Como funciona a fatura eletrónica na Costa Rica

A implementação da fatura eletrónica na Costa Rica foi iniciada em 2017 pela Direção-Geral dos Impostos – DGT da Costa Rica através de um programa gradual de incorporação por setores e atividades dos contribuintes que terminou em 2018. Desde então, a fatura eletrónica é obrigatória para todos os impostos quer na emissão, quer na receção. 

Códigos de referência autorizados nos comprovantes electrónicos

‘’La Dirección General de Tributación’’ anunciou que os códigos de referência em vigor a incluir na secção "Información de Referencia" dos comprovantes eletrónicos, especificamente nas Notas de Crédito ou de Débito, são os indicados na nota 9 dos Anexos e nas Estruturas 4.3. Os códigos autorizados são os seguintes:

• Anular o documento de referência – Código 01
• Correção da quantidade – Código 02
• Referência a outro documento – Código 04
• Substitui o comprovante provisional por contingência – Código 05
• Outros – Código 99

É essencial que todos os emissores de comprovantes eletrónicos utilizem apenas estes códigos. Qualquer comprovante eletrónico que inclua um código diferente será rejeitado. Os códigos de referência autorizados são válidos desde a entrada em vigor da versão 4.3.

O Ministério das Finanças da Costa Rica publica o rascunho da versão 4.4 das disposições técnicas sobre faturas eletrónicas

No passado dia 19 de setembro, o Ministério das Finanças da Costa Rica publicou na sua secção de projetos de consulta pública o rascunho da versão 4.4 das disposições técnicas relacionadas com faturas eletrónicas.

O documento, intitulado 'Resolução Geral sobre as disposições técnicas das faturas eletrónicas para fins fiscais', estabelece as normativas e requisitos técnicos que os contribuintes do país devem cumprir.

A consulta pública estará aberta de 18 de setembro a 3 de outubro, inclusive. Durante este período, serão recebidas observações e comentários sobre o projeto, que deverão ser enviados por escrito para o endereço de e-mail TributacionInter@hacienda.go.cr

Funcionamento do sistema de faturação eletrónica na Costa Rica

No caso da Costa Rica, a faturação eletrónica é realizada através do Ministério das Finanças, que recebe, valida e emite um comprovativo da fatura para o recetor final. As faturas eletrónicas chamam-se recibos eletrónicos. 
Todos os recibos eletrónicos e documentos associados devem ter uma mensagem de aceitação por parte do Ministério das Finanças, caso contrário, não poderão ser utilizados como meio de apoio aos créditos fiscais nem como despesas dedutíveis.

O fluxo funciona da seguinte forma:

• O contribuinte envia um XML de uma fatura às Finanças para validação e receção da Mensagem das Finanças.
• As Finanças recebem a fatura e têm até 3 horas para a validar e enviar um aviso de receção de aceitação ou rejeição. Esta mensagem acompanhará o envio da fatura ao recetor.
• O recetor deverá aceitar ou rejeitar a fatura com uma nova mensagem.

No fluxo de faturas eletrónicas da Costa Rica, existem duas mensagens-chave que acompanharão os recibos eletrónicos.

• Mensagem Finanças: Mensagem que o Ministerio de Hacienda (Ministério das Finanças) emite como resposta ao emissor eletrónico da fatura, indicando a sua Aprovação ou Rejeição. As validações por parte do Ministério das Finanças serão ao nível da estrutura, para além das validações semânticas (montantes, moradas, etc.).
   
• Mensagem Recetor: Mensagem enviada pelo recetor da Fatura Eletrónica para o Ministério das Finanças, aceitando parcialmente ou rejeitando a mesma.

A confirmação ou rejeição por parte dos recetores "deverá ser enviada à Direção-Geral dos Impostos para a respetiva validação, nos primeiros 8 dias úteis do mês seguinte àquele em que a respetiva transação ou operação teve lugar; em caso de rejeição, deve ser enviada uma nova mensagem de confirmação". Tal como determinado pela resolução DGT-R-063-2018. 

