As administrações públicas da Dinamarca passam a gerir pedidos e catálogos eletrónicos

Dinamarca prossegue no seu firme compromisso de digitalizar todos os processos de gestão das suas administrações públicas. As múltiplas vantagens do uso da fatura eletrónica incentivaram o governo dinamarquês a incorporar também os pedidos e os catálogos eletrónicos nas contratações públicas.

A câmara de comércio dinamarquesa Erhvervsstyrelsen prevê que o uso obrigatório de pedidos e catálogos eletrónicos se torne efetivo no dia 1 de janeiro de 2021. Por conseguinte, desde essa data, as instituições públicas devem enviar pedidos eletrónicos a partir de catálogos eletrónicos.

Aproveitando o facto de, desde o dia el 18 de abril, todas as instituições públicas terem de aceitar faturas eletrónicas através da rede europeia PEPPOL e no formato PEPPOL Bis 3, pretende-se implementar o uso dos e-orders e e-catalogs seguindo o mesmo padrão, em 2021.

Deste modo, os fornecedores das administrações públicas devem estar preparados para receber pedidos eletrónicos no formato europeu. Os documentos eletrónicos serão canalizados através da plataforma nacional NemHandel que atuará como Service Metadata Publisher (SMP) da rede PEPPOL.

Uma das grandes vantagens da utilização do EDI nos sistemas de faturação eletrónica é permitir a incorporação rápida de todo o tipo de mensagens envolvidas nas transações eletrónicas. Uma vez desenvolvida a infraestrutura de comunicação, a incorporação de novos documentos, como os pedidos, converte-se numa evolução natural no fluxo EDI.

A faturação eletrónica é utilizada na Dinamarca desde 2005, sendo um dos países mais avançados nesta matéria. Além da fatura eletrónica, as administrações públicas já intercambiam documentos como as notas de crédito e avisos de receção no seu e-procurement.
Países como Itália e Reino Unido já introduziram o pedido eletrónico de forma obrigatória em alguns setores públicos, como o da saúde. Com efeito, nas contratações para certas categorias de bens do setor da saúde, a Dinamarca inicia o uso de pedidos e de catálogos eletrónicos de forma obrigatória.

CATÁLOGOS ELETRÓNICOS

Num fluxo de comunicação EDI básico, as principais mensagens intercambiadas habitualmente são os pedidos, as notas de entrega e as faturas. Para poder intercambiar pedidos de forma eletrónica, é necessário que as partes da transação comercial determinem previamente de que forma serão identificados esses serviços. Para agilizar este processo, utilizam-se os catálogos eletrónicos. O uso dos catálogos eletrónicos permite a sincronização dos dados dos produtos intercambiados entre fornecedores e empresas de forma segura e imediata.

Para poder gerar o catálogo eletrónico é necessário contar com uma plataforma de sincronização de dados capaz de integrar a informação dos produtos e serviços nos sistemas de gestão das partes envolvidas, assegurando que essa informação está permanentemente atualizada e acessível.

A EDICOM conta com a EDICOMDATA, a plataforma mais completa de sincronização de dados de produto. Homologada como Data Pool GDSN de GS1, está interligada a todos os catálogos certificados que fazem parte da Global Data Synchronization Network.  Os fornecedores podem publicar a informação sobre os seus produtos de forma simples e rápida. Por outro lado, os compradores têm acesso à informação em tempo real a partir dos seus próprios sistemas de gestão.
Embora a Dinamarca ainda não tenha fornecido mais detalhes sobre as especificações técnicas para a elaboração dos catálogos eletrónicos, países como Inglaterra já estão a utilizar a rede de catálogos GDSN no setor público da saúde. Espera-se que nos próximos meses a autoridade fiscal Erhvervsstyrelsen determine qual será o modelo a seguir.