Guia para escolher um fornecedor de serviços de EDI e fatura eletrónica

No atual contexto digital, a eficiência, a precisão e a segurança nos processos de intercâmbio de dados e de faturação eletrónica são essenciais para o sucesso dos negócios. A digitalização desses processos não só melhora a operacionalidade, mas também garante o cumprimento da regulamentação fiscal e reduz os riscos associados a erros manuais. Por conseguinte, escolher um prestador de serviços de EDI (Electronic Data Interchange) e de faturação eletrónica torna-se crucial para garantir o sucesso e o desenvolvimento do seu negócio.

Abaixo estão os aspetos mais importantes a serem considerados ao selecionar um fornecedor de serviços para o seu negócio.

1. Capacidades tecnológicas

A base de um bom serviço de EDI e fatura eletrónica reside nas capacidades tecnológicas do fornecedor. É fundamental que o fornecedor ofereça uma plataforma robusta e confiável que garanta um alto nível de disponibilidade. Certifique-se de que ofereça um SLA (Acordo de Nível de Serviço) que inclua compromissos claros sobre tempos de resposta e disponibilidade de serviço. A existência de certificações como ISO 20000 ou ISAE 3402 indica que o fornecedor segue rigorosos padrões internacionais na gestão dos seus processos de TI, o que é essencial para garantir a qualidade e continuidade do serviço.

Além disso, a capacidade do fornecedor de se integrar com outros sistemas e plataformas é um fator chave. A interoperabilidade e a flexibilidade tecnológica irão permitir-lhe adaptar-se rapidamente às mudanças no ambiente de negócios, sem interrupções significativas nas suas operações diárias.

2. Segurança e confidencialidade

A segurança dos dados é um dos fatores mais importantes na escolha de um fornecedor de serviços de EDI e faturação eletrónica. Faturas e outros documentos comerciais contêm informações financeiras e comerciais confidenciais que devem ser protegidas contra acesso não autorizado e ataques cibernéticos. Portanto, é essencial que o fornecedor cumpra as normas internacionais de segurança, como a ISO 27001, que estabelece um sistema de gestão de segurança da informação robusto, confiável e comprovado.

Além da ISO 27001, procure fornecedores que passam por auditorias externas regularmente e que possuam certificações TIER. Essas certificações são indicadores de que o fornecedor não só cumpre os padrões de segurança, mas também está empenhado em manter e melhorar a credibilidade da infraestrutura dos data centers, bem como as suas medidas de proteção da informação.

3. Conhecimento e experiência

O conhecimento e a experiência do fornecedor na área de EDI e faturação eletrónica a nível internacional são essenciais. Um fornecedor com experiência no desenvolvimento de projetos de EDI e de faturação eletrónica em vários países pode lhe dar a tranquilidade de saber que compreende a complexidade e os desafios específicos de cada sistema. Esse conhecimento é especialmente valioso quando a sua empresa opera em diversas jurisdições com diferentes regulamentações fiscais e requisitos legais.

Procure fornecedores que possam demonstrar a sua experiência através de estudos de caso, recomendações de clientes e exemplos concretos de projetos nos países onde precisa operar. Esta experiência não só garante um serviço eficiente, mas também uma implementação bem-sucedida e uma conformidade regulamentar consistente.

4. Portfólio de clientes e opiniões

Um indicador da qualidade e confiabilidade de um fornecedor é a sua base de clientes. Revise o volume e o perfil dos clientes que o provedor atende. Um fornecedor com uma ampla carteira de clientes internacionais tem maior probabilidade de ter enfrentado e resolvido diversos desafios complexos, o que é uma boa experiência para o desenvolvimento do seu projeto.

Além disso, pesquise as avaliações e depoimentos desses clientes. Avaliações e recomendações positivas podem fornecer uma imagem mais clara da qualidade do serviço, capacidade de resposta e satisfação geral do cliente com o fornecedor.