Todos os recibos eletrónicos e documentos associados devem ter uma mensagem de aceitação por parte do Ministério das Finanças, caso contrário, não poderão ser utilizados como meio de apoio aos créditos fiscais nem como despesas dedutíveis.

Requisitos para ser faturador eletrónico na Costa Rica

Para emitir recibos eletrónicos, o contribuinte deve registar-se na DGT e dispor de um mecanismo de segurança para assinar os recibos eletrónicos e garantir, assim, a sua integridade e autenticidade. Para isso, é necessário:

• Assinatura eletrónica para garantir a integridade e autenticidade. A fatura deve ser assinada digitalmente a partir de um certificado emitido por uma autoridade de certificação internacional.
• O armazenamento é obrigatório para o emissor e o recetor durante um período de cinco anos.

Recibos eletrónicos

Os recibos eletrónicos são os documentos fiscais que são gerados, expressos e transmitidos aquando da venda de bens ou serviços. 

Tipos de recibos eletrónicos 

A fatura eletrónica na Costa Rica inclui um total de cinco documentos ou mensagens que fazem parte da troca:

• Fatura: Apoia a venda de bens e a prestação de serviços.
• Fatura eletrónica geral: comprovativo eletrónico que detalha as vendas numa fatura global, cujo remetente é um ID Fiscal Genérico que serve para declarar os rendimentos correspondentes perante o Ministério das Finanças caso o contribuinte não solicite a sua fatura eletrónica.
• Fatura eletrónica de exportação: comprovativo eletrónico que serve para detalhar a exportação de bens e serviços "no estrangeiro".
• Fatura eletrónica de compra: Documento eletrónico emitido para certificar a compra de bens ou serviços dos contribuintes excluídos da utilização de recibos eletrónicos. Este documento deve ser emitido pelos compradores desses serviços ou bens ao Ministério das Finanças para a sua validação.
• Nota de crédito e Nota de débito: Permitem anular ou modificar os efeitos contabilísticos da fatura ou recibo eletrónicos, sem alterar a informação no documento de origem.
• Recibo eletrónico: Comprovativo eletrónico que apoia a venda de bens e serviços, autorizado apenas para operações com consumidores finais.
• Avisos de aceitação ou rejeição de documentos.

Formato dos Recibos Eletrónicos

Os comprovativos eletrónicos devem ser emitidos no formato XML. A fatura eletrónica encontra-se na versão 4.3. 

Catálogo de bens e serviços (CAByS)

O Ministério das Finanças e o Banco Central da Costa Rica estabeleceram um procedimento padrão para a classificação de produtos e serviços que são comercializados a nível nacional através da criação do Catálogo de bens e serviços CAByS. 

O catálogo CAByS agrupa os bens e serviços em categorias hierarquizadas e atribui a cada um destes produtos a taxa do Imposto sobre o Valor Acrescentado (IVA) que corresponde à legislação em vigor. Desta forma, os contribuintes devem incluir nos recibos eletrónicos, no campo denominado "Código de Produto/Serviço", o código de identificação de cada bem ou serviço atribuído no Catálogo de bens e serviços CAByS.

Automatiza a emissão e receção de faturas eletrónicas com qualquer interlocutor

Na EDICOM, temos uma plataforma de fatura eletrónica adaptada às especificações técnicas e legais da Costa Rica.

Por um lado, através da integração com o seu sistema de gestão, a EDICOM pode automatizar a geração e o envio dos recibos para o Ministério das Finanças, integrando também os avisos recebidos no ERP. Ao mesmo tempo, o envio das faturas aos recetores também é automatizado.

Para os recetores eletrónicos não emissores, a solução do Portal de Fornecedores desenvolvida pela EDICOM permite gerir a receção das faturas e gerir a Mensagem Recetor tanto para o emissor como para o Ministério das Finanças.

