Como é a fatura eletrónica na Colômbia

A fatura eletrónica tem uma longa história na Colômbia. Já em 1995, o governo outorgou-lhe a mesma validade que a fatura em papel, sendo um dos primeiros países da América Latina a fazê-lo. Após várias iniciativas, 2015 marca uma data chave no seu desenvolvimento no país, a Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) implementou o Sistema de Faturação Eletrónica - SFE. Desde o início, o novo sistema de faturação eletrónica da Colômbia tem vindo a ter melhorias constantes e a incorporar novos documentos fiscais no seu esquema de declarações eletrónicas. Para alcançar a adoção da fatura eletrónica, bem como dos novos documentos fiscais, a DIAN tem vindo a estabelecer diferentes cronogramas de massificação obrigatória, de forma escalonada para os contribuintes.

Por tudo isso, a fatura eletrónica na Colômbia está em constante evolução e é o principal impulsor da transformação digital do sistema tributário do país. Analisamos o funcionamento da fatura eletrónica e as principais novidades do sistema tributário eletrónico colombiano.

Sistema de Faturação Eletrónica – SFE

O Sistema de Faturação Eletrónica da Colômbia segue um modelo de validação prévia. As faturas eletrónicas, bem como os restantes documentos fiscais eletrónicos, devem ser previamente declarados à DIAN para a sua validação. Após a validação pela DIAN, estes são enviados pelo emissor ao cliente.

O Sistema de Faturação Eletrónica da Colômbia contempla:

• Fatura eletrónica de venda.
• Relatório para validação de faturas de talões ou de papel emitidas devido a problemas tecnológicos da empresa de faturação.
• Documento suporte de pagamento de recibo de vencimento eletrónico.
• Documento suporte de aquisições a sujeitos não obrigados.
• Registo de Faturas eletrónicas de venda como Título de Valor (RADIAN)
• Documentos equivalentes.

Novo projeto de resolução para alterar a Resolução 0165 de 2023

A Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) da Colômbia publicou um Projeto de Resolução com o objetivo de modificar alguns aspectos da Resolução 000165 de 1 de novembro de 2023. A seguir, detalhamos as principais alterações propostas e o seu impacto no processo de faturação eletrónica no país.

Principais modificações do projeto de resolução:

1. Geração dos documentos equivalentes para bilhetes de avião: É estabelecido um prazo máximo de 48 horas, a contar do momento da reserva efetuada no Global Distribution System (GDS), para a geração do documento eletrónico equivalente.
2. Documentos de Transporte Intermunicipal: As empresas de transporte intermunicipal podem emitir bilhetes físicos com carácter temporário, com a obrigação de transmitir a informação em formato XML à DIAN no prazo de 48 horas.
3. Contingência para Emissores de P.D.V.: Os emissores que utilizam sistemas de P.D.V. podem emitir documentos de venda em papel durante os períodos de contingência e devem fazer a transcrição e transmissão desses documentos equivalentes no prazo de 48 horas após a resolução do inconveniente.
4. Faturação em papel para os contribuintes sem ligação à Internet: Os contribuintes dos municípios que não dispõem de cobertura Internet poderão emitir faturas em papel ou cheques, desde que cumpram os determinados requisitos estabelecidos.
5. Representação gráfica:  Será permitido que as entidades obrigadas possam apresentar as informações relativas às faturas em diferentes línguas e divisas. Poderão optar por apresentar as informações em espanhol e pesos colombianos, ou numa língua e numa divisa diferente.
6. Documento Equivalente para Servicios Públicos Domiciliarios (SPD): As empresas de serviços públicos em zonas rurais ou urbanas específicas com menos de 1 000 utilizadores e sem cobertura adequada de internet podem emitir documentos equivalentes em papel, cumprindo os requisitos especificados.
7. Prorrogação do documento eletrónico equivalente "El Extracto": A obrigatoriedade de emissão deste documento é adiada até 1 de novembro de 2024.
8. Informações adicionais nas faturas: Inclui-se a obrigação de comunicar informações adicionais na fatura eletrónica de venda, especialmente nas transacções que impliquem a compra e venda de divisas e cheques de viagem.

Período de consultas
O projeto de resolução estará disponível para consulta pública até 18 de julho de 2024. Durante este período, a DIAN irá receber comentários, observações e sugestões sobre as alterações propostas.
Este projeto de resolução reflete o esforço contínuo da Colômbia para otimizar e modernizar o seu sistema de faturação eletrónica, garantindo maior eficiência e transparência nas transações comerciais.

