Como automatizar a gestão de contas a pagar

A gestão de contas a pagar é uma das funções dos departamentos de contabilidade com um processo mais tedioso. Trata-se de uma parte delicada da relação da empresa com os seus fornecedores, pois os tempos de cobrança são tão importantes para o fornecedor como para o cliente é a entrega do produto ou serviço no prazo estabelecido. 

A implementação de uma solução para digitalizar e automatizar as contas a pagar oferece muitas vantagens e pressupõe um só inconveniente: as reservas em relação à mudança nos processos internos das empresas, especialmente nas organizações que ainda não apostaram na digitalização. Para superar as reservas em relação à mudança, é essencial analisar o processo que envolve a gestão de contas a pagar, desde que se realiza a ordem de compra até se efetuar o pagamento da fatura, do ponto de vista de recursos e tempos, sem descartar erros, perdas de documentos, etc., que ocorrem facilmente nos processos manuais.

Que problemas derivam da receção de faturas de fornecedores? 

Lidar com um elevado volume de documentos físicos de diferentes fornecedores pressupõe fazer face às dificuldades derivadas da sua gestão. Desde que se emite a ordem de compra até se efetuar o pagamento, geram-se diferentes documentos (guias de remessa, faturas), que devem ser processados manualmente. Esta parte do backoffice pode envolver vários departamentos (compras, contabilidade) que devem receber, comparar, registar, transferir, etc. as faturas. Em todo esse processo há que assumir:

• Erros. A gestão manual aumenta sempre a probabilidade de cometer erros relativamente à automatização.
• Tempos mais longos.
• Disparidade de formatos, canais de comunicação, dados das faturas e compliance. 
• Armazenamento. Toda a documentação deve ser armazenada corretamente em formato digital, tratando-se de faturas em PDF, por exemplo, ou físico. Isso também implica tempo, espaço e gastos em papel. 

Como automatizar a gestão de contas a pagar?

A tecnologia facilita a otimização dos processos de gestão internos das empresas. Sobretudo, todas as soluções criadas a partir de EDI (Electronic Data Interchange) permitem a digitalização e automatização dos fluxos de informação e documentos. No caso das contas a pagar, a tecnologia baseada no intercâmbio eletrónico de dados simplifica e agiliza uma gestão complexa. 

Para iniciar a mudança de gestão das contas a pagar para uma solução digital é recomendável:

• Analisar a situação atual e avaliar as vantagens da mudança em termos quantitativos e qualitativos.
• Contar com um fornecedor tecnológico especializado que ofereça soluções adequadas que integrem os diferentes fluxos de trabalho e os agentes que interagem no ecossistema da empresa.
• Apostar em soluções tecnológicas escaláveis que facilitem a evolução segundo as necessidades da empresa.
• Realizar pedagogia junto dos fornecedores, pois alguns podem ser pequenas empresas com um baixo volume de faturas que não dispõem de uma solução integrada para o intercâmbio eletrónico de dados e veem com reservas a ferramenta. Neste ponto é muito importante transmitir as vantagens da otimização de contas a pagar através de soluções digitais. 

Portal de fornecedores para a automatização da gestão de contas a pagar

A EDICOM desenvolveu o portal de fornecedores para a automatização da gestão de contas a pagar. Trata-se de uma solução centralizada e escalável para a receção de faturas de fornecedores em diversos países conforme os requisitos legais e através de um único ambiente de gestão. Esta ferramenta é válida tanto para fornecedores com solução EDI como para aqueles que não dispõem de uma solução integrada. 

A plataforma permite a publicação automática das ordens de compra que são geradas no ERP da empresa. Os fornecedores são notificados por e-mail, sendo informados de que têm documentos pendentes para rever. Após acederem à plataforma, podem ver, imprimir e transferir os pedidos, além de poderem gerar e enviar as faturas pelo mesmo canal, integrando-se no ERP da empresa. 

Funcionamento do portal de fornecedores

A empresa que implementa a solução procede ao envio da ordem de compra de forma automática para o seu fornecedor.

1. Os dados da ordem de compra são importados a partir do sistema de gestão do cliente para o portal de fornecedores da EDICOM.
2. A EDICOM reconhece o destinatário dos pedidos. Na eventualidade de o fornecedor não ser um interlocutor EDI, a ordem é transferida para o portal e procede-se à notificação do fornecedor sobre a disponibilidade de uma ordem de compra através de um e-mail com acesso direto. O fornecedor acede ao portal onde pode ver, transferir e imprimir os seus pedidos.
3. No portal, o fornecedor pode gerar as faturas a partir dos pedidos recebidos. De forma muito simples, através de formulários web muito intuitivos, o fornecedor preenche as informações das faturas, necessárias para a gestão de contas a pagar (número de fatura, data da fatura, etc.).
4. Se for necessário, o fornecedor pode anexar uma representação visual da sua fatura em PDF.
5. As faturas, depois de validadas, integram-se no sistema de gestão de contas a pagar, automatizando os processos de cassação e contabilização.

Benefícios do portal de fornecedores: da ordem de compra ao pagamento de faturas

A digitalização e a automatização das contas a pagar poupa tempo, aumenta a eficiência financeira da empresa e reforça as relações de confiança entre clientes e fornecedores.

• Automatização do envio de pedidos. Enviar uma ordem de compra já não requer gerar uma representação visual do pedido para o seu envio por e-mail ou por fax. Basta registá-la no ERP para que instantaneamente seja publicada no portal e notificada aos fornecedores.
• Simplifica o processo de emissão da fatura eletrónica porque se utilizam os mesmos dados da ordem de compra.
• Automatização da receção de faturas. Não tem de receber as faturas por correio postal. Nem sequer por e-mail. Não tem de as transferir, abrir e registar no seu sistema de gestão. Os seus fornecedores indicam o pedido a faturar, registam os dados-chave não incluídos na ordem e, automaticamente, recebem uma fatura que é integrada na sua gestão.
• Rastreabilidade de todo o fluxo de compra - venda. O processo de cassação é muito mais simples, com a geração das faturas a partir das ordens de compra publicadas no portal.
• Simplifica o cotejo da fatura com a ordem de pedido para a sua integração automática na aplicação de contas a pagar.
• Compliance. Geração dos documentos em conformidade com os requisitos legais e técnicos de cada país. A plataforma incorpora serviços de assinatura digital, assim como de custódia legal dos documentos durante o período de tempo legalmente estabelecido.
• Poupança de custos. A redução dos tempos de resposta, a eliminação de erros e do uso de papel… As vantagens obtidas resultam num aumento da eficácia das suas operações e, consequentemente, numa maior produtividade que reduz os custos da sua gestão de compras.