As 10 fases para a migração de uma plataforma EDI

Pode ter muitos motivos…

Preciso de migrar a minha solução de EDI in-house para uma plataforma EDI SaaS, não encontro o serviço de que preciso com o meu atual fornecedor EDI e quero experimentar outro, o meu negócio está a crescer noutros países e a minha plataforma EDI precisa de crescer também… etc.

E também muitos entraves…

Tenho dezenas de aplicações ligadas à minha plataforma EDI com desenvolvimentos in-house, não conheço nenhuma forma de o transferir para um serviço SaaS, o EDI é vital nas minhas operações diárias, não o consigo parar para fazer uma migração, tenho milhares de fornecedores ligados à minha atual plataforma, como faço a gestão da nova conectividade… etc.

Neste artigo, explicamos-lhe como se pode abordar o seu projeto de migração EDI com agilidade e êxito, seguindo um planeamento de gestão de projetos que se divide em 10 fases. Tudo baseado na nossa própria metodologia de trabalho e ferramentas de gestão colaborativa que nascem de 30 anos de experiência na implementação de grandes projetos de B2B para empresas de diferentes setores de produção.

Fase 1: Análise da informação

Na primeira fase do projeto, será realizada uma análise detalhada dos fluxos de transmissão de mensagens descritos pelo cliente, definindo as ações comerciais e técnicas que devem ser executadas. É um passo prévio necessário com a finalidade de avaliar o trabalho a realizar e detectar os possíveis riscos que possam surgir durante a migração, pois considera fundamental realizar uma migração que não afete as operações diárias dos nossos clientes.

Fase 2: Definição dos fluxos de integração

Para cada fluxo de mensagem, as tarefas a serem realizadas são as seguintes:

• Definição das especificações e da documentação da interface do cliente. O objetivo é harmonizar ao máximo as interfaces e não utilizar uma diferente por mapeamento.
• Suporte no desenvolvimento dos dados da interface.
• Desenvolvimentos específicos: Acesso a uma tabela de dados intermédia ou lista de equivalências caso seja necessário.
• Definição da mensagem na plataforma EDI.
• Desenvolvimento dos processos de integração por tipo de mensagem.
• Teste de verificação (sintaxe e semântica).
• Teste de troca.

Fase 3: Configuração da plataforma EDI

A EDICOM configura os diferentes ambientes em função da arquitetura de negócio dos clientes em sintonia com a sua organização empresarial.

Configura-se um ambiente para cada unidade de negócio que centraliza os fluxos de transmissão de dados para essa unidade. Entretanto, o objetivo é ter uma única conexão para agilizar a transferência de documentos associada a todos os diferentes fluxos.

Os ambientes serão configurados nos servidores da EDICOM e, para cada ambiente, é preciso configurar a frequência de envio das mensagens enviadas ou recebidas, os alarmes, os usuários, o idioma, os tipos de mensagens, os protocolos a serem utilizados, os mecanismos de encriptação e as respectivas ações. Também serão configuradas e testadas todas as mensagens por interlocutor comercial.

A EDICOM recomenda a criação de um ambiente de Teste utilizado para realizar testes com os interlocutores comerciais antes de passar à produção, e também para realizar envios massivos, verificações de mapeamento, entre outros.

Fase 4: Integração com ERP do cliente

A aplicação iPaaS da EDICOM permite a integração de diferentes ERP ou sistemas de gestão com a plataforma EDI. Aspectos como o idioma, o tempo ou os processos determinarão os recursos a aplicar (gestores de projetos, consultores ou helpdesk).

Cada procedimento começa e termina com a transferência de arquivos para o sistema interno do cliente. A EDICOM oferece diferentes alternativas para o canal de comunicação, tendo sempre em conta a segurança e a disponibilidade. A transferência de arquivos deve ser testada antes de passar à produção, sendo obrigatório estabelecer uma conexão robusta.

Além disso, será definido previamente um canal de apoio em caso de contingências com o primário.

Fase 5: Coordenação com os interlocutores EDI

Uma das fases mais críticas é a coordenação com cada um dos parceiros comerciais que têm de se conectar à nova plataforma EDI. É necessário definir como e quando se deve notificar a mudança, evidentemente em linha com a estratégia de migração definida.

Por ser uma migração de rede, cada parceiro deve estabelecer as comunicações na sua própria plataforma, o que pode implicar um pedido de gateway, uma mudança de AS2 Id ou até mesmo uma mudança de protocolo.

