Estado da faturação eletrónica na Escandinávia
A região escandinava é uma das mais avançadas no desenvolvimento da faturação eletrónica da Europa. A Suécia, a Finlândia, a Noruega e a Dinamarca foram dos primeiros países a incorporar a fatura eletrónica, adiantando-se às diretivas europeias nesta matéria. Analisámos o sistema de faturação eletrónica em cada um destes países e os seus próximos projetos em matéria de e-procurement.
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A faturação eletrónica na Suécia
Na Suécia, é no setor público que a faturação eletrónica está mais difundida. Já em 2008, o governo sueco tornou obrigatório a troca de faturas eletrónicas com as agências centrais do Estado. Essa obrigação alargou-se, em 2019, às restantes entidades e fornecedores públicos regionais e municipais, seguindo as exigências da Diretiva Europeia sobre contratação pública. Os fornecedores públicos devem enviar as faturas eletrónicas no formato europeu Peppol BIS Billing 3.0. O sistema recomendado de troca é através da rede PEPPOL, onde todas as administrações públicas estão registadas como destinatárias.
A normativa sueca sobre “A troca eletrónica de informação por parte de autoridades públicas” 2003:770 exige às agências governamentais não só que sejam capazes de receber faturas eletrónicas, mas também que possam enviar faturas através da rede PEPPOL para outras entidades públicas. Além da fatura eletrónica, as administrações públicas e os seus fornecedores também têm a possibilidade de trocar encomendas e catálogos eletrónicos através da rede PEPPOL.
Se um fornecedor público não cumprir os requisitos exigidos de faturação eletrónica pode ser sancionado pela DIGG (Myndigheten för digital förvaltning) - a entidade responsável pela digitalização da administração pública sueca e também Autoridade PEPPOL da Suécia.
No âmbito privado, as empresas podem trocar faturas de forma voluntária.
A faturação eletrónica na Noruega
A Noruega também foi um dos primeiros países europeus a tornar obrigatório o uso da fatura eletrónica no âmbito B2G. Já em 2011, obrigou as suas administrações centrais a receber faturas eletrónicas e os seus fornecedores públicos a enviá-las em 2012. Desde 2019, todas as administrações públicas, assim como os seus fornecedores, são obrigados a trocar faturas eletrónicas.
As administrações públicas devem utilizar a rede PEPPOL para receber as faturas. Tanto as administrações públicas como os fornecedores podem escolher o seu próprio PEPPOL Access Point e devem ser capazes de processar as faturas no Formato nacional EHF Billing 3.0, que está adaptado aos requisitos da Diretiva Europeia.
Para poder enviar e receber faturas eletrónicas através da rede PEPPOL, tanto os fornecedores como as administrações públicas devem estar registados na ELMA, que atua como SMP da rede PEPPOL na Noruega.
No âmbito privado, apesar da ausência de políticas de obrigatoriedade, a fatura eletrónica está a ser amplamente adotada pelas empresas.
As empresas privadas podem consultar também o registo ELMA para saber que empresas na Noruega podem receber documentos eletrónicos no formato EHF através da rede PEPPOL. Atualmente, estão registadas no ELMA quase 202 000 entidades públicas e privadas.
Além da fatura eletrónica, atualmente, são trocados através da rede PEPPOL outros documentos eletrónicos como: fatura de crédito, aviso de cobrança, encomendas ou catálogos eletrónicos.
A faturação eletrónica na Dinamarca
A Dinamarca é pioneira no uso da fatura eletrónica. Desde 2005, as administrações públicas e os seus fornecedores são obrigados a faturar de forma eletrónica. Além disso, em 2007, o governo dinamarquês criou a sua própria infraestrutura para a troca de faturas eletrónicas denominada NemHandel, precursora da atual rede pan-europeia PEPPOL.
Atualmente, ambas as infraestruturas convivem na Dinamarca, as administrações públicas são obrigadas a receber os documentos eletrónicos tanto no formato nacional OIOUBL, através da plataforma NemHandel como no formato europeu PEPPOL BIS 3, através da rede PEPPOL. Não obstante, o objetivo do governo é que, finalmente, se utilizem apenas os padrões PEPPOL e a rede europeia, por todas as vantagens que oferecem a nível de comércio transfronteiriço. Com efeito, a própria plataforma NemHandel está integrada com a rede PEPPOL como Service Metadata Publisher (SMP).
