Como é a fatura eletrónica no Brasil? NF-e, NFS-e e CT-e

No Brasil, a adoção da fatura eletrónica tem sido fundamental para modernizar o sistema fiscal e facilitar as transações comerciais entre empresas. A fatura eletrónica no Brasil é composta por vários tipos de documentos digitais, cada um concebido para cobrir diferentes tipos de transações e obrigações fiscais. 

Os principais documentos eletrónicos utilizados no Brasil são a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) e o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e).

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

A NF-e é o equivalente eletrônico de uma fatura física tradicional. É um documento digital emitido e armazenado eletronicamente que registra as operações de venda de mercadorias entre empresas. 
Para emitir uma NF-e, as empresas devem usar um software emissor autorizado pelo Ministério da Fazenda e assinar digitalmente o documento com um certificado digital válido. A NF-e garante a autenticidade e a integridade da transação comercial, facilitando o cumprimento das obrigações fiscais.

No Brasil, o sistema de Nota Fiscal Eletrônica, conhecido como "NF-e" (Nota Fiscal Eletrônica), revolucionou a forma como as empresas emitem e gerenciam suas notas fiscais. Por meio desse sistema, as faturas são geradas, transmitidas e arquivadas eletronicamente, eliminando a necessidade de documentos físicos e agilizando o fluxo de informações.

A Nota Fiscal Eletrônica é um documento XML emitido e armazenado eletronicamente, que tem como objetivo documentar a circulação de mercadorias ou serviços entre as partes que oferecem e solicitam essas mercadorias ou serviços nos diferentes estados do Brasil.

Esse documento será enviado pelo Web Services à SEFAZ que, após a validação, emitirá a autorização correspondente, informando a empresa emissora. Nesse momento, com a NF-e autorizada, a empresa emissora pode emitir o DANFE (Documento Auxiliar de NF-e), que é um relatório de despacho relacionado à nota fiscal autorizada e que deve acompanhar a mercadoria durante o transporte.

A NF-e autorizada deve ser remetida ao cliente, funcionando como uma fatura oficial que detalha a transação comercial entre comprador e vendedor.

A validade fiscal e jurídica da nota fiscal é garantida pela assinatura digital do emissor e do receptor e pela validação do documento pelas autoridades fiscais brasileiras (Secretaria da Fazenda - SEFAZ), como uma etapa anterior à transação comercial.

Alteração da emissão de Nota Fiscal Eletrónica

O Conselho Nacional de Política Fazendária (Confaz) publicou o Ajuste Sinief n.º 43/2023, que introduz importantes alterações na emissão de Notas Fiscais Eletrónicas (NF-e). A partir de 1 de agosto de 2024, o caso de recusa é substituído pelo caso de rejeição. As notas recusadas, emitidas devido a inconsistências de registo que bloqueiam o Registo Estatal, já não poderão ser corrigidas, canceladas nem inutilizadas.

Esta alteração exige das empresas maior atenção para evitar problemas futuros, pois a eliminação do caso de recusa implicará que qualquer irregularidade no Registo Estatal resultará na rejeição da NF-e. Isto inclui dívidas fiscais e o incumprimento de obrigações.

Embora o Ajuste Sinief n.º 43/2023 estabeleça a eliminação da recusa a partir de 1 de agosto de 2024, a implementação efetiva será a partir de 2 de setembro de 2024, conforme a Nota Técnica n.º 2024.001, permitindo às empresas adaptarem-se.

Procedimento para geração e validação de uma nota fiscal eletrônica:

1. O arquivo XML é assinado com um certificado digital.
2. A fatura eletrônica é transmitida pelo Web Service para a SEFAZ.
3. A SEFAZ faz um arquivo de pré-validação e devolve uma autorização de uso para que as mercadorias possam ser movimentadas.
4. Para cobrir legalmente o trânsito da carga, a empresa imprime o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica), em papel normal.
5. O DANFE é um documento extremamente importante que, embora gerado eletronicamente e validado pela SEFAZ usando o mesmo meio, deve acompanhar as mercadorias em formato de papel durante sua movimentação no país.

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Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)

A NFS-e é o equivalente eletrónico à fatura de serviços. É utilizado para registar transações de serviços entre empresas e profissionais independentes. Assim como a NF-e, a NFS-e é emitida e armazenada eletronicamente, por meio de um software autorizado pela autoridade fiscal. 

A NFS-e ajuda a simplificar a tributação relacionada com os serviços prestados e fornece um registo digital das transações comerciais.