Novidades Resolução 558

o passado mês de março, o Ministério da Saúde e Proteção Social emitiu um novo adiamento através da Resolução 558 de 27 de março de 2024 para o projeto de implementação da plataforma de receção e validação do conjunto de informação da FEV em Saúde e o RIPS (Registros Individuales de Prestación de Servicios de Salud). 

Esta plataforma, a cargo do Ministério, permite o fluxo unificado de informação e a respetiva validação com disponibilidade de processamento os 7 dias da semana, as 24 horas do dia, emitindo o Código Único de Validación (CUV) do RIPS e o respetivo FEV em saúde, requisito de radicação ante as ERP e restantes pagadores.

O adiamento alarga-se até 1 de outubro de 2024 e implica a atualização de atividades e o cronograma do projeto.

Faturas eletrónicas de venda

De todos os documentos fiscais que compõem o sistema de faturação eletrónica, a fatura eletrónica de venda é o mais difundido. A fatura eletrónica de venda é obrigatória para os seguintes contribuintes:

• Pessoas coletivas que vendem bens e/ou serviços.
• Pessoas singulares que vendem bens e/ou serviços com um rendimento bruto superior a 3.500 UVT.
• Pessoas singulares contratadas do Estado com um rendimento bruto superior a 4.000 UVT. Ou pessoas singulares que não sejam retalhistas, artesãos, agricultores e criadores de gado com um rendimento inferior a 3.500 UVT, mas:
  - Com mais de um estabelecimento comercial.
  - Exploração de ativos incorpóreos.
  - Utilizadores aduaneiros.
   
• Consignações e investimentos superiores a 3.500 UVT.
• Contribuintes que optaram pelo Regime de Tributação Simples - RST.

Na fatura eletrónica de vendas incluem-se as faturas eletrónicas de crédito, de débito e faturas de exportação.

Documento suporte de pagamento de recibo de vencimento eletrónico

Os documentos suporte de pagamento de recibo de vencimento eletrónico foram recentemente introduzidos no Sistema de Faturação Eletrónica. O uso dos recibos de vencimento eletrónicos é obrigatório para as pessoas que precisam deste documento para justificar despesas, deduções ou impostos dedutíveis nas suas declarações de rendimentos. Todas as empresas sujeitas ao pagamento do imposto sobre os rendimentos e o IVA que realizem pagamentos a outras pessoas pela sua relação laboral ou legal devem emitir obrigatoriamente recibos de vencimento eletrónicos. 

O processo de emissão de recibos de vencimento eletrónicos estabelecido pela DIAN contempla, por um lado, a emissão de recibos de vencimento eletrónicos, denominados Documentos suporte de pagamento de recibo de vencimento eletrónico e, por outro lado, notas de ajuste do documento de suporte de pagamento de recibo de vencimento eletrónico, que são documentos eletrónicos que devem ser emitidos para retificar ou modificar os recibos de vencimento eletrónicos em caso de erro.

Ambos os documentos devem ser assinados eletronicamente pelas empresas e enviados à DIAN para apoiar o processo de pagamento dos vencimentos.

Fluxo de emissão de recibos de vencimento eletrónicos

A partir da informação obtida no BPO ou no software de recibos de vencimento, a solução de Global Compliance da EDICOM gera os recibos de vencimento eletrónicos e transmite-os à Unidad Administrativa Especial - Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, seguindo os requisitos legais e técnicos especificados. A DIAN gera, assina, armazena e remete uma mensagem de validação com o valor «Documento validado pela DIAN».

Com a validação obtida, a plataforma da EDICOM integra a mensagem da DIAN no BPO da empresa juntamente com a representação gráfica dos recibos de vencimento para que sejam remetidos de forma automática para os funcionários. Além disso, a solução preserva os recibos de vencimento eletrónicos durante o período de tempo legalmente estabelecido, assegurando a sua integridade e confidencialidade. Este fluxo de emissão é equivalente no caso das notas de ajuste.

Como se deve declarar o documento de recibo de vencimento eletrónico na Colômbia?

Em conformidade com o artigo 3 da resolução 000013 de 2021, o documento de suporte de recibos de vencimento eletrónicos deve ser gerado mensalmente, independentemente de a empresa ou sujeito em questão realizar pagamentos em períodos diferentes ou inferiores aos pagamentos quinzenais.

O prazo para a transmissão do recibo de vencimento eletrónico e das notas de ajuste do documento enquadra-se nos 10 primeiros dias do mês seguinte, ao qual corresponde o pagamento ou o crédito em conta. O recibo de vencimento eletrónico não pode ser apresentado de forma consolidada anualmente e ser enviado no final do período tributável.

