores de uma empresa é possível com soluções de tecnologia EDI (Electronic Data Interchange). A automatização da gestão das faturas recebidas é uma das prestações mais vantajosas porque melhora a eficiência do processo com poupança de tempo e eliminação de erros. 

Para as empresas com um volume elevado de transações comerciais, a digitalização dos processos é uma peça fundamental. A EDICOM é especialista em soluções EDI e no desenvolvimento de serviços que permitem integrar os diferentes fluxos de trabalho e os agentes que interagem no ecossistema da empresa.

Como podemos automatizar as faturas de fornecedores? 

EDI integrado

Através de soluções de EDI integrado, ou seja, soluções que se integram com o sistema de gestão da empresa ou ERP e que automatizam o tratamento das mensagens EDI a partir dos registos gerados diretamente no ERP. As comunicações automatizam-se sempre que se recebe uma transação de um interlocutor para a sua integração no sistema. 

Uma das maiores vantagens desta solução é a sua escalabilidade. Embora neste artigo nos centremos na automatização das faturas de fornecedores, as prestações das soluções EDI podem ser ampliadas para gerir a troca de documentos, dados e mensagens com qualquer interlocutor público ou privado.

Como se automatizam as faturas de fornecedores com EDI integrado? A plataforma global de faturação da EDICOM recebe as faturas recebidas dos diferentes fornecedores com soluções EDI. Realiza uma validação prévia da e-invoicing de acordo com as especificações técnicas e legais do país em que a empresa beneficiária opera.

As faturas eletrónicas recebidas conformes são mapeadas para as transformarem em dados estruturados que são automaticamente integrados no sistema de gestão de contas a pagar do cliente.

As soluções integradas de EDI funcionam em modo SaaS, (Software as a Service) é um sistema de serviços de software na nuvem. Com esta modalidade, o utilizador acede às aplicações contratadas a terceiros pela Internet. O software não está instalado fisicamente no suporte do cliente. Tanto as aplicações como os dados do utilizador estão alojados num servidor externo.

No caso do serviço que a EDICOM oferece, esta é uma nuvem privada desenvolvida e gerida pela EDICOM, que implementa todas as aplicações e os recursos de gestão necessários para garantir uma troca ininterrupta de todas as suas transações EDI.

As principais vantagens do EDI Integrado são:

• Automatização: Emissão e receção automáticas de documentos EDI a partir do ERP. A plataforma estabelece ligações com o ERP, o CRM e todas as aplicações de gestão envolvidas na troca eletrónica de dados com os seus parceiros.
• Poupança de custos graças à redução de erros, ao encurtamento dos tempos de resposta, à melhoria do planeamento que permite a redução dos stocks e à otimização da gestão da ou das áreas para as quais a solução de IEDI é implementada. 

Portal de fornecedores

Para a automatização das faturas, a solução oferecida pela EDICOM é o seu serviço de Portal de Fornecedores. É uma solução web EDI integrada no sistema de gestão da empresa para enviar automaticamente ordens de compra para os seus fornecedores e receber faturas em formato eletrónico. A partir das próprias encomendas enviadas pela empresa, o fornecedor gera a fatura e envia-a ao cliente. 

As vantagens deste sistema são:

• Simplifica o processo de emissão da fatura eletrónica porque são utilizados os mesmos dados da encomenda.
• Simplifica a verificação da fatura com a encomenda para a sua integração automática na aplicação de contas a pagar. 

O Portal de Fornecedores da EDICOM é um serviço que permite à empresa que o implementa integrar 100% dos seus fornecedores, tenham ou não soluções EDI. Esta prestação é muito interessante porque a empresa pode continuar a manter as vantagens do EDI sem renunciar ao serviço de pequenas e médias empresas que, pelo volume de transações comerciais, não lhes é rentável assumir este tipo de soluções.

Como funciona? A solução EDI Web Portal reconhece os fornecedores que não dispõem de uma solução EDI e publica automaticamente as ordens de pedido no portal, informando o fornecedor da disponibilidade de novos pedidos. O fornecedor recebe um e-mail a avisar sobre o pedido e pode consultá-lo no portal web. O sistema oferece uma rastreabilidade do estado do pedido, o que pressupõe um controlo permanente do estado da tramitação dos pedidos.

Após o processamento da encomenda, o fornecedor volta a aceder ao portal EDI e, com base na encomenda, procede à emissão da fatura utilizando os ecrãs de introdução de dados.

A solução EDI Web Portal é totalmente segura. Todo o fluxo de comunicações e os processos de integração realizam-se através de redes privadas de troca eletrónica de dados como a EDICOMNet e protocolos seguros adaptados à natureza destas transações.

Fluxo completo para a gestão de compras 

A automatização das faturas através do Portal de Fornecedores é uma parte das prestações desta solução que pode processar todo o ciclo de compra no âmbito B2B, a partir do momento em que a encomenda é gerada no sistema de gestão. 

Além de encomendas, o cliente promotor da plataforma EDI pode implementar outras mensagens para informar os seus fornecedores de stocks e dados logísticos do produto disponível nos seus pontos de venda ou armazéns (INVRPT), ou emitir avisos de receção de mercadoria sempre que esta chegar ao seu destino (RECADV).

Da mesma forma, o fornecedor pode enviar mensagens como o aviso de expedição (DESADV) para informar o cliente de que uma mercadoria sai do armazém do fabricante, ou o catálogo de produtos (PRICAT) com informação sobre os mesmos, detalhes, preços, etc., entre outras.

O Portal de Fornecedores da EDICOM adapta-se aos diferentes setores de produção (saúde, logística, retail, automóvel, etc.). Neste sentido, uma prestação interessante é que permite catalogar os diferentes fornecedores em função das suas características e configurar diferentes fluxos de documentos, adaptados às particularidades da relação com o promotor do portal.
 

Em suma, com o Portal de Fornecedores da EDICOM, a empresa promotora beneficia de:

• Rapidez. O envio dos pedidos produz-se em tempo real, reduzindo os tempos de resposta por parte do fornecedor. 
• Automatização das gestões de compra desde a ordem de compra até ao pagamento a fornecedores.
• Fluxos personalizados graças à escalabilidade da solução que permite implementar novas mensagens como a confirmação de receção de pedidos ou os avisos de expedição.
• Controlo e rastreabilidade do envio e do estado dos pedidos por parte dos seus fornecedores.
• Melhor gestão e poupança de custos. Graças à automatização dos processos consegue-se a redução dos tempos, a redução dos erros e, em última instância, uma poupança de custos graças à maior eficiência de todo o processo de gestão de compras.
• Integração de fornecedores. O portal de fornecedores permite a integração total de fornecedores que não trabalhem com soluções EDI.

O Portal de Fornecedores faz parte de uma solução global para a integração dos interlocutores de uma empresa. Tal como o Portal de Fornecedores, a EDICOM desenvolveu o Portal de Clientes que facilita a integração de clientes B2B sem solução EDI, bem como de clientes finais ou consumidores. Estabelece fluxos unidirecionais para o envio de transações principais, como as faturas, encomendas e outros documentos.