Nova Norma Nacional para a Faturação Eletrónica de Serviços no Brasil

O cenário em relação à Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) é caracterizado pela pluralidade de normas e requisitos criados por cada município, dada a autonomia que estes possuem na elaboração dos seus procedimentos para a cobrança do Imposto Sobre Serviço de Qualquer Natureza (ISSQN).

Neste contexto, cada cidade desenvolveu os seus próprios requisitos para satisfazer as suas necessidades específicas, o que criou problemas e dificuldades às empresas emissoras de NFS-e que operam em muitas cidades, uma vez que tiveram de adaptar os seus sistemas a cada uma das normas, desenhos e outros requisitos dos municípios.

A criação do Convênio NFS-e, a 30 de junho de 2022, assinado pela Receita Federal Brasileira (RFB), Confederação Nacional dos Municípios (CNM) e outras associações relevantes, instituiu o Sistema Nacional de NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica), com o objetivo de criar uma norma nacional de NFS-e em todo o país. 

As características mais relevantes do sistema incluem:

• Emissor Público Web: Possibilidade de gerar a NFS-e através do Portal Web, de forma fácil e gratuita. 
• Emissor Público Mobile: Versão simplificada do emissor web, disponível para aplicações móveis. 
• Emissão via API: Possibilidade de conectividade dos sistemas empresariais dos contribuintes com os servidores da Secretaria das Finanças Nacional (SEFIN), responsável pela aprovação das NFS-e. 
• Declaração de Prestação de Serviço (DPS): Documento anterior enviado à SEFIN para aprovação e conversão numa NFS-e. (Substitui o conceito de Recibo Provisório de Serviço (RPS), atualmente em vigor para a emissão de NFS-e local)
• Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e): Documento de existência digital, utilizado para documentar operações de prestação de serviços. 
• Eventos NFS-e: Possibilidade de registar eventos numa NFS-e já autorizada, tais como: cancelamento, substituição, carta de correção, entre outros. 
• Documento Nacional de Arrecadação (DNA): Documento de cobrança das tributações ISSQN (Imposto Sobre Serviço de Qualquer Natureza) válido para todos os municípios participantes do sistema. 
• Ambiente de Dados Nacional (ADN): Repositório nacional das NFS-e aprovadas neste Sistema. 
• Portal da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica: Ambiente para consulta de documentos gerados entre outras consultas sobre o sistema.

Para além das características acima referidas, existem vários módulos a que os municípios podem aderir após assinarem um acordo de interesse de adoção (os municípios continuarão a ter autonomia para aderir ou não a esse Sistema), escolhendo os módulos que mais lhes interessam, à exceção da adesão ao Ambiente de Dados Nacional (AND), que será obrigatória.

Além disso, as NFS-e emitidas neste sistema podem ser partilhadas com as partes envolvidas nesse processo (município, beneficiário do serviço, prestador do serviço, contabilista, etc.). 

Outro aspeto importante da adesão à AND é que, se um determinado município não quiser interromper o seu processo de emissão de NFS-e local, poderá continuar a trabalhar dessa forma, comprometendo-se a enviar as NFS-e recebidas e aprovadas dos seus contribuintes para o AND, permitindo que os contribuintes locais continuem a emitir as suas NFS-e numa única norma. 

A implementação do Sistema Nacional de NFS-e seguirá 4 fases obrigatórias e uma voluntária:

1. Assinar e devolver o Termo de Adesão
2. Configurar a web do Painel da Administração Municipal
3. Escolha e utilização dos produtos.
4. Adaptar a legislação local à norma nacional
5. Adaptar a infraestrutura local à norma nacional. (opcional)

• Devido aos grandes benefícios do projeto, municípios como São Paulo, Salvador e Florianópolis já aderiram ao projeto, o que permitirá unificar e racionalizar a heterogeneidade dos atuais sistemas de emissão de faturas de serviço em todo o país, para melhor gestão e controlo do processo pelas partes envolvidas. 

Atualização da NFS-e em Brasília

A emissão de NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica) em Brasília foi modificada a partir de 1 de janeiro de 2023.

Até ao momento, os contribuintes obrigados a emitir faturas dos seus serviços e produtos em Brasília podiam fazê-lo por meio da NF-e. Uma nota fiscal para ambos os tipos de operações comerciais dentro do distrito federal. Ao contrário de outros municípios do país, onde é preciso emitir dois modelos: a NFS-e para faturar serviços e a NF-e para faturar produtos. A primeira é enviada para a câmara municipal da cidade onde a empresa está localizada e a segunda é enviada para a Secretaria de Fazenda (SEFAZ).

