Faturação eletrónica no Quénia: como cumprir com a regulamentação

A Kenya Revenue Authority (KRA) estabeleceu a faturação eletrónica como obrigatória para todos os contribuintes registados no Imposto sobre o Valor Acrescentado (IVA). Para garantir a rastreabilidade e autenticidade de cada operação comercial, o governo implementou o Tax Invoice Management System (TIMS), um modelo avançado de fiscalização em tempo real.  

O que é o TIMS e como funciona a faturação eletrónica no Quénia?

O Tax Invoice Management System (TIMS) é a plataforma oficial para o controlo da faturação eletrónica no Quénia. Através desta solução, a KRA exige que cada transação comercial realizada por empresas registadas no IVA seja comunicada em tempo real à administração fiscal.

O TIMS baseia-se em dispositivos eletrónicos de controlo fiscal conhecidos como Electronic Tax Registers (ETR) ou Unidades de Controlo, que se integram com os sistemas de faturação das empresas. Estes equipamentos validam, assinam digitalmente, encriptam e transmitem imediatamente a informação de cada fatura à KRA.

Requisitos da KRA para os contribuintes

Para cumprir com a fatura eletrónica no Quénia, deve ter em conta vários requisitos impostos pela KRA (Autoridade Tributária do Quénia):

• Dispor de um dispositivo TIMS certificado: É imprescindível possuir um Electronic Tax Register (ETR) atualizado, conhecido como Unidade de Controlo Fiscal, integrado no seu sistema de faturação. Este dispositivo, aprovado pela KRA, é responsável por validar, assinar digitalmente, encriptar e enviar cada fatura eletrónica à autoridade tributária em tempo real. 
• Incluir os dados obrigatórios em cada fatura eletrónica: As novas faturas eletrónicas devem conter certos campos obrigatórios para serem válidas. Entre eles estão o número de identificação fiscal do comprador, o número de série da Unidade de Controlo (ETR) utilizada, o número único de fatura atribuído e um Código QR gerado pelo sistema. Estes elementos permitem à KRA e ao destinatário verificar a autenticidade da fatura. Além disso, a assinatura eletrónica de cada fatura é obrigatória, garantindo a integridade e a não alteração do documento original.
• Conservação de registos eletrónicos: Deve armazenar as faturas eletrónicas durante pelo menos 5 anos em formato digital, cumprindo a legislação fiscal.

Cronograma de obrigatoriedade da fatura eletrónica no Quénia

A implementação do TIMS foi realizada de forma escalonada entre 2021 e 2022, com um período de transição para a adaptação dos contribuintes. Desde 30 de novembro de 2022, o uso da fatura eletrónica através do sistema TIMS é obrigatório para todas as empresas registadas no IVA.

O incumprimento desta normativa pode resultar em sanções económicas e medidas legais, pelo que é fundamental dispor de uma solução que garanta o cumprimento normativo de forma automatizada.

EDICOM: Solução global de faturação eletrónica

A experiência do Quénia com o modelo TIMS reflete uma tendência global cada vez mais consolidada: a transição para ambientes fiscais digitais e automatizados. Neste cenário, as empresas que operam em diferentes mercados enfrentam o desafio de se adaptar a regulamentações locais diversas, cada uma com os seus próprios requisitos técnicos e legais. Perante esta complexidade, dispor de uma solução tecnológica centralizada e flexível torna-se um fator chave de competitividade e eficiência.

A EDICOM responde a esta necessidade através de uma plataforma global de faturação eletrónica concebida para gerir, de forma unificada, os processos fiscais em mais de 80 países. Graças à sua arquitetura escalável e ao seu enfoque cloud, a solução permite integrar a emissão, validação, assinatura e arquivo de faturas eletrónicas a partir de um único ambiente, adaptado às especificações normativas de cada administração tributária. Isto simplifica significativamente a operação das empresas, eliminando a necessidade de manter sistemas independentes para cada região.

Além disso, a solução da EDICOM é atualizada continuamente para garantir o cumprimento legal perante qualquer mudança regulatória, o que proporciona tranquilidade e segurança jurídica às organizações. Esta capacidade de adaptação, juntamente com um elevado nível de automatização, permite reduzir erros, acelerar os ciclos de faturação e otimizar os recursos destinados à gestão tributária.