Faturação eletrónica na Islândia: guia e regulamentação essenciais

Desde 2020, a Islândia atua como autoridade Peppol, função que desempenha através da Autoridade Contabilística Islandesa (FJS), que representa o Ministério das Finanças e dos Assuntos Económicos. Esta designação posiciona a Islândia na rede europeia de países que adotaram o Peppol como infraestrutura oficial para o intercâmbio eletrónico de documentos, especialmente no contexto de compras públicas e faturação eletrónica.

Enquanto autoridade nacional Peppol, a FJS é responsável por supervisionar a implementação técnica do sistema, autorizar os pontos de acesso (Access Points) que operam no país e garantir que tanto as entidades públicas como as privadas cumprem as normas técnicas definidas pelo ecossistema Peppol.

A plataforma de faturação eletrónica utilizada oficialmente na Islândia é a Rede de Entrega Peppol (Peppol eDelivery Network), uma infraestrutura segura baseada em normas abertas que permite às empresas e instituições trocar faturas eletrónicas e outros documentos comerciais de forma estruturada, estandardizada e legalmente válida em toda a Europa, e não só.

Fatura eletrónica B2G na Islândia

De acordo com a diretiva do Ministério das Finanças e dos Assuntos Económicos, todos os operadores económicos que emitirem faturas a entidades públicas, sejam centrais, regionais ou locais, devem utilizar a faturação eletrónica.

Da mesma forma, todas as entidades governamentais são obrigadas a receber, validar e processar eletronicamente as faturas que recebem, eliminando, assim, a utilização de documentos físicos ou processos manuais na gestão de pagamentos públicos.

Só são aceites faturas eletrónicas que cumpram a norma europeia EN 16931 CIUS (TS-236), o que garante a consistência, integridade dos dados e interoperabilidade no âmbito do Espaço Económico Europeu.

Fatura eletrónica B2B na Islândia

No setor privado (B2B), na Islândia, a faturação eletrónica não é obrigatória atualmente, mas é totalmente permitida desde que ambas as partes, emissor e recetor, estejam de acordo. Por outras palavras, a utilização de faturas eletrónicas em transações entre empresas está sujeita ao consentimento do comprador, o que confere alguma flexibilidade para a adoção de soluções digitais à medida, de acordo com a maturidade tecnológica ou as preferências operacionais de cada organização.

No entanto, embora a sua utilização não seja obrigatória, as faturas eletrónicas têm de cumprir requisitos legais fundamentais, especialmente no que diz respeito à integridade do conteúdo e à autenticidade da origem. Isto significa que as empresas devem ser capazes de demonstrar que uma fatura não foi alterada desde a sua emissão e que provém realmente do emissor declarado.

Para garantir isto, a Islândia permite aos contribuintes escolher entre diferentes métodos reconhecidos, tais como:

• Assinatura eletrónica avançada que autentique o emissor e protege o conteúdo do documento.
• Intercâmbio eletrónico seguro de dados (EDI) para assegurar a rastreabilidade da comunicação entre sistemas.
• Controlos de gestão internos documentados e auditáveis, garantindo a validade e a rastreabilidade do processo de faturação.

Formatos aceites

Na Islândia, as faturas eletrónicas devem ser enviadas num dos dois formatos autorizados, ambos em conformidade com a norma EN 16931:

• UBL 2.1: Formato XML amplamente utilizado e recomendado pelas autoridades islandesas.
• PEPPOL BIS Billing 3.0 CIUS: Variante baseada em UBL utilizada na rede PEPPOL, concebida para facilitar o intercâmbio eletrónico entre países.

A Islândia exige que as faturas eletrónicas sejam conservadas durante um período mínimo de sete anos. O armazenamento no estrangeiro é permitido em determinadas condições:

• O país de armazenamento deve ter um acordo de proteção de dados com a Islândia.
• Deve existir uma razão válida para arquivar fora do país (por exemplo, se o sistema de armazenamento principal estiver no estrangeiro).
• Esta decisão deve ser formalmente comunicada ao Ministério das Finanças.

Como é que a EDICOM o pode ajudar a cumprir na Islândia?

A EDICOM, como fornecedor internacional especializado em soluções de cumprimento eletrónico, oferece uma plataforma integral de faturação eletrónica que facilita a adaptação imediata das empresas aos requisitos legais na Islândia, tanto em ambientes B2G como B2B.

A EDICOM é um Ponto de Acesso Peppol certificado, o que permite às empresas ligarem-se diretamente à Rede de Entrega Peppol para emitir e receber faturas eletrónicas nos formatos UBL 2.1 e PEPPOL BIS Billing 3.0 CIUS, totalmente compatíveis com a norma EN 16931.

A nossa solução garante:

• Integração com qualquer ERP ou sistema de gestão empresarial.
• Assinatura eletrónica avançada e validação estrutural de acordo com a regulamentação islandesa.
• Armazenamento legal e seguro durante o período exigido de sete anos, quer localmente quer com validação para arquivo internacional.

Quer a sua empresa tenha de faturar ao setor público islandês, quer pretenda otimizar os seus fluxos de faturação no âmbito privado, a EDICOM oferece-lhe uma solução robusta, automatizada e escalonável para operar de forma legal, segura e eficiente na Islândia e em toda a Europa.