Como funciona a fatura eletrónica no Brasil? (NF-e, NFS-e, NFCom e CT-e)

A fatura eletrónica no Brasil é um sistema consolidado que veio otimizar a gestão fiscal e as transações comerciais entre empresas. A sua utilização é obrigatória e é composta por diferentes documentos, dependendo do tipo de operação: a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) para a compra e venda de bens, a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) para a prestação de serviços, a Nota Fiscal de Serviços de Comunicação Eletrônica (NFCom) para o setor de telecomunicações e o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) para o transporte de mercadorias. Cada um destes documentos cumpre uma função específica dentro do sistema fiscal brasileiro, garantindo maior eficiência e transparência nos processos comerciais.

Características do sistema de fatura eletrónica no Brasil

O sistema de faturação eletrónica no Brasil distingue-se pela sua complexidade e fragmentação, uma vez que os requisitos variam consoante a natureza da transação e a jurisdição em que o documento é emitido. Para garantir o cumprimento, as empresas têm de conhecer as particularidades de cada tipo de fatura (NF-e, NFS-e, NFCom e CT-e). Apesar desta diversidade de documentos eletrónicos, existem elementos comuns a todas as modalidades de fatura eletrónica:

• Assinatura eletrónica: As faturas eletrónicas devem ser assinadas eletronicamente, para garantir a sua autenticidade e integridade.
• Formato XML: Os documentos são gerados em formato XML estruturado de acordo com os requisitos técnicos e fiscais de cada tipo de operação.
• Validação prévia: As administrações fiscais devem validar cada documento antes de este poder ser utilizado numa transação comercial.
• Armazenamento eletrónico: As faturas devem ser armazenadas de forma segura durante um período mínimo de cinco anos.

Tipos de faturas eletrónicas no Brasil

No Brasil, existem vários tipos de faturas eletrónicas (NF-e, NFS-e, NFCom e CT-e), cada uma destinada a cobrir diferentes tipos de transações e obrigações fiscais.

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é o documento digital que substitui a fatura física na compra e venda de bens ou produtos. O seu objetivo é registar as transações comerciais entre empresas e facilitar o controlo tributário no território nacional. De seguir, apresentamos o processo de emissão e validação de NF-e referente às operações de venda de bens de acordo com os requisitos estabelecidos:

• Geração: A empresa emissora extrai os dados do seu ERP para gerar um ficheiro XML com as informações da transação.
• Assinatura eletrónica: O documento é assinado eletronicamente com um certificado digital.
• Envio para a SEFAZ: O ficheiro XML é transmitido para a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) através de Web Services.
• Validação e autorização: A SEFAZ verifica a validade do documento e emite uma autorização de uso.
• Emissão do DANFE: Com a NF-e autorizada, é gerado o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), que deve acompanhar a mercadoria durante o transporte.
• Entrega ao destinatário: A NF-e é enviada eletronicamente ao comprador.

Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)

A Nota Fiscal de Serviços Eletrónica (NFS-e) é o documento eletrónico equivalente à fatura de serviços e é utilizado para registar transações de serviços entre empresas e profissionais. A emissão de NFS-e é regulamentada pelos municípios, o que tem gerado uma grande diversidade de normas e requisitos, dada a autonomia que estes têm na elaboração dos seus procedimentos de cobrança de impostos. Para unificar o processo e simplificar a emissão de NFS-e em todo o país, o governo estabeleceu um Sistema Nacional de NFS-e, cuja implementação será obrigatória a partir de 2026.

Características do Sistema Nacional de NFS-e

Este sistema permite uma maior interoperabilidade e reduz os encargos administrativos para as empresas que operam em várias jurisdições.

• Formato XML da NFS-e unificado para todos os municípios.
• Emissão simplificada através de portal web e aplicações móveis oficiais.
• Emissão via API através da conectividade dos sistemas empresariais dos contribuintes com os servidores da Secretaria Municipais das Finanças (SEFIN).
• Declaração de Prestação de Serviço (DPS): Documento prévio enviado à SEFIN para aprovação e conversão numa NFS-e. 
• Eventos NFS-e: Possibilidade de registar eventos numa NFS-e já autorizada, tais como: cancelamento, substituição, carta de correção, entre outros. 
• Documento Nacional de Arrecadação (DNA): Documento de cobrança das tributações ISSQN (Imposto Sobre Serviço de Qualquer Natureza) válido para todos os municípios participantes do sistema. 
• Ambiente de Dados Nacional (ADN): Repositório nacional das NFS-e aprovadas neste sistema. 
• Portal da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica: Ambiente para consulta de documentos gerados entre outras consultas sobre o sistema.

Nota Fiscal de Serviços de Comunicação Eletrônica (NFCom)

A Nota Fiscal de Serviços de Comunicação Eletrônica (NFCom) foi criada pelo Ajuste SINIEF 07/22, aprovado a 7 de abril de 2022, para simplificar a emissão de faturas nos setores de comunicações e telecomunicações. Posteriormente, com a publicação do Ajuste SINIEF n.º 34/24, a data de início da sua obrigatoriedade a nível nacional foi atualizada para 1 de novembro de 2025. A sua implementação visa simplificar e modernizar o processo de emissão de faturas, substituindo os modelos 21 e 22 utilizados anteriormente.

