Compliance as a Service (CaaS): o que é e como aproveitá-lo

Compliance as a Service (CaaS) é uma solução na nuvem para o cumprimento dos requisitos legais e técnicos que envolvem os diferentes regulamentos das transações eletrónicas a nível global. 

O ecossistema empresarial é cada vez mais complexo. As empresas passaram a operar num ambiente global com um quadro legislativo amplo e fragmentado que obedece, em muitos casos, a um controlo exaustivo. Com este cenário, o compliance adquiriu uma grande importância nas organizações.

O que é o compliance?

O compliance, ou corporate compliance, é o conjunto de procedimentos e boas práticas que se aplicam para assegurar que uma empresa, e seus integrantes, cumprem o quadro normativo. Isso inclui o acompanhamento da legislação em cada um dos países em que opera, mas também outros aspetos mais relacionados com a ética e a moral da empresa. Por exemplo, a boa governação, a confidencialidade dos dados ou a transparência financeira.

O compliance não é algo novo. Nasceu no mundo anglo-saxónico e ligado ao âmbito financeiro, devido à enorme quantidade de normativas que essas empresas eram obrigadas a cumprir. Contudo, hoje em dia alargou-se a todos os setores produtivos devido à globalização.

Porquê Compliance as a Service (CaaS)?

Atualmente, o cumprimento normativo está diretamente relacionado com a tecnologia. As empresas de todo o mundo encontram-se em pleno processo de transformação digital, uma evolução que envolve o uso de ferramentas tecnológicas nos diferentes níveis das empresas.

O Compliance as a Service (CaaS) é um serviço que permite às organizações externalizar e automatizar o seu cumprimento normativo (fiscal, comercial, etc.). Isso implica que o fornecedor de Compliance se encarrega do seu manuseio e de assegurar que a empresa cumpre os regulamentos e normativas aplicáveis à sua indústria. Deste modo, procura-se reduzir a carga de trabalho das empresas, minimizar os custos económicos e, sobretudo, simplificar de algum modo as exigências do compliance.

Tradicionalmente, este serviço foi muito procurado em setores altamente regulados, como o farmacêutico, o bancário ou o financeiro. Contudo, atualmente, qualquer empresa que opere num mercado global é suscetível de precisar de cumprir requisitos regulamentares. 

Graças à tecnologia, o serviço compliance integra-se nas gestões da empresa de forma automatizada. Implementar soluções de CaaS requer um determinado nível de digitalização das empresas, mas a economia de custos que pressupõe a otimização dos processos e a melhoria da eficiência, assim como a vantagem de escalar soluções, faz com que valha a pena contemplar o serviço CaaS no âmbito de uma estratégia digital mais ampla. 

Vantagens de externalizar o serviço CaaS

• Eliminar os riscos de incumprimento regulatório nas transações eletrónicas (multas, sanções, requerimentos) que envolvem gastos económicos, de tempo, de recursos, assim como consequências na reputação da empresa. 
• Estar a par das atualizações de requisitos legais e técnicos. 
• Redução de custos de gestão ao externalizar um serviço especializado que requer capacidade contínua de resposta às mudanças para um alinhamento com a regulação.
• Centrar os recursos nos objetivos estratégicos da empresa.
• Rápida adaptação a novos mercados.
• Assessoria especializada para abordar novos projetos.
• Atualização constante dos serviços na nuvem.

Compliance proativo vs. reativo

A complexidade de operar num mercado global tão fragmentado em regulamentações aumenta os riscos de incumprimento fiscal, quebras de segurança, etc. Isso implica a necessidade de se adiantar e identificar proativamente as mudanças e necessidades para ser uma organização compliance. 

Uma estratégia proativa pressupõe inventariar o cumprimento, assim como os riscos de incumprimento, para abordar com garantias novos projetos. Contar com um sócio estratégico para assegurar o compliance internacional em todas as transações eletrónica permite às organizações operar com segurança.

Compliance as a Service e fatura eletrónica

O cumprimento de requisitos legais de fatura eletrónica e relatórios de IVA eletrónicos é um dos aspetos que costumam ser atribuídos ao Compliance as a Service, dado que podem ser tarefas difíceis de assumir internamente. Deste modo, através de consultoras e de fornecedores tecnológicos, delegam-se as tarefas de monitorização e revisão de normativas novas ou atualizadas para assegurar o cumprimento da legislação. 

Nos últimos anos, os sistemas de faturação eletrónica passaram a ser obrigatórios em diversos países de todo o mundo e existem atualmente legislações vigentes em fase de implementação. Contudo, os requisitos para emitir corretamente este documento variam de um lugar para outro: diferentes padrões, formatos, prazos de declaração, mecanismos de segurança, etc. O resultado é uma crescente procura de soluções CaaS entre as empresas.

A relação entre o CaaS e a fatura eletrónica deve-se ao facto de o cumprimento normativo poder incluir aspetos relacionados com a emissão e gestão de faturas eletrónicas. Em muitos países, as empresas são obrigadas a cumprir com certos requisitos e regulamentações específicas para a emissão de faturas eletrónicas, como utilizar um formato específico, incluir determinados dados obrigatórios e utilizar assinaturas digitais ou certificados de segurança.

Neste contexto, um fornecedor de CaaS pode oferecer serviços relacionados com a implementação e gestão da fatura eletrónica como parte da sua oferta de cumprimento normativo. Isso pode incluir a configuração de sistemas e ferramentas de faturação eletrónica, a integração com os sistemas existentes da empresa, a segurança do cumprimento dos requisitos legais e fiscais e a geração de relatórios e ficheiros necessários para as autoridades fiscais.

Graças ao CaaS, externaliza-se a gestão do cumprimento normativo. O CaaS proporciona às empresas a capacidade de gerir os seus esforços de cumprimento do princípio ao fim, automatizando os processos e a gestão da informação relacionada com o cumprimento normativo. Isso implica a recolha, armazenamento e análise de dados relevantes para o cumprimento, como políticas, procedimentos, relatórios, evidências de auditorias, entre outros. Ao centralizar e organizar estas informações, o CaaS facilita o seu acesso e consulta, o que agiliza a tomada de decisões e a resposta a requisitos normativos.

Em suma, graças ao Cumprimento como Serviço (CaaS), as empresas podem externalizar a gestão do cumprimento normativo, o que lhes permite contar com especialistas especializados e aproveitar soluções tecnológicas para automatizar processos e gerir a informação de maneira eficiente. Iso não só contribui para a redução de custos e para melhorar a eficiência, como também ajuda a assegurar o cumprimento das regulamentações e normativas aplicáveis.