Como é a fatura eletrónica na Colômbia

A fatura eletrónica tem uma longa história na Colômbia. Já em 1995, o governo outorgou-lhe a mesma validade que a fatura em papel, sendo um dos primeiros países da América Latina a fazê-lo. Após várias iniciativas, 2015 marca uma data chave no seu desenvolvimento no país, a Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) implementou o Sistema de Faturação Eletrónica - SFE. Desde o início, o novo sistema de faturação eletrónica da Colômbia tem vindo a ter melhorias constantes e a incorporar novos documentos fiscais no seu esquema de declarações eletrónicas. Para alcançar a adoção da fatura eletrónica, bem como dos novos documentos fiscais, a DIAN tem vindo a estabelecer diferentes cronogramas de massificação obrigatória, de forma escalonada para os contribuintes.

Por tudo isso, a fatura eletrónica na Colômbia está em constante evolução e é o principal impulsor da transformação digital do sistema tributário do país. Analisamos o funcionamento da fatura eletrónica e as principais novidades do sistema tributário eletrónico colombiano.

Alterações na Fatura Eletrónica na Colômbia segundo a Resolução 000119/2024

A Direção Nacional de Impostos e Alfândegas (DIAN) da Colômbia publicou a Resolução 000119/2024, que altera certos aspetos da Resolução 000165 de 1 de novembro de 2023. 
Principais alterações apresentadas na Resolução:

• Equivalência: Os contribuintes têm, agora, a possibilidade de emitir uma fatura de venda eletrónica ou um documento equivalente eletrónico para as operações realizadas.
• Prorrogação de documentos equivalentes: O calendário de implementação foi alterado, concedendo uma prorrogação de três meses para a geração e transmissão de forma eletrónica de certos Documentos Equivalentes. 

Para os documentos equivalentes eletrónicos de serviços públicos domiciliários, o título de transporte de passageiro e o extrato, a data máxima de implementação foi prorrogada de 1 de agosto de 2024 para 1 de novembro de 2024. 

• Geração do documento equivalente para a reserva de bilhetes de avião: Estabelece-se um prazo máximo de 48 horas, contadas a partir da reserva realizada no Global Distribution System (GDS), para a geração do documento equivalente eletrónico a título ou bilhete de transporte aéreo de passageiros. 

Atualização da validação do documento comprovativo nas aquisições sem obrigação de faturação na Colômbia

A partir do dia 10 de novembro de 2024, é gerada uma rejeição automática na transmissão de um documento comprovativo nas aquisições efetuadas a entidades não obrigadas a emitir faturas se o tipo de documento do vendedor não coincidir com um valor válido estabelecido. De acordo com a Resolução 00167 de 2021, o tipo de documento do vendedor deve estar alinhado com os códigos especificados na tabela 16.2.1 (Tipo de identificador fiscal) do Anexo Técnico 1.0.

Os documentos de não residentes que não cumpram esta norma serão rejeitados, de acordo com as disposições em vigor para o documento comprovativo nas aquisições com sujeitos isentos de faturação eletrónica.

Ampliação do prazo de implementação do RIPS como suporte da Fatura Eletrónica no setor da saúde

O Ministerio de Salud y Protección Social da Colômbia publicou a resolução n.º 1884 que prorroga o prazo de transição para a implementação do Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud (RIPS) como suporte da Factura Electrónica de Venta (FEV) no setor da saúde.

O novo cronograma delineia uma implementação gradual em três fases, segundo a complexidade dos serviços prestados pelas entidades de saúde:

• Grupo 1: Prestadores de serviços de alta complexidade. A sua implementação começa a 1 de outubro de 2024, com assistência técnica obrigatória até 30 de novembro de 2024.
• Grupo 2: Prestadores de serviços de média complexidade. A implementação começa a 1 de fevereiro de 2025, com assistência técnica desde dezembro de 2024.
• Grupo 3: Prestadores de baixa complexidade e profissionais independentes. A implementação arranca a 1 de abril de 2025, com assistência técnica prévia entre fevereiro e março de 2025.

