Como funciona a fatura eletrónica na Costa Rica

A fatura eletrónica na Costa Rica é um sistema regulamentado pela Direção-Geral dos Impostos (DGT - Dirección General de Tributación) que visa digitalizar e otimizar os processos fiscais. A sua utilização é obrigatória para todos os contribuintes e permite garantir a autenticidade, integridade e rastreabilidade de cada transação comercial. Através da validação em tempo real pela DGT, este sistema melhora a transparência fiscal e facilita o cumprimento das obrigações fiscais.

Evolução da fatura eletrónica na Costa Rica

A implementação da fatura eletrónica na Costa Rica começou em 2017 com um projeto-piloto destinado aos grandes contribuintes, promovido pela Direção-Geral dos Impostos (DGT). Este projeto, desenvolvido gradualmente por setores e atividades económicas, foi concluído em 2018 com a obrigatoriedade do sistema para todos os contribuintes.

Desde então, os contribuintes devem emitir e receber comprovativos eletrónicos através do Ministério das Finanças, que é responsável pela validação de cada documento antes da sua aceitação. A DGT supervisiona o cumprimento regulamentar e regula a utilização deste sistema, assegurando o seu correto funcionamento no âmbito fiscal.

Como funciona o sistema de faturação eletrónica na Costa Rica

Na Costa Rica, a faturação eletrónica é gerida pelo Ministério das Finanças, que é responsável pela receção, validação e emissão dos comprovativos eletrónicos. Estes documentos substituem as faturas tradicionais e a sua utilização é obrigatória para todos os contribuintes.

Para que um comprovativo eletrónico seja válido para efeitos fiscais, deve ser aceite pelo Ministério das Finanças. Sem esta validação, não poderá ser utilizado para apoiar créditos fiscais nem como uma despesa dedutível. O processo de faturação eletrónica baseia-se num fluxo de validação que garante a autenticidade e a integridade de cada transação. Este processo de validação envolve duas mensagens fundamentais:

• Mensagem Finanças: Resposta do Ministério das Finanças ao emissor eletrónico, indicando se a fatura é aprovada ou rejeitada após validação da sua estrutura e do seu conteúdo.
• Mensagem recetor: Confirmação do recetor da fatura, que a pode aceitar, aceitar parcialmente ou rejeitar. Esta mensagem deve ser enviada à Direção-Geral dos Impostos nos primeiros oito dias úteis do mês seguinte à transação, de acordo com a resolução DGT-R-063-2018.

Se um comprovativo for rejeitado, deve ser gerada uma nova mensagem de confirmação com as correções necessárias.

Processo de emissão de faturas eletrónicas na Costa Rica

Este processo garante a transparência e rastreabilidade das transações comerciais na Costa Rica, contribuindo para uma maior eficiência na gestão fiscal.

• O emissor gera um ficheiro XML com a fatura eletrónica e envia-o ao Ministério das Finanças para validação.
• As Finanças analisam a estrutura e o conteúdo do documento e, num prazo máximo de três horas, emitem uma mensagem de aprovação ou rejeição.
• Uma vez validada, a fatura é enviada ao recetor juntamente com a mensagem das Finanças.
• O recetor deve analisar o comprovativo e enviar uma mensagem de aceitação, aceitação parcial ou rejeição ao Ministério das Finanças.

Comprovativos eletrónicos na Costa Rica

Na Costa Rica, os comprovativos eletrónicos são documentos fiscais digitais utilizados para apoiar a venda de bens e serviços. A sua utilização é obrigatória e deve cumprir os requisitos estabelecidos pelo Ministério das Finanças, garantindo a transparência e rastreabilidade das transações comerciais.

Estes comprovativos devem ser emitidos em formato XML, de acordo com as especificações técnicas do Ministério das Finanças. Atualmente, o sistema funciona com a versão 4.3, mas a partir de 1 de setembro de 2025, a versão 4.4 será obrigatória. Esta atualização inclui melhorias na precisão dos dados, uma maior integração tecnológica e o cumprimento de normas internacionais, otimizando, assim, o processo de faturação eletrónica no país.

