EDICOM PDP para a Fatura Eletrónica em França

A acreditação como PDP para a Fatura Eletrónica converterá a EDICOM num dos partners mais completos na oferta de serviços de emissão e receção de faturas eletrónicas em conformidade com o sistema francês. Um sistema para o qual a nossa empresa já conta com soluções operacionais, graças à experiência adquirida desde 1995 não apenas em França. Com efeito, somos o fornecedor de soluções de fatura eletrónica e e-Reporting de algumas das maiores empresas do mundo em mais de 70 países onde a EDICOM marca presença.

As empresas poderão gerir as suas faturas eletrónicas em França através da PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaires).

Estas plataformas atuarão como terceiros acreditados pela DGFiP para a validação das faturas, a sua apresentação perante o hub que o governo francês implementou para centralizar a distribuição de faturas no país (referimo-nos ao PPF, ou Portail Public de Facturation), assim como para fazê-las chegar ao destinatário quando este utilizar igualmente os serviços de outra PDP.

Os partners que aspiram a converter-se em PDP deverão acreditar-se junto da Direção Geral de Finanças Públicas de França (DGFiP). As PDP que superarem este processo serão acreditadas assim que a prestação do seu serviço estiver conforme com os requisitos exigidos em matéria de segurança da informação. Este processo pressupõe igualmente a confirmação da capacidade da PDP para interoperar outros partners acreditados.

A contratação de uma PDP ou outra será condicionada por aspetos como a sua experiência, a fiabilidade das suas soluções, a disponibilidade do serviço ou a capacidade para manter atualizada a sua plataforma.
O valor acrescentado que possa oferecer em aspetos chave como a integração de sistemas, o processamento de grandes volumes de faturas ou a implementação de soluções complementares para agilizar a gestão do ciclo de vida das faturas será essencial para a escolha de uma PDP ou outra.

Funções de uma Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP)

Uma Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) é a figura do fornecedor tecnológico que permite às empresas gerir a sua faturação eletrónica em França sem necessidade de passar pelo portal público de faturas do país (PPF).

As PDP, após superarem um processo de certificação por parte da DGFiP denominado “inmatriculation”, acreditam a sua capacidade de assegurar a segurança e a qualidade em todo o processo de intercâmbio de faturas eletrónicas de acordo com os padrões exigidos pelo estado francês.

A PDP atua como intermediário entre o emissor e o recetor, assegurando a autenticidade, a integridade e a confidencialidade dos documentos.

Entre as funções das PDP destacam-se:

1. Receção e verificação de faturas:A PDP recebe as faturas em formato eletrónico e verifica a sua autenticidade e validade legal. Isso inclui a verificação da assinatura digital (para as faturas assinadas) e o cumprimento dos requisitos técnicos, fiscais e regulatórios definidos na normativa vigente.
2. Transformação e validação de faturas: A PDP converte as faturas no formato eletrónico requerido para cumprir os padrões de intercâmbio eletrónico de dados (EDI) e os requisitos fiscais e regulatórios. Além disso, valida a integridade e a coerência dos dados na fatura.
3. Arquivamento e conservação de faturas: A PDP arquiva as faturas eletrónicas e conserva-as durante o tempo requerido pela legislação fiscal e contabilística. Isso assegura a integridade e a autenticidade dos documentos, e permite o seu acesso em caso de auditoria ou disputa legal.
4. Transmissão de faturas: A PDP, após verificar o destinatário da fatura, assume a sua transmissão para a fazer chegar corretamente ao cliente pelo canal correspondente. No caso de faturas cujo destino são clientes que utilizam os serviços de outra PDP, estas podem ser enviadas num formato estruturado EDI com mais informação comercial e logística do que a que pode ser transmitida através dos formatos de socle minimum (Factur-X, UBL, CII).

Requisitos para ser PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire)

• Requisitos de segurança: É essencial que um fornecedor de PDP tenha os mais altos padrões de segurança para proteger os dados e a informação dos utilizadores. Os fornecedores de PDP devem cumprir requisitos de segurança como a norma ISO 27001 para sistemas de gestão de segurança da informação (SGSI) e a SecNumCloud, um regulamento francês que estabelece os requisitos de segurança para os fornecedores de serviços na nuvem.

• Capacidades técnicas para processar faturas eletrónicas: As PDP devem poder aplicar todos os processos requeridos pelo sistema de fatura eletrónica francês. Isso implica validar tecnicamente os esquemas de dados recebidos, as assinaturas das faturas, a capacidade para expedir a assinatura digital avançada, capacidade para as preservar com plenas garantias durante pelo menos 10 anos, etc.

