Como é a fatura eletrónica na Colômbia?

A fatura eletrónica na Colômbia tem como objetivo modernizar e digitalizar o sistema tributário, garantindo maior eficiência, transparência e controlo fiscal. Este sistema, regulamentado pela Direção de Impostos e Alfândegas Nacionais (DIAN), evolui continuamente para otimizar a gestão fiscal e garantir o cumprimento eletrónico das obrigações tributárias.

Evolução da fatura eletrónica na Colômbia

A Colômbia foi um dos primeiros países da América Latina a reconhecer a validade jurídica da fatura eletrónica, equiparando-a à fatura em papel desde 1995. No entanto, foi em 2015 que a Direção de Impostos e Alfândegas Nacionais (DIAN) deu um passo importante ao implementar o Sistema de Faturação Eletrónica (SFE), com o objetivo de modernizar e digitalizar a gestão tributária.

A partir desse momento, o sistema tem evoluído de maneira constante, integrando novos documentos fiscais e aperfeiçoando seus processos técnicos e normativos. Para facilitar a adoção gradual pelos contribuintes, a DIAN implementou cronogramas escalonados de obrigatoriedade, promovendo assim a transformação digital do sistema tributário colombiano.

Sistema de Faturação Eletrónica (SFE) na Colômbia

O Sistema de Faturação Eletrónica (SFE) na Colômbia opera com um modelo de validação prévia, no qual todos os documentos fiscais eletrónicos devem ser enviados primeiro à DIAN para revisão e aprovação. Somente após serem validados, podem ser entregues pelo emissor ao destinatário final.

Este sistema garante a legalidade das operações e foi concebido para facilitar o cumprimento das obrigações fiscais, melhorar o controlo fiscal e reduzir o uso de papel. Os documentos contemplados dentro do SFE são:

• Fatura eletrónica de venda
• Relatório de validação para faturas em papel utilizadas devido a falhas tecnológicas
• Documento suporte de pagamento de folha de pagamento eletrónica
• Documento suporte para aquisições de não obrigados a faturar
• Registo de faturas eletrónicas de venda como título valor (RADIAN)
• Documentos equivalentes electrónicos

Sistema de Faturação Eletrónica (SFE) na Colômbia

A fatura eletrónica de venda é o documento tributário mais amplamente utilizado dentro do sistema de faturação eletrónica na Colômbia. A sua emissão é obrigatória para um grande grupo de contribuintes, conforme as diretrizes definidas pela DIAN. A seguir, são detalhados os contribuintes que devem cumprir com esta obrigação:

• Pessoas jurídicas que comercializem bens e/ou prestem serviços.
• Pessoas físicas com rendimentos brutos superiores a 3.500 UVT pela venda de bens e/ou serviços.
• Contratantes do Estado com rendimentos superiores a 4.000 UVT.
• Pessoas físicas com rendimentos inferiores a 3.500 UVT, mas que:
  • Possuam mais de um estabelecimento comercial.
  • Exploitem intangíveis.
  • Sejam usuários aduaneiros.
• Realizem consignações ou investimentos superiores a 3.500 UVT.
• Contribuintes abrangidos pelo Regime Simples de Tributação (RST).

Este tipo de fatura inclui modalidades como a fatura eletrónica de crédito, de débito e a fatura de exportação, adaptando-se assim a diferentes cenários comerciais e facilitando a sua integração no sistema tributário digital do país.

Recibo de vencimentos eletrónico: o que é e como se emite

O documento suporte de pagamento de recibo de vencimento eletrónico faz parte do sistema de faturação eletrónica na Colômbia e é obrigatório para as empresas que declaram imposto de renda ou IVA e realizam pagamentos decorrentes de relações laborais ou legais. Este documento permite apoiar custos, deduções ou impostos descontáveis perante a DIAN.

O documento deve ser gerado a partir das informações do software de recibos de vencimento ou BPO da empresa. Estas informações são transformadas em documentos eletrónicos que são assinados digitalmente e enviados à DIAN para validação. Após a validação, são integrados no sistema interno juntamente com a sua representação gráfica e enviados automaticamente aos funcionários. Em caso de erros, devem ser emitidas notas de ajuste seguindo o mesmo procedimento.

De acordo com a normativa em vigor, estes documentos devem ser emitidos mensalmente e transmitidos dentro dos primeiros 10 dias corridos do mês seguinte ao pagamento correspondente. Não é permitido consolidar os recibos de vencimento para apresentá-los no final do período fiscal. 

RADIAN: registo de faturas eletrónicas como título valor

A DIAN implementou a plataforma RADIAN para registar faturas eletrónicas de venda como títulos valor, um requisito fundamental para que possam ser usadas em operações de factoring. Para isso, as faturas devem cumprir certos requisitos técnicos e comerciais, além de serem registadas e validadas no RADIAN.