Como será emitida a NFS-e em Brasília?

O Ministério da Economia do Distrito Federal anunciou que vai implementar, a partir de 1 de novembro de 2022, o Sistema de Gestão, Fiscalização e Cobrança de Serviços Tributários – ISS. Com a mudança, será utilizado um modelo próprio de Fatura Eletrónica de Serviços (NFS-e). O novo sistema permitirá a emissão de NFS-e via online ou webservice. 

A NFS-e será emitida utilizando a norma XML. As comunicações webservice com a câmara municipal de Brasília utilizarão a versão 2.04 da norma nacional da Associação Brasileira das Secretarias de Finanças das Capitais - ABRASF, com o objetivo de padronizar as comunicações entre contribuintes e municípios por meio de uma norma única de NFS-e.

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

O CT-e é um documento eletrónico utilizado para registar o transporte de mercadorias. É obrigatório para empresas de transporte de carga e logística que operam no Brasil. O CT-e facilita a rastreabilidade e o controlo das operações de transporte, permitindo às autoridades fiscais verificar a legitimidade das transações e assegurar o cumprimento das normas de transporte de mercadorias.

Versão CT-e XML 4.0 aprovada no Brasil

O Conselho Nacional de Política Fazendária (CONFAZ), através do ATO COTEPE 123, de 6 de dezembro de 2022, aprovou o novo Manual de Orientações do Contribuinte, o que implica a adoção da nova versão 4.0 do XML CT-e.

O CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) é o documento fiscal eletrónico utilizado no Brasil para documentar o transporte de mercadorias.

A atualização do CT-e vai afetar as empresas emissoras e recetoras de CT-e, CT-e OS (Conhecimento de Transporte Eletrônico Outros Serviços) e de GTVe (Guia de Transporte de Valores Eletrônica).

Alterações na nova versão CT-e XML 4.0 - As principais alterações introduzidas pela nova versão do CT-e XML 4.0 são:

• Consolidação das notas técnicas do MOC 3.00b
• Eliminação do cabeçalho SOAP dos serviços web
• Eliminação dos CTe de Recusa e Cancelamento
• Eliminação do Serviço de Autorização Assíncrono
• Ampliação do Número de Sequência de Eventos
• Eliminação do serviço de Inutilização

O ambiente de testes criado pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ) já está operacional desde abril de 2023 para as empresas que desejarem aderir. Do mesmo modo, o ambiente de produção também está disponível, desde junho de 2023, para as transportadoras que já pretendam emitir o seu CT-e no novo formato.

O ATO COTEPE estabelece um período de coexistência entre a nova versão do CT-e XML 4.0 e a versão 3.0, cuja emissão permanecerá em vigor até 31 de janeiro de 2024. O objetivo é dar às transportadoras de todo o país tempo suficiente para darem o salto tecnológico para a versão 4.0.

Vantagens da Fatura Eletrónica no Brasil

A fatura eletrónica no Brasil, através da NF-e, NFS-e e CT-e, oferece uma série de benefícios para as empresas:

• Redução de custos: Eliminação de gastos associados à impressão e ao armazenamento de documentos físicos.
• Agilidade e eficiência: Processos automatizados que reduzem o tempo dedicado à gestão de documentos fiscais.
• Controlo fiscal: Maior transparência e cumprimento das obrigações tributárias.

A adoção da fatura eletrónica no Brasil foi um passo importante para a digitalização e modernização do sistema fiscal do país. Facilita as transações comerciais e promove um ambiente empresarial mais eficiente e competitivo.

EDICOM: Solução integrada para emissão e receção de NF-e, NFS-e e CT-e

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Vantagens da EDICOM International Compliance Platform

Cumprir os vários requisitos das agências governamentais nos países onde opera a partir de uma única plataforma integrada. A EDICOM oferece soluções para simplificar e agilizar a emissão e receção de faturas eletrónicas, garantindo o cumprimento dos regulamentos fiscais em cada jurisdição.

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• Segurança: Após a validação inicial, aplicamos uma série de mecanismos para garantir o valor legal das mensagens eletrónicas. Isto implica a utilização de assinaturas eletrónicas avançadas, validações cronológicas e outros certificados necessários para o reconhecimento legal dos documentos. Preparamos cada documento para envio de forma precisa e segura.
• Validação: Os dados são submetidos a rigorosos processos de validação sintática e semântica para garantir que cumprem as especificações e a regulamentação do país de destino. Isto assegura que os documentos estão corretos e precisos antes de serem entregues às autoridades competentes.
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