• Flexibilidade no uso de formatos entre PDP além da base mínima: Os fornecedores de PDP devem admitir uma ampla variedade de formatos de faturação eletrónica, além dos formatos mínimos estabelecidos pela lei francesa. Deste modo, emissores e recetores de faturas poderão intercambiar informação básica de tipo logístico e comercial para o seu negócio que não possa ser intercambiada nos formatos do denominado “socle minimum”.

• Extração e transmissão dos dados previstos pelo PPF num dos formatos previstos: O fornecedor de PDP deve permitir a extração e transmissão dos dados de faturação eletrónica num dos formatos previstos pelo Portal Public de Facturation (PPF).

• Autenticação Forte da plataforma de faturação: Os fornecedores de PDP devem assegurar que as suas soluções de faturação eletrónica estão protegidas com autenticação forte, como o fator duplo de autenticação ou certificados eletrónicos, para assegurar que apenas os utilizadores autorizados acedem à plataforma e à informação.

Diferenças entre PPF e PDP

Em França, o antigo portal de fatura eletrónica para a administração pública, Chorus Pro, foi rebatizado de Portal Público de Faturação (PPF). A partir de 2024, 100% das faturas, independentemente de se destinarem ou não à administração, terão de ser enviadas ao PPF para respetiva declaração. Isso inclui as faturas tramitadas pelas Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP).

Então, qual é a diferença entre PPF e PDP na fatura eletrónica em França? Em suma, PPF é o portal público centralizado de faturação eletrónica para toda a França, enquanto na PDP encontram-se fornecedores privados que podem ser utilizados por empresas para enviar e receber faturas eletrónicas.

Se um emissor de faturas utilizar uma PDP e o seu cliente não, a PDP enviará a fatura para o PPF, e este irá encarregar-se de a enviar para o cliente. O mesmo acontece no caso de receção de faturas.

No caso de o emissor e o recetor utilizarem os serviços de uma PDP, serão estes a encarregar-se de realizar o intercâmbio de faturas entre si.

A possibilidade de intercambiar faturas entre clientes e fornecedores diretamente através do PPF existe. Trata-se de um serviço que pode ser gratuito, pois a interação com o Portail Public de Facturation pode realizar-se num ambiente web implementado pela DGFiP, de forma integrada por EDI ou ainda através do seu API.

A limitação neste caso é o formato de fatura que é possível intercambiar por PPF. Só é possível gerir Factur-X, UBL ou CII. Trata-se de formatos de fatura que refletem toda a informação fiscal requerida mas que, na maioria dos casos, não permitem registar informação comercial e logística importante nos processos de cassação e gestão de clientes e fornecedores.

O uso das PDP permite superar esta limitação. Entre elas é possível intercambiar qualquer tipo de fatura, com todos os detalhes que as partes acordarem. Além disso, as PDP mais avançadas contarão nas suas plataformas com soluções de valor acrescentado que permitirão implementar projetos complexos para processar grandes volumes de documentos. Uma PDP solvente habilitará ferramentas avançadas para integrar a sua plataforma nos sistemas de gestão internos. Permitirá automatizar vários processos tanto na emissão como na receção de faturas. Oferecerá soluções de valor acrescentado como ferramentas de workflow de aprovação de faturas, ou um Système d’Archivage Electronique.

É de esperar que as empresas com maiores volumes de emissão e receção de faturas optem por contar com os serviços de uma PDP. As empresas com volumes mais reduzidos e menores exigências em aspetos relativos à automatização ou integração nos seus sistemas internos podem optar por intercambiar faturas diretamente através do PPF.

Circuitos de intercâmbio

A normativa técnica estabelece três circuitos para o intercâmbio de faturas, a comunicação de dados de faturação e a transmissão do ciclo de vida correspondente. Estes circuitos variam em função de as empresas utilizarem ou não uma Plataforma de Desmaterialização (PDP).

Uma das opções de intercâmbio de faturas eletrónicas (circuito A) é através do uso exclusivo do portal público de faturação (PPF), já que tanto o emissor como o recetor utilizarão esta plataforma para o intercâmbio.

Os circuitos B e C contemplam o pressuposto de que pelo menos uma das empresas envolvidas no intercâmbio de faturas utiliza os serviços de uma PDP.

Circuitos B1 e B2

Intercâmbio de faturas entre um partner que utiliza uma PDP e outro que utiliza o PPF.

