Como cumprir o ficheiro SAF-T em Portugal

O SAF-T (Standard Audit File for Tax) é um ficheiro eletrónico utilizado internacionalmente para a transmissão de dados fiscais e contabilísticos. Em Portugal, a sua implementação é fundamental para melhorar o controlo fiscal, aumentar a transparência e simplificar o cumprimento das obrigações fiscais.

O que é o SAF-T?

O SAF-T (Standard Audit File for Tax) é um ficheiro eletrónico baseado no formato XML, concebido para facilitar o intercâmbio de informações fiscais e contabilísticas entre as empresas e as autoridades fiscais. O seu principal objetivo é normalizar os dados fiscais para permitir uma revisão mais eficiente e precisa das transações, garantindo a transparência nos processos contabilísticos. Ao normalizar as informações, as autoridades fiscais podem supervisionar e auditar as operações das empresas de forma mais eficaz, contribuindo para a luta contra a fraude fiscal.

Este ficheiro compila um conjunto de registos que incluem informações sobre faturação, contabilidade e outros movimentos financeiros, estruturados de forma a facilitar a análise por parte das autoridades fiscais ou dos auditores externos. O seu formato normalizado e flexível permite que os governos o adaptem aos seus sistemas de declaração de impostos para efeitos de auditoria ou apresentação de declarações fiscais.

Quadro jurídico do ficheiro SAF-T em Portugal

O ficheiro SAF-T em Portugal é regulado por um conjunto de normas que obrigam as empresas a apresentar a sua informação fiscal e contabilística em suporte digital. O Código do Imposto sobre o Valor Acrescentado (CIVA) introduz a obrigatoriedade do ficheiro SAF-T, enquanto a Portaria n.º 321-A/2007 estabelece os requisitos técnicos, incluindo a estrutura em formato XML para assegurar a normalização dos dados. 

Além disso, a Portaria n.º 31/2019 estabelece os requisitos específicos para a apresentação do SAF-T contabilístico à Autoridade Tributária e Aduaneira (AT), e o Decreto-Lei n.º 198/2012 detalha as obrigações relacionadas com a faturação e comunicação dos documentos de transporte em formato SAF-T. Estas normas constituem o quadro legal que obriga as empresas a operar em Portugal a cumprir com a geração e envio do ficheiro SAF-T.

Como funciona o ficheiro SAF-T em Portugal?

Em Portugal, o ficheiro SAF-T é obrigatório para as empresas que realizem atividades comerciais com sede ou gestão efetiva em território português. Isto inclui todas as entidades sujeitas a IVA, independentemente da sua dimensão, que devem apresentar as suas informações fiscais e contabilísticas em formato digital.

A Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) em Portugal reconhece três tipos de ficheiros SAF-T, cada um com funções específicas:

• SAF-T de faturação: Recolhe todas as informações relacionadas com a faturação e as vendas, incluindo os dados relativos à declaração de IVA. Deve ser apresentado até ao dia 5 de cada mês. 
• SAF-T contabilístico: Detalha os movimentos contabilísticos da empresa, incluindo registos de artigos, clientes, fornecedores e regimes de IVA. É utilizado para apresentar à AT declarações mensais ou anuais de informações contabilísticas.
• SAF-T de documentos de transporte: Inclui os detalhes dos documentos relacionados com o transporte de mercadorias. A sua apresentação é obrigatória antes do início de qualquer movimento de bens, permitindo às autoridades supervisionar a circulação de produtos em território português.

O processo de apresentação do SAF-T implica a geração automática do ficheiro em formato XML a partir dos sistemas de gestão da empresa, em conformidade com as normas estabelecidas. O ficheiro deve ser enviado à AT de acordo com o período contabilístico, seja mensal ou anual, cumprindo os prazos estabelecidos pela legislação fiscal em vigor em Portugal.

Requisitos técnicos para a geração do ficheiro SAF-T

O ficheiro SAF-T deve ser gerado em formato XML seguindo as especificações técnicas estabelecidas pela Portaria n.º 321-A/2007, o que garante a normalização e legibilidade dos dados. Para cumprir estes requisitos, as empresas devem utilizar um software certificado pela Autoridade Tributária e Aduaneira (AT), que permita gerar o ficheiro de acordo com as normas definidas. 

Além disso, a automatização é fundamental no processo de geração e envio do ficheiro SAF-T. As empresas devem garantir que os seus sistemas de gestão estão integrados com software que facilite a captura automática de dados contabilísticos e fiscais, e que estes são apresentados corretamente dentro dos prazos estabelecidos pela regulamentação em vigor.

EDICOM, solução certificada para cumprir o SAF-T Portugal

A solução da EDICOM para a gestão do ficheiro SAF-T em Portugal está auditada e certificada pela Autoridade Tributária e Aduaneira (AT), cumprindo os requisitos técnicos das Portarias n.º 363/2010 e 340/2013. Esta regulamentação estabelece os critérios de certificação de software de faturação, garantindo que a solução da EDICOM cumpre as normas de segurança e conformidade para gerar, assinar e enviar ficheiros SAF-T automaticamente. 

Para além de garantir a conformidade regulamentar, a solução da EDICOM permite integrar diretamente a geração do ficheiro SAF-T nos sistemas de gestão das empresas. Isto automatiza tanto a emissão como o envio dos ficheiros à AT, reduzindo erros e facilitando o cumprimento dos prazos estabelecidos pela legislação. Inclui também serviços como o armazenamento seguro dos documentos, garantindo a integridade e a acessibilidade dos ficheiros a longo prazo.