A fatura eletrónica B2B e B2C no Vietname

No Vietname, a fatura eletrónica é obrigatória para todas as empresas desde julho de 2022, sendo um dos países pioneiros na região asiática. 

O Vietname iniciou o seu projeto de faturação eletrónica em 2018 com a aprovação do decreto 119. Segundo o novo decreto, o prazo de cumprimento para as empresas foi ampliado para dois anos. O decreto representa um passo decisivo para o Vietname, que servirá para avançar na digitalização e converter a faturação eletrónica numa prática comum no setor público e privado (B2B2G). O objetivo do decreto é aumentar a competitividade das empresas e combater a fraude fiscal.

Obrigatoriedade da fatura eletrónica no Vietname

Desde julho de 2022, é obrigatório emitir faturas eletrónicas para organizações, empresas e particulares fornecedores de bens ou serviços. A partir dessa data, estarão obrigadas a emitir faturas eletrónicas organizações, empresas e particulares fornecedores de bens ou serviços. Deixarão de ser válidas as faturas imprimidas automaticamente, as faturas pré-impressas ou as faturas compradas das autoridades fiscais.

Para emitir faturas eletrónicas é necessário um registo prévio que se efetua através do website do Departamento Geral de Impostos (GDT) e a aprovação por parte da autoridade fiscal. 

O regulamento especifica dois tipos de faturas: com código de identificação de uma autoridade fiscal e sem código de identificação. 

O código de identificação é emitido pela autoridade fiscal com base na informação que as empresas detalharem na fatura eletrónica. Este código deve ser incluído na fatura eletrónica antes desta ser enviada para o comprador.

Não obstante, os clientes que trabalham com a EDICOM não requerem a geração de códigos de identificação nas suas faturas, sendo uma solução certificada pelas autoridades vietnamitas, simplificando o processo de geração e integração de faturas eletrónicas. 

Características da fatura eletrónica no Vietname

Para efeitos técnicos, a Circular N.º 68/2019 / TT-BTC, emitida pelo Ministério das Finanças, desenvolve a implementação da fatura eletrónica com base no Decreto 119.

As faturas eletrónicas no Vietname utilizam o formato XML, entre as características técnicas devem incluir a assinatura digital e requerem um armazenamento e conservação de forma segura durante um período de 10 anos.

Os contribuintes devem transmitir os dados das faturas eletrónicas emitidas às autoridades fiscais diretamente ou através de um prestador de serviços autorizado. 

Fatura eletrónica B2C para Pontos de Venda no Vietname 

Quanto à fatura eletrónica gerada no ponto de venda, ou POS, não é obrigatória, mas é permitida para determinado tipo de empresas. As empresas e empresários particulares que fornecem bens ou serviços diretamente aos consumidores estão autorizados a utilizar faturas eletrónicas emitidas a partir das caixas registadoras dos pontos de venda (cláusula 2, artigo 8 da Circular 78/2021/TT-BTC). Isso engloba atividades como a de centros comerciais, supermercados, venda a retalho de bens de consumo, alimentos e bebidas, restaurantes, hotéis, venda a retalho de medicamentos modernos, serviços de entretenimento e relaxamento, e outros serviços.

As faturas eletrónicas geradas a partir de caixas registadoras para as autoridades fiscais devem cumprir certas condições:

• A fatura eletrónica deve ser claramente reconhecível como gerada por uma caixa registadora POS.
• As assinaturas digitais são opcionais, não obrigatórias.
• A despesa que figura na fatura eletrónica pode ser determinada como gasto (no contexto das obrigações fiscais) se for apoiada por documentação justificativa suficiente.

A implementação da fatura eletrónica a partir das caixas registadoras efetuou-se em duas fases:

1. Até finais de 03/2023: impacto na restauração, hotelaria, centros comerciais, supermercados e retalhistas (B2C).
2. A partir de 01/04/2023: empresas e entidades comerciais restantes.

A EDICOM pode ajudar a gerir de forma integrada e automática a geração e emissão de faturas B2C, tanto para a GDT como enviando-a para o cliente final para o respetivo download. Se pretender saber mais sobre como funciona este processo, contacte-nos.

Que requisitos deve cumprir um fornecedor de fatura eletrónica no Vietname?