Nestes fluxos, um dos participantes do intercâmbio de faturas utiliza os serviços de uma PDP, enquanto o outro utiliza exclusivamente o PPF.

Quando for o emissor da fatura a contar com uma PDP, este gerará normalmente a sua fatura. Será a sua PDP que, a partir dos dados emitidos pelo seu sistema de gestão, reconhecerá o destinatário, identificando assim que o canal para lhe fazer chegar a fatura deve ser o Portail Public de Facturation.

A PDP deve transformar a fatura do seu cliente num dos três formatos estruturados do "socle minimum" definidos pela DGFiP para gerar o conjunto mínimo de dados da fatura (UBL, CII ou Factur-X).

Para tal, assegura que conta com a informação mínima necessária para formar uma fatura ajustada ao regulamento vigente em cada momento. Aplica os mecanismos requeridos para assegurar a integridade e a autenticidade do documento (assinatura digital ou métodos alternativos) e, finalmente, entrega-a ao PPF para que seja o portal público a encarregar-se de a fazer chegar ao destinatário.

Toda a gestão dos avisos que o PPF ou o destinatário da fatura gerarem relativamente à fatura original será administrada pelo PDP, reportando-os ao seu cliente através das soluções técnicas implementadas (soluções de monitorização do ciclo de vida, sistemas de integração de avisos de resposta, etc.).

Quando for o emissor da fatura a utilizar o PPF, será a PDP do destinatário a receber a fatura. Nesse caso, após realizar as validações pertinentes, será a PDP a concentrar todas as faturas recebidas, entregando-as ao cliente no formato acordado.

Circuito C

Intercâmbio entre dois atores que utilizam Plateformes de Dématérialisation Partenaire (PDP).

Neste fluxo, as grandes empresas costumam contar com um maior nível de flexibilidade relativamente ao intercâmbio de faturas eletrónicas e, graças ao facto de as Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) poderem continuar a utilizar tanto os formatos estruturados previamente acordados entre as empresas (como EDIFACT ou XML) como os definidos pela DGFiP no "socle minimum" (como UBL, CII ou Factur-X).

Neste cenário, o fornecedor ou o emissor da fatura exporta um ficheiro com os dados necessários para gerar a fatura eletrónica, que é entregue à PDP. Esta plataforma encarrega-se de estabelecer as ligações com o ERP para integrar o ficheiro de dados, validá-lo e convertê-lo no padrão acordado com o seu sócio comercial (quer seja o socle minimum ou outro formato estruturado).

Uma vez validada e convertida, a PDP do emissor envia a fatura eletrónica para a Plataforma de Desmaterialização do recetor, e envia um extrato para o PPF com os dados de faturação requeridos pela DGFiP num dos três formatos válidos (UBL, CII ou Factur-X).

A plataforma de desmaterialização do recetor realiza os correspondentes controlos de validação e integra finalmente a fatura no sistema de gestão da empresa cliente. Durante todo o processo, geram-se diferentes estados que definem o ciclo de vida da fatura, e que são comunicados tanto entre as PDP como à DGFiP (por exemplo, a PDP do emissor notifica a DGFiP sobre a cobrança de uma fatura, tal como a PDP do recetor notifica o seu pagamento).

O que é o Annuaire?

Para determinar se o comprador utiliza o portal público de faturação (circuito A ou B) ou uma plataforma de desmaterialização associada (circuito B ou C), o esquema Y, requer a criação de um diretório (ANNUAIRE) para identificar a plataforma escolhida por cada destinatário da fatura.

O Annuaire é um registo centralizado das empresas administrado pela L'Agence pour l'Informatique Financière de l'Etat (AIFE), que contém os dados de identificação das empresas recolhendo, no mínimo, o número de identidade fiscal francês denominado SIREN.

As empresas identificam-se nesse diretório através de identificadores únicos, com o objetivo de facilitar o intercâmbio de faturas eletrónicas entre empresas. Este diretório permitirá a interoperabilidade entre todas as partes interessadas, ao especificar a plataforma utilizada no contexto da faturação eletrónica, assim como a informação necessária para o direcionamento e encaminhamento de faturas. Deste modo, assegura-se uma comunicação mais eficiente e transparente no processo de faturação eletrónica entre empresas.

O Annuaire contém várias categorias de informação:

1. Identificação das empresas recetoras de faturas, incluindo os detalhes da estrutura organizativa para a gestão das faturas dentro de cada empresa (SIREN, SIRET, código de encaminhamento).