Nova versão 4.4 dos comprovativos eletrónicos na Costa Rica

O Ministério das Finanças definiu um período de transição para a implementação da versão 4.4 dos comprovativos eletrónicos, em conformidade com a Resolução Geral publicada no Jornal Oficial. Este processo terá início em 1 de dezembro de 2024, altura em que os contribuintes terão seis meses para atualizar os seus sistemas. A partir de 1 de abril de 2025, a utilização da versão 4.4 será opcional, permitindo às empresas uma adaptação gradual. No entanto, a partir de 1 de setembro de 2025, a nova versão será obrigatória e substituirá completamente a anterior.

Entre as principais alterações introduzidas, destaca-se a Transitória II, que estabelece novos requisitos para os contribuintes que comercializam medicamentos para consumo humano. A partir de 1 de janeiro de 2025, estes terão de atualizar os seus sistemas para a versão 4.3 para incluir os campos obrigatórios “Registo de medicamento” e “Forma farmacêutica”, assegurando o cumprimento dos registos sanitários exigidos pelo Ministério da Saúde.

Outro aspeto relevante do regulamento é a criação do Recibo Eletrónico de Pagamentos, um novo documento destinado a registar transações que envolvam pagamentos parciais em vendas a crédito ou com pagamento diferido. Este recibo complementará a documentação das transações comerciais, sem substituir a obrigação de emitir a fatura correspondente aquando da venda.

Tipos de comprovativos eletrónicos na Costa Rica

O sistema de faturação eletrónica na Costa Rica inclui diferentes tipos de comprovativos eletrónicos, cada um com uma função específica no âmbito da atividade comercial:

• Fatura eletrónica: Documento principal que apoia a venda de bens e a prestação de serviços.
• Fatura eletrónica geral: Fatura emitida quando o comprador não solicita um comprovativo específico. É declarada com um ID Fiscal Genérico junto do Ministério das Finanças.
• Fatura eletrónica de exportação: Documento que especifica a exportação de bens e serviços para fora do território nacional.
• Fatura eletrónica de compra: Comprovativo emitido pelos compradores de bens ou serviços adquiridos a contribuintes que não são obrigados a utilizar comprovativos eletrónicos. A validar com o Ministério das Finanças.
• Notas de crédito e débito: Documentos que permitem corrigir erros, alterar montantes ou anular faturas e recibos eletrónicos sem alterar o documento original.
• Recibo eletrónico: Documento utilizado exclusivamente em vendas ao consumidor final.
• Avisos de aceitação ou rejeição: Mensagens eletrónicas que confirmam ou rejeitam a receção de um comprovativo, assegurando a sua validade para efeitos fiscais.

Catálogo de Bens e Serviços (CAByS) na Costa Rica

O Catálogo de Bens e Serviços (CAByS) é um sistema normalizado criado pelo Ministério das Finanças e pelo Banco Central da Costa Rica para classificar uniformemente os produtos e serviços comercializados no país. Este catálogo organiza os bens e serviços em categorias hierarquizadas e atribui a cada um deles um código único, juntamente com a taxa do Imposto sobre o Valor Acrescentado (IVA) aplicável segundo a legislação em vigor.

Todos os contribuintes são obrigados a incluir o código correspondente do CAByS nos seus comprovativos eletrónicos, especificamente no campo denominado “Código do Produto/Serviço”. Esta medida visa melhorar a exatidão na tributação, facilitar a fiscalização e assegurar um registo correto das transações comerciais no sistema de faturação eletrónica.

Fatura eletrónica para a venda de bilhetes de avião

A Direção-Geral dos Impostos estabelece regulamentação específica para a emissão de faturas eletrónicas para a venda de bilhetes de avião, aplicável a companhias aéreas e agências de viagens membros da IATA e do BSP. No caso das vendas diretas das companhias aéreas a consumidores finais, estas devem emitir bilhetes eletrónicos no prazo de 48 horas, disponibilizando-os aos passageiros através das suas plataformas eletrónicas. Isto permite aos viajantes obterem a sua fatura eletrónica sempre que o desejarem.