Além disso, se algum processo de validação do RIPS for rejeitado, as entidades devem efetuar o processo de faturação eletrónica sem os campos adicionais do setor da saúde e remeter os RIPS em conformidade com a Resolução 3374 de 2000. Estas entidades dispõem de um mês desde a vigência da norma para implementar melhorias e cumprir com o padrão.

Por outro lado, os prestadores de cuidados de saúde e demais pagadores têm até 31 de dezembro de 2025 para remeter os RIPS dos cuidados prestados antes da vigência da norma, conforme a sua periodicidade habitual.

Finalmente, os novos prestadores que ingressarem no Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud (REPS) após 2 de setembro de 2024 devem iniciar a transmissão de ficheiros para a plataforma de validação a partir de 1 de abril de 2025.

Sistema de Faturação Eletrónica – SFE

O Sistema de Faturação Eletrónica da Colômbia segue um modelo de validação prévia. As faturas eletrónicas, bem como os restantes documentos fiscais eletrónicos, devem ser previamente declarados à DIAN para a sua validação. Após a validação pela DIAN, estes são enviados pelo emissor ao cliente.

O Sistema de Faturação Eletrónica da Colômbia contempla:

• Fatura eletrónica de venda.
• Relatório para validação de faturas de talões ou de papel emitidas devido a problemas tecnológicos da empresa de faturação.
• Documento suporte de pagamento de recibo de vencimento eletrónico.
• Documento suporte de aquisições a sujeitos não obrigados.
• Registo de Faturas eletrónicas de venda como Título de Valor (RADIAN)
• Documentos equivalentes.

Faturas eletrónicas de venda

De todos os documentos fiscais que compõem o sistema de faturação eletrónica, a fatura eletrónica de venda é o mais difundido. A fatura eletrónica de venda é obrigatória para os seguintes contribuintes:

• Pessoas coletivas que vendem bens e/ou serviços.
• Pessoas singulares que vendem bens e/ou serviços com um rendimento bruto superior a 3.500 UVT.
• Pessoas singulares contratadas do Estado com um rendimento bruto superior a 4.000 UVT. Ou pessoas singulares que não sejam retalhistas, artesãos, agricultores e criadores de gado com um rendimento inferior a 3.500 UVT, mas:
  - Com mais de um estabelecimento comercial.
  - Exploração de ativos incorpóreos.
  - Utilizadores aduaneiros.
   
• Consignações e investimentos superiores a 3.500 UVT.
• Contribuintes que optaram pelo Regime de Tributação Simples - RST.

Na fatura eletrónica de vendas incluem-se as faturas eletrónicas de crédito, de débito e faturas de exportação.

Documento suporte de pagamento de recibo de vencimento eletrónico

Os documentos suporte de pagamento de recibo de vencimento eletrónico foram recentemente introduzidos no Sistema de Faturação Eletrónica. O uso dos recibos de vencimento eletrónicos é obrigatório para as pessoas que precisam deste documento para justificar despesas, deduções ou impostos dedutíveis nas suas declarações de rendimentos. Todas as empresas sujeitas ao pagamento do imposto sobre os rendimentos e o IVA que realizem pagamentos a outras pessoas pela sua relação laboral ou legal devem emitir obrigatoriamente recibos de vencimento eletrónicos. 

O processo de emissão de recibos de vencimento eletrónicos estabelecido pela DIAN contempla, por um lado, a emissão de recibos de vencimento eletrónicos, denominados Documentos suporte de pagamento de recibo de vencimento eletrónico e, por outro lado, notas de ajuste do documento de suporte de pagamento de recibo de vencimento eletrónico, que são documentos eletrónicos que devem ser emitidos para retificar ou modificar os recibos de vencimento eletrónicos em caso de erro.

Ambos os documentos devem ser assinados eletronicamente pelas empresas e enviados à DIAN para apoiar o processo de pagamento dos vencimentos.