Este sistema permite às empresas gerir eletronicamente todos os eventos associados às suas faturas, como os avisos de receção ou aceitação, os quais devem ser assinados digitalmente. Somente após a conclusão desses passos, uma fatura pode ser considerada um título valor.

Para operar na plataforma RADIAN, é necessário ter um software autorizado pela DIAN. A EDICOM, como fornecedor tecnológico certificado, oferece uma solução integrada que automatiza a geração, transmissão e registo de eventos no RADIAN, garantindo o cumprimento das normas e facilitando o acesso ao factoring eletrónico.

Documentos equivalentes eletrónicos: o que são e quando se aplicam?

Os documentos equivalentes eletrónicos são comprovantes que substituem a fatura eletrónica de venda em casos específicos, como quando o fornecedor não está obrigado a faturar eletronicamente. Estes documentos também devem ser gerados através de software e validados pela DIAN, cumprindo com os requisitos técnicos estabelecidos.

Um dos mais conhecidos é o bilhete gerado por sistemas P.O.S., usado comumente em pontos de venda físicos. Além disso, existem outros tipos de documentos equivalentes, como os utilizados em serviços de transporte, espetáculos, jogos de azar, pedágios, serviços públicos, entre outros.

A DIAN definiu um calendário de implementação gradual em 2024 para estes documentos, com datas que variam conforme o tipo de documento e a categoria do contribuinte. Este cronograma facilitou a adoção do sistema e garantiu uma transição ordenada para a digitalização completa dos documentos eletrônicos.

Resolução 000119/2024: Alterações na fatura eletrónica

A DIAN publicou a Resolução 000119 de 2024, através da qual introduziu modificações relevantes no sistema de faturação eletrónica na Colômbia, ajustando vários pontos da Resolução 000165 de 2023. Entre as principais alterações, foram incluídos:

• Opção de equivalência: Foi permitido aos contribuintes optar por emitir uma fatura de venda eletrônica ou um documento equivalente eletrônico, conforme a natureza da operação.
• Prorrogação nos prazos de implementação: Foi ampliado em três meses o prazo para a emissão eletrônica de certos documentos equivalentes, como os de serviços públicos, transporte de passageiros e extratos.
• Bilhetes aéreos: Foi estabelecido um prazo máximo de 48 horas, a partir da reserva no sistema GDS, para emitir o documento equivalente eletrônico correspondente ao bilhete de transporte aéreo de passageiros.

Implementação do RIPS no setor de saúde

O Ministério da Saúde da Colômbia publicou a Resolução nº 1884, através da qual estendeu os prazos para implementar o Registro Individual de Prestação de Serviços de Saúde (RIPS) como suporte da fatura eletrônica no setor de saúde. Esta transição foi definida em três fases, conforme a complexidade dos prestadores, com datas de início entre outubro de 2024 e abril de 2025.

Se um RIPS não for validado, a entidade deverá completar a faturação eletrônica sem os campos específicos do setor de saúde e enviar o RIPS seguindo a Resolução 3374 de 2000. Além disso, os prestadores poderão remeter RIPS por serviços anteriores até dezembro de 2025.

Os novos prestadores que entrarem no registro oficial (REPS) após setembro de 2024 deverão começar a transmitir esses arquivos a partir de abril de 2025. Esta medida procura facilitar uma transição ordenada e garantir o cumprimento técnico e normativo no setor de saúde.

EDICOM, fornecedor autorizado pela DIAN para a fatura eletrónica na Colômbia

A EDICOM é um fornecedor tecnológico autorizado pela DIAN para a emissão de faturas eletrónicas na Colômbia. Esta acreditação garante que a empresa cumpre com todos os requisitos técnicos, legais e financeiros estabelecidos no Decreto 2242 de 2015.

Entre as condições cumpridas pela EDICOM estão: manter o Registo Único Tributário (RUT) atualizado, estar inscrita no regime comum do IVA, possuir a certificação ISO 27001 em segurança da informação e ter um património e ativos de acordo com os limiares exigidos. Além disso, os seus sistemas utilizam o formato XML padronizado pela DIAN, utilizam numeração autorizada, integram assinatura digital e garantem a autenticidade e integridade de cada fatura através de um Código Único de Fatura Eletrónica.

Graças a esta certificação, a EDICOM oferece uma solução integral para a gestão de documentos eletrónicos, adaptada não só aos requisitos fiscais colombianos, mas também às normativas de vários países, permitindo às empresas operar de forma eficiente e segura em mercados internacionais, garantindo a rastreabilidade e conformidade das suas operações tributárias.