Caso conte com um prestador de serviços de fatura eletrónica, este deve cumprir os requisitos estipulados pela autoridade fiscal (económicos, legais e técnicos). A organização deve cumprir os requisitos relativos aos padrões de ligação de dados emitidos pelo Ministério das Finanças.

Relativamente aos requisitos técnicos, deve assegurar:

• Conectividade segura. O fornecedor deve assegurar a conectividade com o GDT 24 horas por dia e 7 dias por semana.
• Acesso multidispositivo. Proporcionar serviços através de vários tipos de dispositivos, como computadoras, tablets e smartphones do utilizador. 
• Conexões seguras. Manter a confidencialidade e integridade dos dados intercambiados entre as partes participantes.
• Segurança. Sistema de recuperação de dados.
• Armazenamento das faturas. Proporcionar um serviço de armazenamento e conservação por meios eletrónicos das faturas que assegure a segurança e a integridade dos documentos. Além disso, a informação armazenada deve estar acessível para sua consulta online. 

EDICOM partner de referência para operar no Vietname

Para as empresas e organizações que operam no Vietname, a EDICOM oferece uma solução tecnológica que se adapta aos requisitos do país, tanto no âmbito B2B como B2C. Funcionamento do processo:

• A plataforma integra-se no sistema de gestão da empresa ou ERP, e recebe do cliente os dados necessários.
• A EDICOM converte os dados no formato XML definido pela GDT.
• Na fatura estruturada aplica-se uma assinatura digital e um código de identificação único.
• A fatura é enviada para a GDT, para a respetiva validação.
• Uma vez validada, o documento é recebido e integrado novamente no ERP da empresa.
• Paralelamente, a EDICOM facilita serviços que permitem enviar de forma automática a fatura validada também para o destinatário.

A EDICOM desenvolve as suas soluções no modo ASP (Application Service Provider) e assegura uma disponibilidade de 99,9% do sistema de acesso ao serviço em qualquer parte do mundo, graças à robustez da nossa infraestrutura. 

A EDICOM oferece um serviço de armazenamento das faturas originais enviadas e recebidas. A solução permite consultar, administrar e recuperar rapidamente todas as suas faturas eletrónicas armazenadas.

A EDICOM, prestadora de serviços EDI (Electronic Data Interchange) e de fatura eletrónica, dá resposta a empresas e organizações públicas em mais de 80 países, assegurando o total cumprimento da fatura eletrónica. A sua solução EDICOM Global e-Invoicing Platform está preparada para se adaptar às diversas particularidades técnicas e legislativas de cada país, assegurando o total cumprimento da fatura eletrónica.

Que vantagens oferece a fatura eletrónica?

A implementação da fatura eletrónica como modelo de faturação implica inúmeras vantagens para as empresas e, em última análise, implica uma poupança de custos. 

1. Poupança de custos diretos através da eliminação de papel, da impressão, do envio e armazenamento das faturas. 
2. Aumento da produtividade do departamento administrativo que, graças à automatização deste processo, tem mais tempo para realizar outras tarefas.
3. Automatização e integração nos processos de receção das faturas. A origem eletrónica do documento permite a integração automática no sistema e, portanto, a sua contabilização, deixando as faturas prontas para pagamento praticamente sem intervenção humana. 
4. Maior eficiência e eliminação de erros humanos como consequência da automatização e de um tratamento plenamente integrado. 
5. Tempos mais curtos de entrega e cobrança de faturas. A eficiência dos processos de emissão e receção, a prontidão dos mesmos, e a eliminação prática de erros na geração e contabilização de faturas, contribuem para reduzir os prazos de cobrança das faturas. 
6. Maior segurança. O envio de faturas realiza-se por meio de redes privadas ou protocolos específicos, como AS2, FTPS, WebServices, VAN (Value Added Network), etc. Além disso, com os sistemas de assinatura digital, assegura-se a integridade, a origem e a autenticidade destas faturas. 
7. Armazenamento ágil, seguro e legal. Os documentos originais e assinados são conservados, pelo menos, durante o período estabelecido pela legislação em vigor. Isto reduz os custos de armazenamento e também facilita a consulta de faturas antigas. 
8. Eliminação do risco de perda de documentos físicos graças ao armazenamento seguro e à consulta digital das faturas.