Electronic Data Interchange - EDI

NHS Supply Chain introduz a guia de remessa avançada ou ASN

nhs - asn mensaje

A introdução da nova guia de remessa avançada ou ASN representa uma melhoria na área logística, implementando uma nova funcionalidade que automatiza parte da NHS Supply Chain.

Vale a pena salientar que todos os prestadores de cuidados do Serviço Nacional de Saúde (NHS) de Inglaterra são obrigados a comunicar utilizando as normas internacionais da GS1 e da rede PEPPOL.

A EDICOM, como Access Point certificado, oferece uma solução integral que garante o cumprimento de todos os requisitos, uma vez que possui um catálogo eletrónico homologado pela GS1 e proporciona serviços de automatização e integração de mensagens EDI nos ERP.

Guia de Remessa Avançada ou ASN

Por que é que a NHS Supply Chain está a introduzir a ASN?

A NHS Supply Chain está a introduzir a guia de remessa avançada ou ASN (Advanced Shipping Note) para cumprir o regulamento europeu dos dispositivos médicos europeus.

O regulamento é conhecido como Regulamento de Dispositivos Médicos ou MDR (Medical Devices Regulation), que consta no Regulamento (UE) 2017/745 do Parlamento Europeu.

Esta nova implementação permite uma melhoria significativa no seguimento, na localização e entrega de produtos e gestão de stock.

O que é uma guia de remessa avançada (ASN)?

Uma guia de remessa avançada é uma mensagem enviada por um fornecedor, antes da entrega, para avisar a NHS Supply Chain sobre os produtos a entregar.

Informa sobre que produtos são, em que caixas vão, onde as entregas são paletizadas, que caixas estão em cada palete, etc.

A ASN também contém uma referência única para cada palete e caixa enviadas. Esta referência única é conhecida como Código de Contentor de Envio em Série ou SSCC (Serial Shipping Container Code).

Os SSCC são códigos únicos de 18 dígitos utilizados para identificar as unidades logísticas.

O SSCC é impresso numa etiqueta e afixado em cada palete e caixa, para que possa ser digitalizado aquando da receção e utilizado com a ASN para identificar os artigos recebidos aquando da entrega.

Para automatizar o processo de leitura, o SSCC deve estar codificado num código de barras (GS1-128) impresso nas etiquetas de envio.

Portanto, é muito importante que o fornecedor PEPPOL selecionado tenha a capacidade de gerar este código, tal como faz a EDICOM.

A guia de remessa ou ASN é obrigatória?

Sim, a guia de remessa avançada ou ASN é obrigatória para todas as encomendas da NHS Supply Chain, exceto para as de manutenção e serviço.

Isto significa que todos os fornecedores de produtos consumíveis devem enviar a ASN em todas as encomendas, mesmo que não sejam fornecedores de dispositivos médicos.

Quando deve a mensagem ASN ser enviada para a NHS Supply Chain?

A ASN deve ser enviada assim que a entrega for confirmada e embalada. As paletes e caixas devem ser devidamente etiquetadas com SSCC, prontas para envio.

Os fornecedores têm como objetivo emitir a ASN para a NHS Supply Chain o mais rapidamente possível, mas, geralmente, o mais tardar 24 horas antes da entrega.

Qual é a diferença entre a carta de porte e o documento ASN?

A NHS Supply Chain utiliza a mensagem de guia de entrega da PEPPOL como confirmação da entrega. Isto informa a NHS Supply Chain sobre que bens foram entregues.

Agora, a mensagem ASN permite a informação de MDR e é enviada antes da entrega, para que a NHS Supply Chain o faça.

Desta forma, não é necessário abrir uma palete ou caixas para ver o que está lá dentro.

Ou seja, a mensagem ASN substitui a necessidade de os fornecedores devolverem a atual mensagem de Guia de Entrega da PEPPOL (confirmação de entrega).

A ASN permite, portanto, que as entregas na cadeia de fornecimento sejam feitas de forma mais eficiente.

De notar que a PEPPOL ASN substituirá as cartas de porte eletrónicas existentes, pelo que não é necessário enviar ambas.

O que é o Regulamento de Dispositivos Médicos (MDR)?

O MDR da UE entrou em vigor a 26 de maio de 2021, revogando as Diretivas 90/385/CEE e 93/42/CEE do Conselho Europeu.

Os fabricantes de dispositivos médicos para venda na UE devem cumprir diretrizes rigorosas para garantir que os seus produtos são de utillização segura.

Isto impõe aos fornecedores de produtos MDR um requisito para informar os seus números de lote e de série como parte da sua informação de entrega à NHS Supply Chain.

Por que é que a NHS Supply Chain se está transferir para a PEPPOL?