Registo de Faturas eletrónicas de venda como Título de Valor (RADIAN)

A DIAN criou uma plataforma para o registo das faturas eletrónicas de venda como título de valor.

Para que uma fatura de venda possa ser um Título de Valor, deve cumprir uma série de requisitos técnicos e comerciais, bem como ser registada na plataforma RADIAN e validada pela DIAN.

A gestão do factoring na Colômbia é regulada pela DIAN através da plataforma RADIAN. O registo da Fatura Eletrónica de Venda como Título de Valor deve realizar-se obrigatoriamente através da referida plataforma.

Este sistema permite registar, consultar e visualizar a rastreabilidade das faturas eletrónicas de venda como título de valor que circulam no território nacional, bem como os eventos a elas associados.
A EDICOM, na qualidade de Fornecedor Tecnológico Autorizado da DIAN, oferece uma solução de fatura eletrónica funcional e certificada para a emissão e receção de faturas eletrónicas, notas de débito, notas de crédito e avisos de receção.

Além disso, a nossa plataforma de compliance para a Colômbia oferece funcionalidades como a geração, transmissão, entrega e registo de eventos no RADIAN de forma integrada e automática, com o seu próprio sistema de gestão.

Documentos equivalentes

Os documentos POs, tickets gerados no ponto de venda pelo pagamento de um bem ou serviço, devem ser emitidos de forma eletrónica. Os documentos equivalentes serão os seguintes:

• O recibo de máquinas registadoras com sistemas P.O.S.

Calendário de implementação

- GRUPO 1 - 1 de maio de 2024: Grandes contribuintes
- GRUPO 2 - 1 de junho de 2024: Declarantes do imposto sobre rendimentos que não tenham a qualidade de Grandes
contribuintes
- GRUPO 3 - 1 de julho de 2024: Não declarantes do imposto sobre rendimentos e sujeitos que não tenham nenhuma das qualidades mencionadas.

• Serviços públicos domiciliários - 1 de agosto de 2024
• O recibo de transporte de passageiros - 1 de agosto de 2024
• O extrato - 1 de agosto de 2024
• O recibo ou bilhete de transporte aéreo de passageiros - 1 de setembro de 2024
• Instrumento em jogos de azar - 1 de setembro de 2024
• O documento sobre jogos localizados - 1 de setembro de 2024
• Portagens - 1 de outubro de 2024
• Comprovativo - Bolsa de valores - 1 de outubro de 2024
• Comprovativo - Bolsa agropecuária - 1 de outubro de 2024
• Recibo de bilhete de espetáculos - 1 de novembro de 2024
• Recibo de bilhete de cinema - 1 de novembro de 2024

Requisitos para emitir faturas eletrónicas

• Estar autorizado pela DIAN como emissor de faturas eletrónicas.
• Contar com um certificado digital emitido por uma entidade de certificação acreditada pelo Organismo Nacional de Certificação da Colômbia (ONAC, Organismo Nacional de Acreditación de Colombia).
• Dispor de um software de faturação eletrónica fornecido por um Prestador de Serviços Tecnológicos (PST) autorizado pela DIAN.

Objetivos do Governo da Colômbia com a fatura eletrónica

• Controlo fiscal. O governo colombiano procurará reduzir para metade a evasão fiscal utilizando o sistema eletrónico. A fatura eletrónica é uma ferramenta imprescindível para evitar a evasão fiscal e otimizar o processo de cobrança. A DIAN estima que o governo colombiano perde 15 mil milhões de dólares por ano em receitas do IVA, ou seja, 22%, um valor que aumentaria para 40% de acordo com os cálculos do Fundo Monetário Internacional.
• Massificação da fatura eletrónica. A Colômbia segue o caminho de outros países da América Latina como México, Brasil ou Chile, líderes no desenvolvimento da administração eletrónica. A faturação eletrónica é uma peça chave para o e-Goverment e o paperless. Neste sentido, os benefícios para o país da incorporação da fatura eletrónica traduzem-se em:
• Poupança de custos decorrente da eliminação do papel, da gestão manual e da redução de erros devido à automatização dos processos.
• Benefícios ambientais pela redução das emissões de CO2, redução do consumo de papel e dos custos energéticos de transporte.
• Agilização de procedimentos devido à automatização das operações.
• Aumento da segurança dos procedimentos através da implementação de mecanismos de autenticidade como a assinatura eletrónica.
• Promoção da transparência contabilística e fiscal.
• Incentivo ao investimento estrangeiro e à competitividade do país graça ao controlo fiscal.

