Electronic Data Interchange - EDI

Para que serve o código GLN e por que é que é relevante para o seu negócio?

Global Location Number

O GLN, um identificador único de 13 dígitos para cada empresa, é um ativo essencial para simplificar as relações comerciais e logísticas entre empresas. Facilita a procura de muita informação vital e simplifica as comunicações que os parceiros comerciais fazem através das suas aplicações ou sistemas de gestão eletrónicos.

Atualmente, todas as empresas trocam informações EDI, tanto a nível interno como externo. Encomendas, avisos de expedição, faturas, etiquetas de envio, etc. Para unificar as trocas e identificar rapidamente as partes envolvidas, pode-se atribuir às empresas um “endereço eletrónico”. Este endereço é o GLN (Global Location Number), que é utilizado por todas as empresas a nível global. Eis como funciona e porque é imprescindível para o seu negócio.

GLN, Número de identificação global para a sua empresa

O GLN (Global Location Number), ou Ponto Operacional, é um código global que identifica as localizações físicas, entidades jurídicas e centros de operações.

A informação associada ao GLN é o nome da empresa, o VAT ID, a localização, a morada, o telefone, o correio eletrónico, as pessoas de contacto, os dados de faturação, etc.

O uso de um GLN é essencial em qualquer troca de informação dentro da cadeia de fornecimento.

É o primeiro passo para a comunicação EDI com os seus parceiros comerciais e, portanto, tem uma grande vantagem na simplificação das relações comerciais e da logística. O objetivo é poder identificar uma localização física (armazéns, fábricas, lojas, etc.) de forma única e inequívoca.

Todas as empresas trocam informações EDI, tanto interna como externamente: encomendas, guias de remessa, etiquetas logísticas, faturas. Para unificar estas trocas e identificar rapidamente os interlocutores, atribui-se às empresas um “ID Digital”: o GLN (Global Location Number).

A organização internacional GS1 descreve, dentro dos seus padrões, que cada empresa deve criar um conjunto de pontos operacionais para identificar todas as localizações físicas, entidades jurídicas ou estruturas administrativas que intervêm nas suas transações comerciais.

GLN e EDI

Nas trocas eletrónicas de dados EDI, transmitem-se mensagens relacionadas com a compra e venda de produtos e serviços. Cada empresa e produto tem o seu próprio código GS1 que é transmitido com ele nas comunicações para permitir a sua correta identificação. Estes códigos são necessários para transmitir toda a informação comercial, enquanto o EDI é o sistema que se implementa para garantir uma comunicação segura e sem erros.

O GLN é essencial para a identificação das transações comerciais e logísticas. Permite identificar diferentes localizações, tais como um armazém, uma doca, uma secção ou um departamento concreto. Deste modo, as partes envolvidas numa relação comercial podem ter a certeza de que as transações foram realizadas entre as partes corretas, sem erros.

Cada empresa que participar numa comunicação EDI deve identificar-se primeiro com um código GLN. Este código atua como um localizador que é inserido como uma linha de código na informação estruturada da mensagem EDI e evita a duplicação de localizações, pois cada parte está devidamente identificada.

Como posso obter um GLN?

A GS1 International é uma associação internacional sem fins lucrativos cujos objetivos se centram na harmonização da cadeia de valor de todas as indústrias através da implementação de normas eletrónicas que unifiquem as relações comerciais a nível mundial. Formou-se em 2005 a partir da fusão entre a EAN (European Article Number) e o UCC (Uniform Code Council).

A GS1 gere e desenvolve normas de codificação de produtos. Isso proporciona ao mercado um idioma comum no que diz respeito à comercialização e aquisição de produtos a nível mundial. Esses dados são transmitidos na documentação comercial (encomendas, avisos de expedição, faturas, etc.) e são vitais para assegurar o correto funcionamento dos processos de fornecimento.

A GS1 admite diferentes tipos de codificação: códigos de barras, GLN e GTIN (identificadores de produtos).

Na cadeia de fornecimento, é fundamental uma comunicação fluida entre todos os agentes para garantir que o produto chega ao cliente final na forma e no momento certos, uma questão que se tornou recentemente crucial com a estandardização do comércio eletrónico e a proliferação dos marketplaces, como a amazon.

Através da utilização destas normas, também é possível detalhar os movimentos das mercadorias e conhecer a sua localização em tempo real. Cada produto está associado à sua própria identificação única para facilitar a sua localização em qualquer altura de fornecimento.

Conhecer o estado das mercadorias desde a expedição até à entrega e durante todo o processo de transporte é uma informação-chave para o serviço ao cliente.

Todas as empresas podem obter um GLN, solicitando-o à organização GS1 do seu país. Assim que tiver o seu GLN, a sua empresa estará pronta para implementar um software EDI na sua gestão comercial e logística habitual. A partir daí, beneficiará da digitalização produzida pela utilização de um sistema EDI capaz de integrar as trocas de mensagens que mantém com fornecedores, operadores logísticos, administrações, com qualquer aplicação que utilize nas suas operações de gestão habitual. Resta apenas escolher um prestador de serviços EDI capaz de se adaptar ao seu modelo de negócio.

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