O EDI como ferramenta de mudança para o transporte marítimo e portuário

O EDI (Electronic Data Interchange) constitui uma valiosa ferramenta para otimizar as operações de importação e exportação nos portos.

90% do comércio mundial é transportado por via marítima. Os portos são motores de crescimento para as economias e as suas comunidades portuárias trabalham para os converter em pontos de referência para os principais armadores. Há fatores externos, como a sua localização geográfica, que os perfilam como potenciais hubs na sua zona de influência para o tráfego mundial.

É o caso do Panamá, que soube aproveitar a posição geográfica do país. Vários dos seus portos, situados em torno das entradas do Canal do Panamá, no Atlântico e no Pacífico, especializaram-se no manuseamento de contentores de carga, convertendo-se num centro de receção e transferência internacional. Segundo a Autoridade Marítima do Panamá (AMP), o Panamá caminha para se converter no principal centro de transbordo de contentores da América Latina e nos Caribes.

No entanto, outros fatores internos, como o desenvolvimento das suas infraestruturas e a eficiência da gestão das mercadorias, podem marcar a diferença entre portos como principais portas de entrada e de saída desta carga. O EDI (Electronic Data Interchange) constitui uma valiosa ferramenta para otimizar as operações de importação e exportação nos portos.

Os fluxos de informação produzidos em torno do movimento da carga nos portos, e a participação de diferentes agentes públicos e privados, estão a impulsionar o uso da tecnologia para o intercâmbio seguro da documentação no transporte marítimo. O EDI permite a gestão eficiente da informação e quantos mais interlocutores da cadeia logística implementarem este sistema de comunicação, maiores serão os benefícios.

Objetivos do intercâmbio eletrónico de dados (EDI)

O ecossistema logístico e, concretamente, o do transporte marítimo, requer um controlo exaustivo da informação que se transmite em várias direções e para diferentes agentes, para que as suas ações confluam num mesmo propósito: que a carga chegue ao seu destino no tempo previsto e sem custos acrescidos. As soluções EDI simplificam este intercâmbio de informação, permitindo a integração dos sistemas de informação de todas as empresas participantes na cadeia logística, otimizando as suas operações e processos de gestão.

• Automatizar a geração, o envio, a receção e o registo dos documentos intercambiados
• Reduzir os tempos de resposta
• Maior precisão das gestões
• Reduzir os custos graças à otimização dos processos
• Melhorar o apoio aos clientes
• Benefícios do EDI no setor marítimo

Aplicado ao transporte marítimo, os benefícios do EDI permitem

• Reduzir os tempos de espera da mercadoria (barco, terminais, alfândegas)
• Reduzir o tempo das escalas dos navios
• Maior rendimento das zonas de armazenamento da mercadoria (terminais, depósitos, etc.)
• Agilizar e dotar de segurança os trâmites administrativos
• Reduzir os erros ao gerar a informação de forma automatizada
• Maior controlo da informação e, por conseguinte, da mercadoria
• Visibilidade, acompanhamento e rastreabilidade da carga
• Integrar toda a operação intermodal: mar-porto-terra num mesmo fluxo de comunicação
• Poder adaptar a estrutura das mensagens emitidas às novidades legislativas, técnicas, etc. do setor

Os intervenientes e mensagens no transporte marítimo

No transporte marítimo de mercadorias participam diferentes agentes, cada um dos quais com uma função específica: carregadores (importadores/exportadores), armadores, consignatários, terminais, agentes transitários, transportadoras terrestres, Autoridade Portuária e alfândegas, entre outros.

No curso da operação são intercambiadas diferentes mensagens e documentos, específicos do setor marítimo. Graças ao uso de padrões como EDIFACT, X12, XML, etc., todos os intervenientes podem intercambiar transações através da transmissão segura de mensagens concebidas para a sua integração automática nos sistemas de gestão.

Trata-se de mensagens estruturadas, cada uma com um objetivo concreto. Por exemplo: Booking e instruções de embarque. Através do intercâmbio de mensagens entre o agente transitário/agente alfandegário e o consignatário. Permite às empresas transitárias e aos carregadores solicitar aos armadores uma reserva de espaço para os contentores que vão embarcar e receber as correspondentes respostas.