Benefícios da fatura eletrónica para as empresas contribuintes

A implementação da fatura eletrónica como modelo de faturação implica inúmeras vantagens para as empresas e, em última análise, implica uma poupança de custos. Por conseguinte, o investimento em tecnologia necessário para incorporar este sistema é muito rentável.

• Poupança de custos diretos através da eliminação de papel, da impressão, do envio e armazenamento das faturas.
• Aumento da produtividade do departamento administrativo que, graças à automatização deste processo, tem mais tempo para realizar outras tarefas.
• Automatização e integração nos processos de receção das faturas. A origem eletrónica do documento permite a integração automática no sistema e, portanto, a sua contabilização, deixando as faturas prontas para pagamento praticamente sem intervenção humana.
• Maior eficiência e eliminação de erros humanos como consequência da automatização e de um tratamento plenamente integrado. As faturas eletrónicas podem ser geradas e transmitidas automaticamente do fornecedor para o destinatário. Assim, a maioria dos benefícios económicos não se deve à poupança em material impresso e custos de envio, mas sim à total automatização e integração do processo entre os interlocutores comerciais, desde a nota de encomenda até ao pagamento.
• Tempos mais curtos de entrega e cobrança de faturas. A eficiência dos processos de emissão e receção, a prontidão dos mesmos, e a eliminação prática de erros na geração e contabilização de faturas, contribuem para reduzir os prazos de cobrança das faturas.
• Maior segurança. O envio de faturas é realizado através de redes privadas ou protocolos específicos, como AS2, FTPS, WebServices, VAN (Value Added Network), etc. Além disso, com os sistemas de assinatura digital, garante-se a integridade, a origem e a autenticidade destas faturas.
• Armazenamento ágil, seguro e legal. Os documentos originais e assinados são conservados, pelo menos, durante o período estabelecido pela legislação em vigor. Isto reduz os custos de armazenamento e também facilita a consulta de faturas antigas.
• Eliminação do risco de perda de documentos físicos graças ao armazenamento seguro e à consulta digital das faturas

EDICOM, fornecedor tecnológico autorizado pela DIAN para a fatura eletrónica

A EDICOM é um fornecedor autorizado de faturas eletrónicas na Colômbia. Para obter esta autorização por parte da DIAN, a EDICOM passou por todos os critérios estabelecidos no artigo 12 do Decreto 2242 de 2015:

• Ter o Registo Fiscal Único (RUC) em vigor e atualizado.
• Estar sujeito ao imposto sobre as vendas e pertencer ao regime comum.
• Dispor da acreditação ISO 27001 para sistemas de gestão da segurança da informação.
• Certificação da situação financeira da empresa, assinada por um revisor oficial de contas ou por um auditor fiscal, que evidencia um património líquido superior a 20.000 UVT (Unidade de Valor Tributário) e ativos fixos num valor superior a 10.000 UVT.
• A EDICOM garante o cumprimento dos requisitos estabelecidos pela DIAN para emitir uma fatura eletrónica, compilados no artigo 3 do Decreto 2242 de 2015:
• Utilizar o formato eletrónico de geração de XML padrão, estabelecido pela DIAN.
• Ter numeração consecutiva autorizada pela DIAN.
• Cumprir os requisitos aplicáveis do artigo 617 e os específicos do 512-9 e 512-11 ET.
• Incluir assinatura digital ou eletrónica que garanta a autenticidade e a integridade, de acordo com a política de assinaturas definida pela DIAN.
• Incluir o Código Único de Fatura Eletrónica.

O facto de a EDICOM Colômbia ser um fornecedor de faturas eletrónicas autorizado pela DIAN, permite-lhe oferecer a solução tecnológica mais completa para o intercâmbio de documentos eletrónicos na Colômbia. Além disso, a plataforma global de e-Invoicing da EDICOM consegue não só cumprir os requisitos exigidos pela DIAN da Colômbia, mas também pela maioria das autoridades fiscais de toda a América Latina, Europa e Ásia.

A EDICOM desenvolveu soluções de e-Invoicing para o envio e receção de faturas eletrónicas, adaptadas às especificações dos países de origem e destino em que operam os seus clientes. A plataforma integra-se no ERP ou sistema de gestão interna da empresa, que automatiza a fatura eletrónica, cumprindo todos os requisitos legais em qualquer país do mundo.