Polónia: faturação eletrónica B2B a partir de fevereiro de 2026

Faturação eletrónica na Polónia

O Governo da Polónia publicou em 2021 o projeto de lei sobre a massificação da fatura eletrônica no país. Nele, se detalha que todas as faturas emitidas deverão ser declaradas através de uma plataforma central chamada Sistema Nacional de Faturas Eletrónicas – KSeF. Essa legislação afeta todas as empresas estabelecidas na Polónia. As empresas que manifestarem interesse podem usar a plataforma nacional KSeF, disponível para seu uso voluntário desde o dia 1 de janeiro de 2022.

A implementação será realizada de forma escalável, em duas fases:

• 1 de fevereiro de 2026, para os grandes contribuintes (mais de 200 milhões de zlotys anuais)
• 1 de abril de 2026, para todos os contribuintes. 

Com a introdução da fatura eletrónica o governo pretende avançar na digitalização do sistema fiscal e poder beneficiar das vantagens da sua implementação, do mesmo modo que já o fazem outros países da União Europeia como a Itália, onde a fatura eletrónica B2B é obrigatória desde 2019. 

Sistema Nacional de Faturas Eletrónicas – KSeF

O KSeF é a plataforma central do governo para o envio e receção de faturas eletrónicas. As empresas devem enviar todas as suas faturas electrónicas para o KSeF, onde irão receber um identificador único denominado KSeF ID. 

As faturas estarão disponíveis para visualização e download no seu formato original ou em PDF no portal, que funcionará também como um repositório, armazenando os documentos fiscais eletrónicos por um período de 10 anos.

Para além disso, a plataforma emitirá uma série de avisos que notificarão aos utilizadores designados através de timestamp, sobre a rejeiço da fatura ou a impossibilidade de emissão de faturas por indisponibilidade do próprio KSeF.

Entende-se por fatura estruturada a fatura eletrónica em formato XML gerida através do KSeF. Por enquanto, as faturas estruturadas coexistirão com as faturas em papel e outras faturas eletrónicas já em funcionamento no mercado.

Atualização do sistema nacional de faturação eletrónica (KSeF)

O Ministério das Finanças da Polónia anunciou novas alterações à lei KSeF, juntamente com a publicação de estruturas de faturação atualizadas. Além de confirmar as novas datas de entrada em vigor da obrigação de utilização de faturas eletrónicas, a modificação também aborda pontos-chave apresentados durante a consulta pública, tais como:

• Permitir que todos os contribuintes utilizem voluntariamente a modalidade offline até ao final de 2026.
• Permitir que as faturas dos consumidores (B2C) sejam emitidas através do KSeF (opcional).
• Permitir a apresentação de anexos às faturas no KSeF, independentemente do setor em que o contribuinte opera.
• Permitir aos contribuintes que emitirem faturas de baixo valor (até 450 PLN brutos por fatura ou 10 000 PLN por mês) continuarem a emiti-las na forma atual até 30 de setembro de 2026.
• Adiamento até 31 de julho de 2026 da obrigação de fornecer um número KSeF ao efetuar pagamentos de faturas eletrónicas, incluindo os pagamentos através do mecanismo de pagamento fracionado e sanções por incumprimento.

O regulamento relativo ao uso do Sistema Nacional de Fatura Eletrónica, de 27 de dezembro de 2021, será revogado e substituído por um novo. O regulamento atualizado abrangerá os códigos QR, o acesso em duas fases às faturas e os processos internos de certificação.

No que diz respeito ao requisito de fornecer o número KSeF para os pagamentos de faturas estruturados, será aplicável aos pagamentos efetuados a partir de 1 de agosto de 2026

Deseja conhecer todos os detalhes sobre a faturação eletrónica B2B na Polónia? Transfira este documento de perguntas e respostas mais frequentes em colaboração com a Deloitte.

Benefícios da fatura eletrónica B2B na Polónia

As empresas que decidirem começar a usar faturas eletrónicas de forma voluntária podem beneficiar de algumas medidas especiais:

• Redução da declaração do IVA de 60 para 40 dias
• Isenção da declaração do ficheiro JPK_FA

Estas são algumas das vantagens que o governo espera obter com a massificação eletrónica B2B. 

• Melhorar o ambiente empresarial dos contribuintes através de um acesso mais fácil e rápido aos documentos. 
• Maior segurança nas transações comerciais graças à estandardização no formato da fatura. 
• Redução de erros humanos graças à automatização dos processos contabilísticos. 
• Otimização do controlo fiscal. 
• Aumento da cobrança de impostos. 

Serviço EDICOM Polónia Compliance

A EDICOM oferece uma completa solução para as empresas com presença na Polónia. A plataforma de e-invoicing e vat compliance da EDICOM, permite automatizar todos os processos de faturação e declaração de documentos fiscais tanto B2G como B2B. De forma integrada com o seu ERP, o serviço da EDICOM permite gerar, enviar e receber tanto as faturas eletrónicas B2B a declarar através do novo sistema KSeF, como as faturas eletrónicas dirigidas às administrações públicas polacas através da plataforma central PeF, de acordo com os requisitos legais e técnicos exigidos pelo Ministério das Finanças. 

Além disso, a solução também é capaz de automatizar a emissão dos ficheiros SAF-T para a declaração de informação contabilística. Uma solução integral que ajudará a reduzir os prazos de devolução de IVA, reduzirá os custos de gestão e oferecerá garantias extra de segurança e confidencialidade.