2. A identificação e interoperabilidade entre as plataformas de desmaterialização para a receção de faturas eletrónicas e o seu período de validação.

3. Dados complementares relativos ao intercâmbio B2G e ao correto encaminhamento das faturas B2B.

Todas as empresas que utilizam a faturação eletrónica em França estão obrigadas a registar-se no Annuaire. Aquando do registo, as empresas asseguram que as suas faturas eletrónicas são enviadas corretamente e processadas de maneira eficiente, o que ajuda a reduzir erros e atrasos no processo de faturação e a cumprir as obrigações fiscais e legais em matéria de faturação eletrónica em França

Plateforme de Dématérialisation Partenaire EDICOM

A EDICOM, uma das principais referências internacionais em soluções de fatura eletrónica, é candidata a converter-se numa das primeiras PDP de França.

Contamos com importantes acreditações internacionais em segurança da informação, somos um dos maiores fornecedores de soluções EDI do mercado, e temos uma ampla experiência em sistemas de intercâmbio eletrónico de dados e fatura eletrónica internacional desde 1995.

Os nossos serviços de integração de dados, validação de faturas, assinatura digital, assim como as nossas soluções para a criação de um workflow de aprovação de faturas ou armazenamento de longa duração, convertem-nos provavelmente no candidato PDP com a plataforma mais evoluída do mercado.

PDP eIDAS

A EDICOM é um fornecedor qualificado de serviços de confiança em conformidade com o regulamento europeu eIDAS.

Isso pressupõe um reconhecimento que oferece um grande valor acrescentado ao mercado. Quando a EDICOM se acreditar como Plateforme Dematerialisation Partenaire, passará quase seguramente a converter-se na primeira PDP eIDAS de França.

O regulamento eIDAS permite harmonizar na União Europeia os mecanismos a utilizar pelas empresas fornecedoras de serviços específicos para a assinatura digital e encriptação de dados.

A EDICOM conta com diferentes soluções acreditadas pelo regulamento eIDAS que podem ser importantes para os serviços de emissão e receção de faturas eletrónicas:

• Serviços de assinatura digital avançada de documentos para assegurar a integridade e autenticidade dos documentos conforme o definido nas regulamentações vigentes na Europa para a fatura eletrónica. Através deste serviço, a EDICOM pode assinar as faturas emitidas pelos seus clientes a partir de certificados reconhecidos e através de dispositivos seguros de criação de assinatura.
• Emissão de certificados reconhecidos: Sempre que for necessário, a EDICOM poderá expedir certificados reconhecidos em nome do emissor das faturas eletrónicas.
• Système d’Archivage Électronique: Serviço de armazenamento de longa duração auditado conforme o regulamento eIDAS, para preservar as faturas emitidas e recebidas com plenas garantias de integridade ao longo do tempo.

Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) - Perguntas frequentes

Quais são as funções e responsabilidades de uma PDP?

As principais funções e responsabilidades de uma PDP em França são receber, validar, armazenar e transmitir faturas eletrónicas para os destinatários correspondentes, assim como assegurar a sua autenticidade, integridade, legibilidade e conservação durante um período mínimo de dez anos.

Que requisitos técnicos deve cumprir uma PDP em França?

Entre os requisitos técnicos que uma PDP deve cumprir em França encontram-se: assegurar a autenticidade, integridade, legibilidade e conservação das faturas eletrónicas, dispor de medidas de segurança adequadas para prevenir o acesso não autorizado, contar com a capacidade para processar grandes volumes de faturas eletrónicas e ter uma solução técnica compatível com os sistemas de informação dos seus clientes.

Uma PDP está obrigada a validar as assinaturas digitais das faturas recebidas?

Sim. A assinatura digital é um dos mecanismos contemplados no modelo de fatura eletrónica para assegurar a integridade do documento. Não é a única mas é, de longe, a que maiores garantias dá para este fim. Por isso mesmo, qualquer fatura recebida por uma PDP que venha assinada de origem, deve ser validada, o que implica que 100% das PDP devem contar com soluções que permitam atender a este requisito.

O que acontece se uma PDP não cumprir as suas obrigações?

Se uma PDP não cumprir as suas obrigações, podem ser-lhe impostas sanções administrativas e/ou penais, além da possível suspensão ou cancelamento do seu registo como PDP.

Qual é o prazo de conservação das faturas eletrónicas emitidas por uma PDP?

O prazo de conservação das faturas eletrónicas emitidas por uma PDP é de dez anos a partir da data de emissão da fatura.