Está previsto ainda que, para 2023, as instituições públicas realizem as compras eletronicamente, utilizando catálogos eletrónicos e encomendas eletrónicas para certas categorias de bens.
No âmbito B2B, as empresas têm a liberdade de poder faturar de forma eletrónica sempre que assim acordarem mutuamente.
A faturação eletrónica na Finlândia
Apesar da ausência de políticas de obrigatoriedade mais além das exigidas pela União Europeia e sempre no âmbito da contratação pública, a fatura eletrónica está amplamente difundida na Finlândia. De facto, desde 2010, as administrações públicas optaram por receber as faturas no formato digital, adiantando-se à Diretiva Europeia sobre contratação pública.
Desde 2020, o governo finlandês reconhece o direito a receber faturas eletrónicas a qualquer empresa pública ou privada que fature mais de 10 000 €, se o solicitar ao seu fornecedor. Nas restantes empresas privadas, o uso da fatura eletrónica fica subordinado a um acordo entre ambas as partes.
Quanto ao sistema de faturação, não existe uma plataforma do Estado, as empresas podem escolher o fornecedor privado que pretenderem para poder gerar e enviar as faturas digitais. Os fornecedores tecnológicos de faturação eletrónica mantêm e atualizam uma base de dados pública com a informação de receção/envio para cada uma das entidades públicas e privadas que tiverem ativado a opção. Os prestadores de serviço de fatura eletrónica na Suécia estão a implementar um sistema muito semelhante inspirado nos bons resultados obtidos na Finlândia.
Desde 2021, o governo só admite as faturas eletrónicas que cumpram o padrão europeu nacional. Para tal, as faturas devem ser previamente validadas pelo sistema de faturação eletrónica, antes de serem enviadas para o destinatário. Os documentos eletrónicos têm de ser emitidos nos formatos nacionais TEAPPSXML 3.0 e Finvoice 3.0 que cumprem os requisitos europeus.
Por outro lado, entre os objetivos do governo, encontra-se o desenvolvimento do projeto “Real-time Economy” que contempla a troca de documentos eletrónicos como catálogos, encomendas ou confirmação de pedidos na administração pública através da rede PEPPOL.
PEPPOL, Pan European Public Procurement On-Line
PEPPOL é a iniciativa da Comissão Europeia criada para simplificar os processos de contratação pública e fomentar o comércio transfronteiriço entre os países da União Europeia. O PEPPOL é composto por uma série de instrumentos com o fim de estandardizar a troca de documentos comerciais entre as diferentes administrações europeias. Deste modo, conta com:
- A rede PEPPOL eDelivery Network.
- Normativa técnica e legal que define as especificações de interoperabilidade entre as empresas e os governos.
A rede PEPPOL liga as diferentes administrações públicas aos seus fornecedores através dos denominados PEPPOL Access Points, de forma segura e automatizada.
Os PEPPOL Access Points encarregam-se de enviar e receber os documentos eletrónicos através da rede PEPPOL. A versatilidade do sistema fez com que a maioria dos países nórdicos tenha optado por este sistema para trocar tanto as suas faturas eletrónicas como outros documentos comerciais.
A EDICOM é um PEPPOL Access Point certificado desde 2015, não só na Europa, mas também na Austrália, Nova Zelândia e Singapura pelas diferentes Autoridades PEPPOL destes países, que decidiram utilizar a rede europeia para digitalizar também os seus processos de contratação pública.
Através da plataforma de faturação eletrónica da EDICOM, as empresas podem enviar e receber faturas eletrónicas, encomendas, guias de remessa ou qualquer outro documento eletrónico de acordo com as exigências técnicas e legais não só das administrações da Suécia, Finlândia, Noruega ou Dinamarca, mas também de qualquer país do mundo.
*Os conteúdos desta publicação são apenas da responsabilidade da EDICOM GROUP e não refletem a opinião da União Europeia. Cofinanciamento pelo Mecanismo "Conetar Europa" da União Europeia.
