Pontos-chave sobre a declaração SAF-T de Portugal

O controlo fiscal e a luta contra a fraude são duas das principais motivações das administrações tributárias de todo o mundo para incentivar a implementação de sistemas eletrónicos para a troca de informação. É por isso que o ficheiro SAF-T se tornou numa norma cada vez mais disseminada para a recompilação de dados contabilísticos e de faturação. Portugal foi pioneiro na Europa na sua implementação com uma aplicação versátil com diferentes tipos de SAFT PT.

O que é o SAF-T?

SAF-T (Standard Audit File for Tax) é um tipo de ficheiro baseado no padrão XML que é utilizado internacionalmente para o intercâmbio eletrónico de informação fiscal. É uma ferramenta que compila toda a informação fiscal e contabilística de uma empresa num período concreto. E serve para que a autoridade fiscal ou um auditor externo tenham este compêndio de dados, em formato eletrónico, para a análise ou elaboração de lançamentos contabilísticos, declarações fiscais, etc.

Trata-se de um ficheiro gerado a partir de um conjunto predefinido de registos contabilísticos, que é exportado com facilidade e independentemente do software utilizado. Por isso, uma das grandes vantagens deste sistema é a standardização, que permite uma deteção rápida e eficaz da fraude fiscal, mais difícil de ocultar até num ambiente globalizado com uma disparidade de sistemas contabilísticos.

Os benefícios de trabalhar com o SAF-T são, entre outros: a segurança, a simplificação dos procedimentos, a redução de custos administrativos, a legibilidade dos dados independentemente do sistema de onde procedem, graças à standardização do formato. Como consequência, consegue-se um maior controlo da informação.

Por isso, muitas as autoridades fiscais na Europa implementaram este sistema. O seu uso está muito disseminado no cumprimento do IVA, mas também noutros dados de contabilidade eletrónica. Atualmente, utilizam o SAF-T em: Portugal, Hungria, Polónia, Noruega, Lituânia, Luxemburgo e Áustria.

SAF-T em Portugal

Portugal é um dos países europeus com maior experiência na aplicação de ficheiros SAF-T. Este sistema de comunicações começou em 2008, mas só em 2013, com uma mudança legislativa, é que o seu uso se massificou com a obrigação das empresas comunicarem neste formato as suas faturas e os documentos de transporte. A partir desse momento, todas as empresas portuguesas tiveram de adaptar progressivamente os seus ERP e gerar canais de comunicação automáticos com a Autoridade Tributária e Aduaneira (AT).

A autoridade fiscal portuguesa reconhece três tipos de ficheiros SAF-T, na versão portuguesa SAFT-PT: Fiscal, de contabilidade e documentos de transporte.

SAFT-PT de contabilidade eletrónica

O ficheiro de contabilidade recompila toda a informação necessária para facilitar a declaração da Informação Comercial Simplificada / Declaração Anual de Informação Contabilística e Tributária através de meios eletrónicos. Esta declaração pode ser mensal ou anual. O ficheiro SAF-PT de contabilidade deve incluir os seguintes campos de controlo: Listagem de artigos, clientes e fornecedores; regimes de IVA; movimentos contabilísticos e tabela de contas.

Devem emitir ficheiros SAFT-PT de contabilidade empresas privadas ou públicas que desenvolvam atividades comerciais, industriais ou agrícolas, com sede ou gestão efetiva em território português.

Declaração eletrónica de IVA ou SAFT-PT de faturação

As autoridades lusas impõem que as faturas e notas de entrega sejam geradas de forma sequencial e passem por um processo de encriptação onde se implementam a assinatura eletrónica, os dados da fatura anterior e os sistemas de controlo do processo de geração do ficheiro. A declaração eletrónica de IVA em formato SAFT-PT, deve realizar-se antes do dia 25 de cada mês.

Documentos de transporte eletrónicos

Em Portugal, os sujeitos passivos de IVA têm a obrigação de comunicar à Autoridade Tributária e Aduaneira do país os documentos de transporte antes do movimento das mercadorias.

EDICOM, solução certificada de SAF-T em Portugal

Trabalhar com ficheiros SAF-T traz muitos benefícios, mas a implementação do sistema também requer o uso de um software certificado e o desenvolvimento interno para automatizar a captação dos dados que configuram o ficheiro SAF-T. É necessário incluir mecanismos de verificação como a assinatura eletrónica, além de cumprir prazos de armazenamento seguro.

A solução da EDICOM para a faturação eletrónica e os documentos de transporte foi auditada e certificada pela Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) de Portugal, de acordo com os requisitos estabelecidos pelas Portarias n.º 363/2010 e 340/2013, que estabelecem os requisitos de certificação de um software de faturação.

A nossa solução SAF-T incorpora serviços de valor acrescentado que a convertem numa aplicação integral para a emissão de qualquer ficheiro SAF-T em Portugal, capaz de suportar os processos de geração, envio e armazenamento dos documentos eletrónicos conforme os requisitos estabelecidos.

Funcionamento da solução SAF-T da EDICOM

A nossa solução simplifica, centraliza e automatiza as comunicações eletrónicas com as autoridades portuguesas.

• A solução integra-se com o ERP da empresa e gera automaticamente o ficheiro estruturado requerido (UBL 2.1 ou SAFT-PT).
• Produz-se uma validação interna que confirma que o documento foi construído corretamente e, no caso do SAFT-PT, aplica-se a assinatura eletrónica obrigatória.
• O documento é enviado para a administração pública ou autoridade tributária através de protocolos de comunicação seguros.
• As notificações geradas pelos destinatários podem ser integradas no ERP para agilizar e facilitar a gestão de documentos.
• Adicionalmente, é possível guardar documentos eletronicamente durante o período estabelecido graças a uma solução de armazenamento eletrónico que conta com serviços de confiança qualificados eIDAS para assegurar a integridade dos documentos a longo prazo. No caso do SAFT-PT de contabilidade, a lei obriga a um armazenamento durante 15 anos.
• Em relação aos documentos de transporte eletrónicos, a solução da EDICOM automatiza o envio dos dados em tempo real junto da autoridade tributária através do Webservice, que emite o código de autorização. A solução recebe automaticamente o código e integra-o no documento de transporte. Este código habilita o movimento das mercadorias.