5. Acordos de colaboração estratégica

No domínio de faturação eletrónica, a colaboração com terceiros pode tornar-se necessária, especialmente em projetos internacionais. Um bom fornecedor deve ter acordos de colaboração estratégicos com parceiros locais que possam oferecer serviços específicos em diferentes regiões. Estes acordos garantem que o fornecedor possa cumprir os requisitos locais de certificação, assinaturas eletrónicas e comunicações específicas, fornecendo um serviço abrangente em conformidade com os regulamentos locais.

Um fornecedor que possui acordos de colaboração estratégica pode oferecer maior cobertura de serviços, permitindo-lhe se beneficiar de uma estrutura tecnológica diversificada e especializada em cada região onde atua.

6. Acreditações e certificações junto às autoridades fiscais

O cumprimento fiscal é essencial na fatura eletrónica. É importante para um prestador de serviços manter linhas abertas de comunicação com as autoridades fiscais para manter a sua plataforma atualizada com a legislação em vigor. As acreditações e certificações específicas exigidas pelas autoridades são uma garantia de que o fornecedor está autorizado e capaz de oferecer os seus serviços em diferentes países.

Estas certificações não só garantem a conformidade legal, mas também são indicativos da capacidade do fornecedor de se adaptar rapidamente às alterações regulamentares, minimizando qualquer risco de descumprimento.

7. Suporte multi-idiomas e personalizado

O suporte técnico é um aspecto crítico para garantir a operação ininterrupta da sua solução. Um suporte personalizado capaz de atender os usuários no seu idioma nativo é essencial para resolver problemas com eficiência e rapidez. Evite fornecedores que oferecem apenas suporte técnico com base em tickets e procedimentos automatizados.

Procure fornecedores que ofereçam uma equipa especializada que entenda o funcionamento da sua solução e possa fornecer atendimento direto e personalizado. Este nível de suporte não só melhora a satisfação do usuário, mas também garante uma resolução mais rápida de quaisquer dúvidas ou incidências.

8. Escalabilidade e valor agregado

A capacidade do fornecedor de oferecer soluções escaláveis ​​é fundamental para o crescimento do seu negócio. A faturação eletrónica é apenas uma parte das transações que uma plataforma global de comunicação eletrónica pode abranger. Os fornecedores de tecnologia mais avançada deverão ser capazes de lhe oferecer soluções adicionais e serviços de maior valor agregado, como a integração de múltiplas transações através de EDI ou sistemas de reposição contínua (CRP/VMI).

Esta escalabilidade e flexibilidade irão permitir-lhe expandir as suas operações e adaptar-se a novas oportunidades de negócio sem necessidade de mudar de fornecedor, garantindo continuidade e eficiência operacional.

9. Interoperabilidade

A interoperabilidade é um aspecto essencial para qualquer solução de EDI e faturação eletrónica.  Não deve comprometer a sua escolha de fornecedor sob acordos de exclusividade que limitem sua capacidade de comunicação. Certifique-se de que o fornecedor dispõe de uma infraestrutura de comunicações interoperável, capaz de gerir o intercâmbio de documentos eletrónicos com 100% dos seus interlocutores.

Uma solução interoperável facilita a integração com diferentes sistemas e plataformas, reduzindo barreiras tecnológicas e permitindo uma comunicação fluida e eficiente com todos os seus parceiros de negócio.

Escolher o fornecedor certo de serviços de EDI e faturação eletrónico é uma decisão estratégica que pode ter um impacto significativo na eficiência e no sucesso do seu negócio. Considere fatores-chave como capacidades tecnológicas, segurança, experiência, suporte e escalabilidade ao tomar sua decisão. Um fornecedor que atenda a esses critérios não apenas otimizará a troca de dados e os processos de faturação eletrónica, mas também garantirá a conformidade regulatória e a segurança da informação em um ambiente de negócios dinâmico e global. Certifique-se de avaliar todas essas considerações para encontrar um parceiro que se alinhe às suas metas e necessidades de negócios de longo prazo.