A NHS Supply Chain compromete-se a apoiar o Departamento de Iniciativas de Saúde e, como tal, a iniciativa Scan4Safety do Departamento de Saúde visa adotar a estandardização de mensagens em todo o NHS através da norma GS1 PEPPOL.

A NHS Supply Chain reconhece e apoia os benefícios desta iniciativa e tomou a decisão de adotar as mesmas normas PEPPOL como prioridade.

Quais são as regras para o design e o tamanho da etiqueta?

Os fornecedores são livres de utilizar qualquer desenho e tamanho de etiqueta, desde que toda a informação relevante seja claramente visível e digitalizável.

A quantidade na etiqueta indica uma quantidade sem unidade de medida e deve fornecer informações sobre as unidades de manuseamento ou Handling Units (palete, caixa, cartão, etc.) e os artigos em cada uma delas.

Por exemplo, 1 palete contém 6 caixas, e em cada caixa há 100 unidades.

Em última análise, a ASN deve ser uma representação exata do que foi enviado, tanto das unidades de manuseamento como dos artigos dentro de cada unidade de manuseamento.

A Edicom é um PEPPOL Access Point que também tem a capacidade de criar etiquetas.

A utilização das normas GS1 e da plataforma PEPPOL no Serviço Nacional de Saúde (NHS)

A contratação pública paneuropeia online ou PEPPOL (Pan European Public Procurement On Line) é uma especificação que define a mensagem (estrutura e conteúdo) dos documentos eletrónicos trocados entre clientes e fornecedores.

Destina-se a ser uma norma global única, e foi adotada pelo Departamento de Saúde e Assistência Social do Reino Unido para simplificar e estandardizar a troca de documentos comerciais ao longo da NHS Supply Chain.

Em 2014, o Reino Unido deu um impulso à digitalização do setor da saúde através da NHS e-Procurement Strategy implementando a utilização das normas GS1 e da plataforma PEPPOL.

Normas GS1 e GDSN

São normas internacionais que permitem a todos os agentes da cadeia de fornecimento utilizarem a mesma linguagem na troca de informações de um produto, para que este possa ser identificado e localizado de forma precisa, fiável e rápida.

É importante notar que todos os fornecedores do Sistema Nacional de Saúde do Reino Unido são obrigados a operar segundo as normas GS1 para assegurar que a informação é acessível, rigorosa e fácil de compreender, a fim de transmitir dados através da cadeia de fornecimento.

Em concreto, as normas GS1 são utilizadas para a codificação de produtos, a codificação de localização e a sincronização de dados.

Deste modo, através da Rede de Sincronização Global de Dados ou Global Data Synchronization Network (GDSN), qualquer agente da cadeia de fornecimento pode partilhar e aceder à informação relativa a um produto.

Plataforma PEPPOL

Qualquer troca eletrónica de documentos entre o NHS England e os seus fornecedores deve ser efetuada de forma estandardizada através de um Access Point ligado à rede PEPPOL.

Em concreto, tudo o que está relacionado com pedidos de compra, a resposta aos mesmos, as faturas, as notas de crédito e também ASN no caso da NHS Supply Chain.

A troca de documentos eletrónicos realizada através da rede PEPPOL permite às empresas B2G operarem com as autoridades em conformidade com a lei (Diretiva 2014/55/UE da UE), e implica uma série de benefícios:

  • Redução de despesas
  • Automatização de processos de gestão
  • Maior competitividade
  • Transparência
  • Processos de aquisição mais eficientes
  • Elevados padrões de proteção e segurança 
  • Operatividade a nível internacional
  • Compatibilidade com outros sistemas

Solução global da EDICOM

A EDICOM, como PEPPOL Access Point, permite aos fornecedores comunicarem com as administrações e autoridades públicas europeias através de soluções integradas que automatizam a troca de documentos eletrónicos segundo a norma PEPPOL-XML.

A solução da EDICOM integra-se com qualquer sistema de gestão interna, automatizando o envio e a receção de todas as transações PEPPOL a partir do ERP do fornecedor.

Por outro lado, o EDICOMData é um catálogo eletrónico para a sincronização de dados de produtos entre fornecedores e distribuidores.

O EDICOMData implementa ferramentas específicas para a integração e o carregamento da informação dos seus produtos, cumprindo as especificações dos diferentes projetos e redes de sincronização privadas e públicas.

Em suma, tal como diz a cláusula 18.1 do contrato NHS Terms and Conditions for the Supply of Goods, qualquer fornecedor do NHS Inglaterra deve adotar as normas GS1 e PEPPOL.

É, portanto, aconselhável antecipar-se e estar preparado para se ligar à rede PEPPOL em qualquer altura.

Saiba mais sobre os potenciais benefícios para a sua empresa.

Contacte um representante da EDICOM.

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