Para as vendas geridas por agências de viagens em representação das companhias aéreas, é estabelecido um processo diferente. A companhia aérea deverá emitir uma única fatura eletrónica semanal para cada agência de viagens, especificando o número total de bilhetes vendidos. Esta fatura deverá incluir o relatório de apoio à faturação do BSP como anexo obrigatório. Por seu lado, as agências de viagens deverão gerar uma fatura eletrónica para o consumidor final aquando da venda, especificando o número do bilhete e os dados exigidos pelo Regulamento de Comprovativos Eletrónicos. As agências que não são acreditadas pela IATA seguirão o mesmo procedimento que as companhias aéreas nas vendas diretas, garantindo que os passageiros possam gerar a sua fatura eletrónica a partir dos bilhetes eletrónicos emitidos no prazo de 48 horas.

Assinatura eletrónica e armazenamento de faturas na Costa Rica

A faturação eletrónica na Costa Rica exige a utilização de mecanismos de segurança que garantam a autenticidade, integridade e autoria dos comprovativos eletrónicos. Para tal, cada fatura deve ter uma assinatura eletrónica, garantindo a identidade do emissor e evitando qualquer alteração do documento. Consoante o tipo de contribuinte, podem ser utilizados diferentes métodos de assinatura, como a assinatura digital para pessoas singulares, o selo eletrónico para pessoas coletivas e a chave criptográfica do Ministério das Finanças.

Além disso, o regulamento estabelece a obrigação de armazenar e conservar os comprovativos eletrónicos em formato digital durante um período mínimo de cinco anos. Desta forma, assegurar a rastreabilidade das transações e garantir o cumprimento das disposições fiscais em vigor.

Requisitos para emitir faturas eletrónicas na Costa Rica

Para poderem emitir faturas eletrónicas na Costa Rica, os contribuintes devem cumprir uma série de requisitos estabelecidos pela Direção-Geral dos Impostos (DGT). Isto inclui o registo junto do Ministério das Finanças, a utilização de ferramentas de segurança para garantir a autenticidade dos comprovativos e a implementação de um sistema de faturação eletrónica que cumpra a regulamentação em vigor.

• Registo como contribuinte: As empresas e pessoas singulares devem estar registadas no Ministério das Finanças.
• Registo como emissor-recetor: É obrigatório registar-se no sistema de Administração Tributária Virtual (ATV) para começar a emitir comprovativos eletrónicos.
• Aquisição da chave criptográfica: Deve-se obter através do sistema ATV para assinar digitalmente as faturas e garantir a sua autenticidade.
• Assinatura eletrónica: Cada comprovativo deve ter uma assinatura digital validada por uma autoridade de certificação internacional.
• Sistema de faturação eletrónica: É necessário dispor de um software que cumpra as normas técnicas exigidas pela DGT.

Plataforma global de fatura eletrónica da EDICOM

A EDICOM é uma referência internacional em soluções de faturação eletrónica e cumprimento fiscal, oferecendo uma plataforma global que permite às empresas automatizar a emissão e receção de comprovativos eletrónicos em conformidade com a regulamentação costa-riquenha. Na Costa Rica, a solução da EDICOM facilita a geração, a validação e o envio de comprovativos eletrónicos ao Ministério das Finanças, garantindo o cumprimento dos requisitos estabelecidos pela Direção-Geral de Impostos (DGT).

Graças à sua tecnologia avançada, a plataforma da EDICOM otimiza os processos administrativos, automatizando o fluxo de trabalho, reduzindo erros manuais e assegurando uma integração fluida com os sistemas ERP. Além disso, oferece um serviço de armazenamento eletrónico seguro, permitindo a conservação e recuperação dos comprovativos eletrónicos durante o período legalmente estabelecido.

Como especialista em faturação eletrónica, a EDICOM oferece uma solução escalonável e adaptável aos regulamentos fiscais de vários países, permitindo às empresas operar de forma eficiente e segura em mercados internacionais, garantindo a rastreabilidade e o cumprimento das suas operações fiscais.