Portugal: A fatura eletrónica com a Administração Pública

A fatura eletrónica em Portugal é obrigatória nas relações dos fornecedores com as administrações públicas. A eSPap, Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, desempenha o papel de entidade coordenadora na implementação do sistema de fatura eletrónica em Portugal.

Enquadramento legal da fatura eletrónica B2G em Portugal

A fatura eletrónica em Portugal está regulada pelo Decreto-Lei 111-B/2017, que é uma transposição da Diretiva 2014/55/UE sobre o uso da faturação eletrónica na contratação pública de cumprimento obrigatório para todos os estados-membros. Esse Decreto-Lei foi posteriormente modificado pelo Decreto 123/2018 para definir novas características do modelo e as diferentes fases de implementação.

Como funciona a fatura eletrónica em Portugal?

O sistema de fatura eletrónica na administração pública de Portugal baseia-se num modelo descentralizado, pelo que os organismos públicos podem utilizar a plataforma de receção de faturas prevista pela eSPap ou desenvolver as suas próprias plataformas para a receção, validação e processamento de faturas. É possível efetuar a ligação através de um protocolo AS2 ou de Web Services. 

Entidades públicas obrigadas a utilizar a plataforma eSPap

• Administrações diretas do Governo
• Institutos Públicos

Entidades públicas com utilização voluntária da plataforma eSPap

• Presidência da República
• Assembleia da República
• Procuradoria-Geral da República
• Tribunais
• Entidades administrativas independentes
• Entidades do Setor Público Empresarial (Hospitais)
• Universidades

Características da fatura eletrónica em Portugal

Os documentos de emissão obrigatória nas relações com as administrações públicas são a fatura, a nota de crédito e a nota de débito.

Formato da fatura: É possível utilizar os dois formatos aprovados pela administração pública: UBL 2.1 "CIUS-PT" e CEFACT "CIUS-PT", ambos formatos baseados em XML.

Elementos que o ficheiro estruturado deve conter:

• Identificadores do processo e da fatura
• Período de faturação
• Informação sobre o cocontratante
• Informação sobre o contratante público
• Informação sobre a entidade beneficiária, se for diferente da anterior
• Informação sobre o representante fiscal do cocontratante
• Referência do contrato
• Condições de entrega
• Instruções de pagamento
• Informação sobre os ajustes e as cargas
• Informação sobre as verbas da fatura
• Total da fatura

Assinatura digital e armazenamento: A assinatura digital é obrigatória e exige-se o armazenamento das faturas durante 10 anos tanto para o emissor como para o recetor. 

Código de documento único (ATCUD) e código QR bidimensional

A Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) anunciou a obrigatoriedade de inclusão, nas faturas e documentos fiscais relevantes, do código único de documento ATCUD (Autoridade Tributária Código Único do Documento) e do código de barras bidimensional (código QR). Estas medidas visam simplificar a comunicação de faturas, bem como aumentar o controlo das operações efetuadas pelos contribuintes e, assim, combater a economia informal, a fraude e a evasão fiscal.

Os Códigos ATCUD devem figurar em todas as faturas e deve-se assegurar a sua legibilidade, independentemente do suporte em que são apresentados ao cliente, no formato eletrónico ou impresso. A representação do Código QR nas faturas só afeta as faturas apresentadas em papel ou em PDF assinado. Nos documentos com mais de uma página, o código ATCUD surge em todas as páginas. No caso do código QR, pode aparecer na primeira ou na última folha.

Requisitos para poder incluir códigos ATCUD e QR nas faturas

• Ter uma solução de software certificada pela AT.
• Possuir o código de validação de série emitido pela AT.

Plataforma global de fatura eletrónica EDICOM

Se a sua empresa tem um projeto de fatura eletrónica em Portugal ou em qualquer outro país do mundo, a EDICOM pode ajudar com as suas obrigações fiscais. A nossa plataforma permite uma gestão integrada da faturação eletrónica com as administrações públicas portuguesas, assim como outros procedimentos telemáticos de caráter tributário, como a declaração do ficheiro SAF-T de contabilidade.

Nesse sentido, a EDICOM oferece aos seus clientes uma solução global que cumpre todos os requisitos técnicos estabelecidos no sistema português de faturação eletrónica B2G ou em qualquer outro país do mundo.