Além disso, através do Portal de Fornecedores, é possível receber qualquer tipo de documentação dos emissores eletrónicos, como o envio e a receção de encomendas. Este portal foi concebido para os recetores de faturas eletrónicas que não dispõem de uma solução integrada EDI.

A EDICOM é um fornecedor de tecnologia especializado na implementação de projetos EDI internacionais. Em relação à faturação eletrónica, a EDICOM desenvolveu a Global e-Invoicing Platform, adaptada às especificações técnicas e legais de cada país e integrada no sistema de gestão da empresa, automatizando a emissão e receção dos documentos, o que permite uma gestão centralizada. A plataforma também verifica se cada fatura cumpre os requisitos necessários antes de ser enviada ou integrada no sistema de gestão interno.

A Global e-Invoicing Platform simplifica os processos de emissão e receção de faturas eletrónicas em ambientes multinacionais. É a solução para as empresas que operam em diferentes mercados a partir de sistemas de gestão centralizados e que têm de tratar esses documentos conforme a legislação vigente em cada país.

Benefícios da fatura eletrónica na Costa Rica

No caso da Costa Rica, como em todos os países da América Latina, a adoção da fatura eletrónica e a implementação progressiva de outras obrigações fiscais por meios eletrónicos respondem à necessidade de combater a fraude fiscal e melhorar os processos de controlo dos impostos e a cobrança; simplificar os procedimentos e automatizar processos de supervisão. 

A implementação da faturação eletrónica implica benefícios importantestanto para as empresas e entidades públicas como privadas, nos seguintes aspetos:

1. Poupança de custos diretos através da eliminação de papel, da impressão, do envio e armazenamento das faturas.
2. Aumento da produtividade do departamento administrativo que, graças à automatização deste processo, tem mais tempo para realizar outras tarefas.
3. Automatização e integração nos processos de receção das faturas. A origem eletrónica do documento permite a integração automática no sistema e, portanto, a sua contabilização, deixando as faturas prontas para pagamento praticamente sem intervenção humana.
4. Maior eficiência e eliminação de erros humanos como consequência da automatização e de um tratamento plenamente integrado. As faturas eletrónicas podem ser geradas e transmitidas automaticamente. No modelo da Costa Rica, o fluxo de comunicação da fatura eletrónica inclui duas mensagens-chave: Mensagem Finanças, Mensagem Recetor. 

Assim, a maioria dos benefícios económicos não se deve à poupança em material impresso e custos de envio, mas sim à total automatização e integração do processo entre os interlocutores envolvidos no processo:

1. Tempos mais curtos de entrega e cobrança de faturas. A eficiência dos processos de emissão e receção, a prontidão dos mesmos, e a eliminação prática de erros na geração e contabilização de faturas, contribuem para reduzir os prazos de cobrança das faturas.
2. Maior segurança. Com os sistemas de assinatura digital, garante-se a integridade, a origem e a autenticidade destas faturas.
3. Armazenamento ágil, seguro e legal. Os documentos originais e assinados são conservados, pelo menos, durante o período estabelecido pela legislação em vigor. Isto reduz os custos de armazenamento e também facilita a consulta de faturas antigas.
4. Eliminação do risco de perda de documentos físicos graças ao armazenamento seguro e à consulta digital das faturas.

Em suma, a implementação da fatura eletrónica como modelo de faturação implica inúmeras vantagens para as empresas e, em última análise, implica uma poupança de custos. Por conseguinte, o investimento em tecnologia necessário para incorporar este sistema é muito rentável.

Além da sua rentabilidade, a adoção da fatura eletrónica abre, em muitos casos, a porta ao sistema de troca eletrónico de dados, EDI (Electronic Data Interchange). As empresas não só estão a assumir um novo modelo de gestão em termos de faturação, como também estão a tirar partido do salto digital para implementar novas soluções de comunicação que lhes proporcionarão maiores vantagens competitivas.