A Dinamarca moderniza a sua Lei de Contabilidade para promover a digitalização da contabilidade

No passado mês de maio, o parlamento dinamarquês aprovou um pacote de reformas que afetam a Lei de Contabilidade (Danish Bookkeeping Act, Act no. 700 of 24 May 2022), que substitui a lei anterior, em vigor desde 1999. O objetivo principal continua a ser reforçar a luta contra a fraude fiscal e aumentar o grau de digitalização da contabilidade das empresas dinamarquesas.

O requisito para a contabilidade digital inclui os seguintes dois deveres básicos de contabilidade:

1. Registar as transações da empresa num sistema de contabilidade digital e
2. Armazenar os registos e os anexos que documentam os registos num sistema de contabilidade digital ou, pelo menos, armazenar uma cópia de segurança completa dos mesmos num servidor com um fornecedor ou outro terceiro.

Cronograma de implementação

Os requisitos da Lei de Contabilidade para os sistemas de contabilidade digital entrarão em vigor de forma escalonada durante os próximos anos. A introdução gradual garantirá que as empresas e os fornecedores de sistemas de contabilidade digital tenham tempo para se adaptarem aos novos requisitos e, ao mesmo tempo, tenham a oportunidade de aproveitar as vantagens dos sistemas de contabilidade automatizados.

Por enquanto, a autoridade dinamarquesa atualizou o calendário relacionado com os requisitos para os sistemas de contabilidade digital. Posteriormente, a autoridade dinamarquesa publicará as datas de implementação obrigatória para as empresas.

Datas-chave

• 1 de fevereiro de 2023: entram em vigor os requisitos para os sistemas de contabilidade standard digital. 
• 31 de outubro de 2023: Os sistemas standard digitais que pretendam estar registados até 1 de janeiro de 2024 devem notificar a Autoridade Comercial Dinamarquesa. 
• 1 de novembro - 31 de dezembro de 2023: os sistemas notificados são verificados e registados pela Autoridade Comercial Dinamarquesa. 
• 1 de janeiro de 2024: Os sistemas notificados são registados.
• 2024 (planeado): As empresas de contabilidade devem contabilizar digitalmente os anos fiscais com início após 1 de Julho de 2024. 
• 2026 (planeado): As empresas individuais e certas sociedades devem contabilizar digitalmente a partir de anos fiscais com início após uma data efectiva ainda indeterminada em 2026.

Em que consiste a nova Lei da Contabilidade na Dinamarca?

Uma das mudanças mais significativas da nova lei é o requisito de digitalizar a contabilidade. Além disso, deve-se utilizar um sistema de contabilidade digital aprovado pela autoridade dinamarquesa que deverá cumprir uma série de requisitos definidos pelo governo dinamarquês através de uma ordem executiva. O governo dinamarquês irá ampliar em breve a informação relevante para que os fornecedores digitais possam certificar-se.

De acordo com o novo artigo 15, aplicam-se três requisitos gerais ou básicos aos sistemas de contabilidade digital, independentemente de se tratar de sistemas padrão ou especialmente desenvolvidos:

• O sistema deve suportar um registo contínuo das transações da empresa com a especificação de anexos para cada registo e um armazenamento fiável de registos e anexos durante 5 anos.
• O sistema deve cumprir os modelos reconhecidos de segurança de TI, incluindo a gestão de utilizadores e acessos, assim como assegurar a cópia de segurança automática de registos e ficheiros anexos. 
• O sistema deve suportar a automatização dos processos administrativos, incluindo o envio e a receção automáticos de faturas eletrónicas, assim como a possibilidade de desenvolver a contabilidade de acordo com um plano de contas padrão público em sistemas contabilísticos registados.

Os requisitos para os sistemas de contabilidade especialmente desenvolvidos também entrarão em vigor numa data posterior. Os requisitos para tal serão elaborados no primeiro semestre de 2023. 

A Autoridade Comercial Dinamarquesa fornecerá informações sobre os requisitos e as datas de entrada em vigor à medida que estiverem disponíveis. A EDICOM permanecerá atenta a qualquer atualização para o informar sobre as próximas datas.

Estado da fatura eletrónica na Dinamarca

Desde 2005, é obrigatório para as autoridades governamentais dinamarquesas e para os seus fornecedores o uso de faturas eletrónicas no formato Peppol BIS 3.0., através da rede Peppol, estabelecendo assim ligação com as entidades públicas registadas no SMP nacional NemHandel.

A Dinamarca também está a estudar a possibilidade de implementar o pedido e o catálogo eletrónico para determinadas categorias de bens, fomentando assim o uso do comércio eletrónico no setor público.

No âmbito B2B, as empresastêm a liberdade de poder faturar de forma eletrónica voluntariamente sempre que assim acordarem mutuamente.