É importante definir uma estratégia de comunicações personalizadas em função das modificações que o parceiro deve implementar, tal como a coordenação na data de migração. Tudo é definido a partir de um planejamento de migração escalonada em função de prioridade, definindo controles para cada grupo de migração centrados na detecção de possíveis problemas durante a implementação.

A EDICOM tem uma vasta experiência e ferramentas colaborativas de desenvolvimento próprio que agilizam a gestão do onboarding EDI de toda a sua comunidade de parceiros.

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Fase 6: Testes e validação dos fluxos de transferência de informação

A EDICOM desenvolve mecanismos de controlo para garantir o correto funcionamento da solução e o cumprimento das regras de negócio acordadas com os clientes. O objetivo é que os processos de migração não afetem a rotina diária das empresas.

Para isso, estabelecemos as seguintes ações:

• Verificação de que o processo de integração está gerando ao arquivo final correto.
• Resseção de um tipo de mensagem de controle de um parceiro comercial durante um período que garanta que todos os processos estejam funcionando corretamente
• Em caso de falha (uma mensagem não recebida ou enviada depois de várias tentativas ou algum tempo), abre-se um ticket de análise do problema e solução a documentar a incidência.
• Resseção de uma mensagem de confirmação de recepção de uma mensagem previamente enviada.

Fase 7: As regras comerciais controlam a evolução

Juntamente com o cliente, realiza-se a definição e o desenvolvimento de controlos específicos que permitam detectar possíveis incidências na fase de mudança para a produção.

Este tipo de controle está muito focado nos processos de negócio dos nossos clientes.

• Controles associados à mensagem (unidade de negócio, empresa do país), interlocutor comercial e hora de saída e entrada da mensagem. Por exemplo, se a empresa 1 situada na França tiver de receber as encomendas de um parceiro comercial da França antes das 9 da manhã, a plataforma notificará se este requisito não estiver sendo cumprido.
• Acompanhamento dos controles de atividade. Por exemplo, notificar se se consumiu um período após a geração de mensagens de saída por parte da empresa ou unidade de negócio. Desta forma, podemos detectar se, depois de passar para a produção, um determinado parceiro comercial já está preparado para a definição da comunicação.

Fase 8: Formação dos usuários

Juntamente com o cliente, define-se um programa de formação com sessões ajustadas aos diferentes perfis de usuários:

• Usuário administrador
• Usuário
• Usuário de gestão de processos

A nossa plataforma EDI é oferecida em modo SaaS com os fluxos de informação integrados com o sistema de gestão interno do cliente e com um apoio 24 horas por dia, 7 dias por semana que, de acordo com o nível de serviço, pode ser prestado por um técnico dedicado.

Embora tudo isto permita um uso totalmente transparente da aplicação, as formações personalizadas são muito úteis para que os usuários afetados pelos processos de troca EDI saibam como funcionam os processos, e acessem a funcionalidades avançadas da plataforma que lhes possibilita melhorar suas operações diárias, tais como a consulta de estatísticas, alertas… etc.

Fase 9: Implementação e acompanhamento

A EDICOM oferece ajuda durante a transição monitorando os processos mediante os mecanismos de controle e orientando para o usuário. Neste sentido, é habitual incluir nestes projetos um período posterior ao lançamento definitivo (go live), durante o qual, os nossos técnicos estão a supervisionar o seu correto funcionamento.

Antes deste período, realizam-se todos os testes, e as integrações são realizadas em volumes suficientemente altos para assegurar a estabilidade da plataforma.

Depois de superar todos os controles com êxito, os nossos técnicos solicitam o encerramento do projeto.

Após o encerramento do projeto, o serviço e apoio contínuo está nas mãos do nosso Centro Internacional de Suporte, que ajuda o cliente a resolver qualquer problema ou dúvida que possam surgir. A EDICOM oferece, com a sua plataforma EDI SaaS, um serviço preferencial, que é um tipo de suporte ao cliente que se caracteriza por ter acesso a uma linha direta e um contato técnico dedicado dentro da EDICOM.

Fase 10: Documentação do projeto

Na documentação, mencionamos todas as especificações de formato e o conteúdo dos arquivos a gerar/integrar para ter todas as estruturas completamente definidas.

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A nossa solução EDI SaaS, evolui constantemente para oferecer aos nossos clientes segurança, escalabilidade e rastreabilidade nas comunicações com os seus partners.