Atualmente, as empresas do setor têm de gerar ficheiros mensais em formato XML (CAT 79) e submetê-los manualmente no portal da administração fiscal para efeitos de auditoria. Com a NFCom, o processo será equivalente ao da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), proporcionando maior eficiência e automatização. As principais características da NFCom são:

• Geração em formato XML normalizado nacional.
• Assinatura eletrónica com certificado digital.
• Eventos NFCom: Registo de alterações, cancelamentos ou substituições de faturas.
• Representação gráfica através do DANFE NFCom.
• Armazenamento obrigatório durante cinco anos.
• Entrega do XML e do DANFE NFCom, um canal de comunicação alinhado entre as partes ou correio eletrónico. 

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

O Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) é o documento eletrónico utilizado para registar e controlar o transporte de mercadorias, no Brasil. O CT-e facilita a rastreabilidade das operações de transporte, permitindo às autoridades fiscais verificar as transações e assegurar o cumprimento das normas de transporte de mercadorias. 

Para a sua emissão, a empresa de transportes gera um ficheiro no formato XML 4.0, que inclui todos os detalhes da expedição. O documento é, então, assinado eletronicamente e enviado à Secretaria da Fazenda (SEFAZ) para validação e autorização. Uma vez aprovado, é emitido o Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTE), que deve acompanhar fisicamente a carga durante todo o trajeto. A utilização do CT-e otimiza a gestão logística, reduz custos administrativos e melhora a eficiência do controlo fiscal sobre o transporte de bens no país.

Requisitos para a emissão de faturas eletrónicas no Brasil

No Brasil, a emissão de faturas eletrónicas é um processo regulamentado que exige o cumprimento de determinados requisitos técnicos e fiscais. Embora cada tipo de fatura eletrónica tenha particularidades específicas, todos os contribuintes devem seguir um procedimento geral para garantir a validade legal dos documentos. Os requisitos necessários para a emissão de faturas eletrónicas no Brasil são descritos abaixo:

• Obter um certificado digital: É obrigatório dispor de um certificado digital que permita assinar eletronicamente as faturas e garantir a sua autenticidade.
• Gerar a fatura eletrónica em formato XML: O documento deve ser estruturado de acordo com as especificações estabelecidas para cada tipo de fatura eletrónica (NF-e, NFS-e, NFCom ou CT-e).
• Enviar a fatura para a SEFAZ: Os documentos devem ser enviados à Secretaria da Fazenda (SEFAZ) para validação e autorização antes de serem utilizados numa transação comercial.
• Remeter a fatura ao destinatário: Uma vez aprovada, a fatura eletrónica deve ser enviada ao cliente em formato digital.

Vantagens da faturação eletrónica no Brasil

A utilização da fatura eletrónica no Brasil, através de NF-e, NFS-e, NFCom e CT-e, trouxe múltiplas vantagens para as empresas e para as autoridades fiscais. Entre os benefícios mais relevantes, estão:

• Redução de custos: A eliminação da utilização de papel e a digitalização dos processos reduzem significativamente os gastos associados à impressão, ao armazenamento e à gestão de documentos físicos.
• Maior agilidade e eficiência: A automatização do processo de faturação reduz o tempo dedicado à emissão, validação e envio de faturas, otimizando as operações das empresas.
• Controlo fiscal e transparência: A validação dos documentos pela SEFAZ melhora a supervisão das transações comerciais, reduzindo a evasão fiscal e garantindo o cumprimento das obrigações fiscais.
• Segurança e rastreabilidade: A obrigatoriedade da assinatura eletrónica e o armazenamento eletrónico garantem a integridade dos documentos e facilitam a sua consulta em caso de auditoria.

Estas vantagens não só otimizam a gestão fiscal das empresas, como também reforçam a relação com as autoridades fiscais, ao favorecerem a transparência e a normalização do cumprimento regulamentar.

Plataforma global de fatura eletrónica da EDICOM

A EDICOM é uma referência internacional em soluções de faturação eletrónica e cumprimento fiscal, oferecendo uma plataforma global que permite às empresas automatizar a emissão e receção de faturas eletrónicas em conformidade com a regulamentação de cada país. No caso do Brasil, a plataforma da EDICOM integra a geração, o envio e a validação dos documentos fiscais NF-e, NFS-e, NFCom e CT-e, garantindo a sua conformidade com os requisitos estabelecidos pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ).

Graças à sua tecnologia avançada, a EDICOM permite às empresas otimizar os seus processos administrativos, automatizando o fluxo de trabalho, reduzindo erros manuais e assegurando uma integração fluida com os sistemas ERP. Além disso, a sua plataforma proporciona serviços de armazenamento eletrónico, facilitando a gestão e a recuperação de documentos eletrónicos de acordo com os prazos legais exigidos.

Como especialista em faturação eletrónica, a EDICOM oferece aos seus clientes uma solução escalonável e adaptável a múltiplas regulamentações, permitindo-lhes operar de forma eficiente em mercados internacionais com total segurança e cumprimento regulamentar.