Polónia: Faturação eletrónica B2B através da plataforma KSeF

O Presidente polaco assinou em dezembro a lei que estabelece a obrigação de emitir faturas através do sistema de faturação eletrónica KSeF.

Agora, o Ministro das Finanças da Polónia declarou que o lançamento obrigatório da faturação eletrónica B2B, inicialmente previsto para 1 de julho de 2024, foi adiado. Todas as empresas estabelecidas na Polónia são afectadas por esta legislação.

Andrzej Domański, Ministro das Finanças, declarou que foram diagnosticados erros na plataforma KSeF e que será realizada uma auditoria informática externa. Os resultados da auditoria serão a base para a fixação da nova data.

As características do novo sistema de faturação eletrónica foram compiladas no projeto de lei publicado no mês de fevereiro pelo Ministério. Não obstante, as empresas que assim desejarem podem utilizar a plataforma nacional KSeF, que continua disponível para uso voluntário desde 1 de janeiro de 2022.

Com a introdução da fatura eletrónica o governo pretende avançar na digitalização do sistema fiscal e poder beneficiar das vantagens da sua implementação, do mesmo modo que já o fazem outros países da União Europeia como a Itália, onde a fatura eletrónica B2B é obrigatória desde 2019. 

Todas as faturas emitidas devem ser declaradas através de uma plataforma central denominada Sistema Nacional de Faturas Eletrónicas – KSeF. Para fomentar a utilização da nova plataforma, o governo anunciou, como incentivo fiscal, a redução do tempo de reembolso do IVA em um terço, (40 dias em vez de 60). Além disso, os contribuintes poderão ser isentos de declarar o ficheiro JPK_FA.

Sistema Nacional de Faturas Eletrónicas – KSeF

O KSeF é a plataforma central do governo para o envio e a receção de faturas eletrónicas. As empresas devem enviar todas as faturas eletrónicas para o KSeF, onde lhes será aplicado um selo temporal eletrónico (timestamping). Entende-se como fatura estruturada a fatura eletrónica XML gerida através do KSeF. Atualmente, as faturas estruturadas convivem com as faturas em papel e as restantes faturas eletrónicas já em funcionamento no mercado.

Adicionalmente, a plataforma emitirá uma série de avisos que notificarão os utilizadores do número atribuído através do timestamp, da rejeição da fatura ou da impossibilidade de poder emitir faturas, por indisponibilidade do próprio KSeF. 

As faturas poderão ser consultadas e transferidas no formato original ou pdf no portal que, além disso, atuará como repositório, armazenando os documentos eletrónicos fiscais durante 10 anos. 

Cronograma de implementação do KSeF

• Outubro de 2021: Início do período de testes. Os prestadores de serviços podem participar nos testes do sistema com o KSeF.
• Janeiro de 2022: Fase voluntária. As empresas podem começar a emitir faturas estruturadas para o KSeF e beneficiar das vantagens fiscais.
• Adiado: Uso obrigatório da fatura eletrónica B2B estruturada (XML).

Deseja conhecer todos os detalhes sobre a faturação eletrónica B2B na Polónia? Transfira este documento de perguntas e respostas mais frequentes em colaboração com a Deloitte.

Benefícios da fatura eletrónica B2B na Polónia

As empresas que decidirem começar a usar faturas eletrónicas de forma voluntária podem beneficiar de algumas medidas especiais:

• Redução da declaração do IVA de 60 para 40 dias
• Isenção da declaração do ficheiro JPK_FA

Estas são algumas das vantagens que o governo espera obter com a massificação eletrónica B2B. 

• Melhorar o ambiente empresarial dos contribuintes através de um acesso mais fácil e rápido aos documentos. 
• Maior segurança nas transações comerciais graças à estandardização no formato da fatura. 
• Redução de erros humanos graças à automatização dos processos contabilísticos. 
• Otimização do controlo fiscal. 
• Aumento da cobrança de impostos. 

Serviço EDICOM Polónia Compliance

A EDICOM oferece uma completa solução para as empresas com presença na Polónia. A plataforma de e-invoicing e vat compliance da EDICOM, permite automatizar todos os processos de faturação e declaração de documentos fiscais tanto B2G como B2B. De forma integrada com o seu ERP, o serviço da EDICOM permite gerar, enviar e receber tanto as faturas eletrónicas B2B a declarar através do novo sistema KSeF, como as faturas eletrónicas dirigidas às administrações públicas polacas através da plataforma central PeF, de acordo com os requisitos legais e técnicos exigidos pelo Ministério das Finanças. 

Além disso, a solução também é capaz de automatizar a emissão dos ficheiros SAF-T para a declaração de informação contabilística. 
Uma solução integral que ajudará a reduzir os prazos de devolução de IVA, reduzirá os custos de gestão e oferecerá garantias extra de segurança e confidencialidade.