O fluxo de booking baseado num intercâmbio de mensagens EDIFACT seria o seguinte:

• O agente transitário/alfandegário solicita ao consignatário ou ao armador a reserva de espaço através de uma mensagem IFTMBF (International Forwarding and Transport Message Firm Booking) com a sua função de pedido de booking;
• O consignatário confirma o booking ao agente transitário/alfandegário através de uma mensagem IFTMBC (International Forwarding and Transport Message Booking Confirmation);
• O agente transitário envia as instruções de embarque com a mensagem IFTMIN (International Forwarding and Transport Message – Instructions) para o consignatário.
• Após o embarque das mercadorias o consignatário emite um esboço do conhecimento de embarque para o agente transitário (Bill of lading ou BL), através de uma mensagem como IFTMCS (International Forwarding and Transport Message Contract Status).

Que outras operações da cadeia logística podem beneficiar do uso do EDI?

Gestão de escalas dos navios

Através do intercâmbio de mensagens entre o armador e a autoridade portuária e outros organismos competentes (Capitania Marítima, etc.), permite solicitar autorização de escala e atracação do navio e enviar a documentação necessária para realizar a escala, assim como receber as autorizações pertinentes. Utilizam-se mensagens BERMAN (Berth Management message).

Envio de listas de carga e descarga da mercadoria

Através de mensagens entre o consignatário e o terminal de carga. Permite aos consignatários enviar a lista de carga e descarga do navio para os terminais, com os correspondentes avisos de receção. Utilizam-se as mensagens COPRAR (Container discharge/loading order message). Quando termina a operação de carga ou descarga do navio por parte do terminal, é enviada uma mensagem para a empresa consignatária, com o detalhe da carga ou descarga efetuada. Utilizam-se as mensagens COARRI (Container discharge/loading report).

Manifesto de carga

Trata-se de um requisito que permite controlar a saída da mercadoria de exportação ou de transbordo, via marítima. Neste documento detalha-se a relação das mercadorias que constituem a carga e recolhe os dados comerciais das mercadorias. A empresa consignatária deve apresentar esta declaração perante a Autoridade Portuária. Através de mensagens IFCSUM (International Forwarding and consolidation summary message) e CUSCAR (Customs Cargo message). A resposta da Alfândega é transmitida através de mensagem CUSRES (Customs Response message).

Declaração aduaneira

Trata-se de um formulário que é apresentado perante a Alfândega para o despacho da mercadoria. A empresa transitária ou o agente alfandegário pode apresentar o Documento Único Administrativo (DUA) perante a Alfândega. Através de mensagem CUSDEC (Customs Declaration message). A alfândega emite e envia o Levantamento se as mercadorias declaradas não tiverem de ser submetidas a inspeção documental ou física. Através de mensagem CUSRES.

Notificações de despacho

Por outro lado, a Alfândega notifica a Autoridade Portuária sobre as declarações aduaneiras despachadas e os contentores relevantes. Para tal, utiliza-se uma função específica da mensagem CUSRES.

EDICOM, especialista em EDI logístico

A EDICOM, enquanto fornecedor especializado de soluções EDI, trabalha com empresas do setor logístico e dá resposta às necessidades específicas da sua atividade. Num cenário tão complexo, é crucial contar com sistemas eficientes para automatizar os processos de comunicação e declaração de movimentos de mercadorias. São muitas as empresas que, graças ao EDI, otimizaram as comunicações das operações logísticas com a sua comunidade de clientes.

Com a solução na nuvem da EDICOM poderá gerir de forma rápida a totalidade das transações de forma integrada a partir do seu próprio ERP. A aplicação assegura a integração dos documentos eletrónicos com o seu ERP, automatizando assim os processos de importação e exportação de registos a partir das mensagens intercambiadas com os seus interlocutores. Assim, a geração de registos no ERP para a receção das transações, e a construção destas quando são de saída, realiza-se sem intervenção humana, ficando perfeitamente registadas no seu sistema informático interno, conforme os seus procedimentos de gestão.

Além disso, a rede privada EDICOMNet facilita a ligação com qualquer interlocutor para o intercâmbio de transações eletrónicas em ambientes B2B e inclui serviços de conectividade com administrações públicas (organismos públicos, câmaras municipais, alfândegas, etc.).