Como assegurar um armazenamento legal eletrónico dos documentos da sua empresa

O armazenamento dos documentos eletrónicos é um aspeto fundamental que deverá ser tido em conta num processo de transformação digital. Uma gestão correta dos documentos assegura a integridade e a autenticidade dos documentos, ao qual se os documentos tiverem sido armazenados por um prestador de serviços de confiança qualificado, reforça a segurança do armazenamento da informação garantindo o armazenamento correto do seu formato original, validade legal e jurídica, ao qual lhe outorga a categoria de ónus da prova ante terceiros.

O armazenamento digital dos documentos e a sua certeza jurídica são dois aspectos que preocupam quer as empresas quer a administração pública, em contextos em que a digitalização dos documentos e o intercâmbio eletrónico dos mesmos se impõe em detrimento do papel. Para tratar a informação mais críticas, recorrer a um prestador de serviços qualificado assegura transações fiáveis e um armazenamento digital seguro da documentação com valor de ónus de prova jurídica. Esta será a melhor opção para um armazenamento legal de documentos eletrónicos.

A EDICOM como prestador qualificado de serviços de confiança presta um serviço de armazenamento seguro de longa duração, devidamente certificado pelas principais exigências internacionais e nacionais, ao qual alia à sua própria capacidade técnica para dotar as transações eletrónicas com mecanismos de confiança, como por exemplo, processos de assinatura eletrónica, validação cronológica, serviços de entrega eletrónica certificada, entre outros,.

A figura do prestador de serviços de confiança está contemplada no Regulamento N.º 910/2014 relativo à identificação eletrónica e aos serviços de confiança para as transações eletrónicas no mercado europeu. Esta normativa europeia, mais conhecida como eIDAS, aplica-se desde julho de 2016 e a sua finalidade é oferecer um quadro jurídico que dê confiança às transações realizadas no ambiente online entre empresas, cidadãos e o Setor Público.

Para assegurar uma interação segura, o regulamento eIDAS regula diferentes aspetos referente aos mecanismos de identificação no acesso a serviços online, à realização de transações eletrónicas, aos processos de assinatura eletrónica e até mesmo na validação cronológica dos documentos.

Presunção de fiabilidade dos documentos custodiados pela EDICOMLta

Não obstante, para preservar as condições legais dos documentos e ficheiros tratados com serviços de confiança qualificados, é necessário dispor de um armazenamento digital seguro, ao qual a  EDICOM desenvolveu o serviço EDICOMLta (EDICOM Long Term Archiving).

Quais as vantagens de contar com o serviço EDICOMLta?

Para além de ser um serviço fornecido por um prestador qualificado de confiança, o serviço permite: classificar, arquivar e consultar documentos através de uma plataforma segura e certificada, que efetua o armazenamento dos documentos eletrónicos durante o período de tempo requerido pelas empresas ou período determinado pela legislação em cada caso.

O serviço assegura a autenticação de origem, a própria integridade, confidencialidade e da inalterabilidade dos documentos armazenados. Qualquer documento preservado no serviço EDICOMLta adquire por defeito, uma presunção de fiabilidade perante qualquer requerimento de uma autoridade judicial que implique o ónus de prova jurídica, de modo a que será a outra parte que terá de demonstrar que de como procedeu com a conservação e armazenamento do documento apresentado e quais os seus fundamentos que garantem a integridade e fiabilidade do documento.
 

Como funciona?

O serviço da EDICOMLta aplica os métodos de identificação, assinatura digital e validação cronológica eletrónica previstos no regulamento eIDAS.

Os documentos armazenados no sistema são submetidos a permanentes auditorias por parte do terceiro de confiança, neste caso a EDICOM, para a proteção de documentos eletrónicos. Estas auditorias estão conformes com as normas internacionais (XSADEsLT e ISO14641) e com legislações nacionais relevantes, como por exemplo a Conservazione Sostitutiva em Itália ou a NOM151 no México.

A solução assegura um acesso permanente e a recuperação de 100 % dos documentos carregados para a plataforma, assim como a gestão das provas jurídicas que permitem demonstrar a integridade dos documentos armazenados.

A EDICOMLta proporciona o download do ficheiro com a auditoria eletrónica que certifica a integridade e a autenticidade dos dados ao longo do tempo, de modo a demonstrar a sua validade legal perante terceiros.
Em suma, o serviço da EDICOMLta através da aplicação dos serviços qualificados de confiança e do registo de cada interação procedida em cada um dos documentos armazenados, garante a existência de provas legais que perante qualquer requerimento legal, o que previne e reforça a segurança jurídica da empresa.