Fluxo de emissão de recibos de vencimento eletrónicos

A partir da informação obtida no BPO ou no software de recibos de vencimento, a solução de Global Compliance da EDICOM gera os recibos de vencimento eletrónicos e transmite-os à Unidad Administrativa Especial - Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, seguindo os requisitos legais e técnicos especificados. A DIAN gera, assina, armazena e remete uma mensagem de validação com o valor «Documento validado pela DIAN».

Com a validação obtida, a plataforma da EDICOM integra a mensagem da DIAN no BPO da empresa juntamente com a representação gráfica dos recibos de vencimento para que sejam remetidos de forma automática para os funcionários. Além disso, a solução preserva os recibos de vencimento eletrónicos durante o período de tempo legalmente estabelecido, assegurando a sua integridade e confidencialidade. Este fluxo de emissão é equivalente no caso das notas de ajuste.

Como se deve declarar o documento de recibo de vencimento eletrónico na Colômbia?

Em conformidade com o artigo 3 da resolução 000013 de 2021, o documento de suporte de recibos de vencimento eletrónicos deve ser gerado mensalmente, independentemente de a empresa ou sujeito em questão realizar pagamentos em períodos diferentes ou inferiores aos pagamentos quinzenais.

O prazo para a transmissão do recibo de vencimento eletrónico e das notas de ajuste do documento enquadra-se nos 10 primeiros dias do mês seguinte, ao qual corresponde o pagamento ou o crédito em conta. O recibo de vencimento eletrónico não pode ser apresentado de forma consolidada anualmente e ser enviado no final do período tributável.

Registo de Faturas eletrónicas de venda como Título de Valor (RADIAN)

A DIAN implementou uma plataforma denominada RADIAN para o registo das faturas eletrónicas de venda como títulos.Para que uma fatura de venda seja considerada um título, deve cumprir uma série de requisitos técnicos e comerciais, bem como estar registada na plataforma RADIAN e validada pela DIAN.

A gestão do factoring na Colômbia é regulada pela DIAN através da plataforma RADIAN. O registo da Fatura Eletrónica de Venda como Título de Valor é obrigatório e deve ser efectuado exclusivamente neste sistema. Os eventos são um elemento fundamental do sistema RADIAN. Ao gerar estes eventos, o contribuinte pode registar a fatura eletrónica como um título no RADIAN, permitindo assim a realização de operações de factoring..

Estes eventos correspondem a mensagens eletrónicas definidas no âmbito do ecossistema RADIAN, que devem ser assinadas digitalmente pelo emissor.

Para ser um utilizador do RADIAN, é necessário indicar o tipo de software a ser utilizado para a geração, transmissão, validação e entrega dos eventos associados à fatura eletrónica de venda como título de valor. Este software deve ser registado e, se for fornecido por um fornecedor tecnológico, deve ser verificado que este fornecedor foi previamente autorizado pela DIAN a fornecer serviços de faturação eletrónica e de registo de eventos no RADIAN.

Com a Resolução 000015 e a publicação da Resolução 000085, é regulamentada a prática do factoring eletrónico na Colômbia, incluindo o registo destas operações em formato eletrónico através da plataforma RADIAN.

Solução de faturação eletrónica preparada para o factoring na Colômbia
A EDICOM, como Fornecedor Tecnológico Autorizado da DIAN, oferece uma solução certificada de faturação eletrónica que permite a emissão e receção de faturas, além de oferecer funcionalidades como a geração, transmissão, entrega e registo de eventos no RADIAN de forma integrada e automática com o seu sistema de gestão interno:

• Gestão da troca de mensagens com o emitente e a DIAN, assegurando que uma fatura possa ser considerada como um título (incluindo os avisos de receção e a aceitação tácita ou expressa).
• Uma vez cumpridos os requisitos fiscais e comerciais especificados pela DIAN, a fatura é registada na plataforma RADIAN.
• A solução EDICOM conecta-se com a plataforma de emissão e consulta dos eventos que fornecem informações sobre o estado do documento como segurança.

Documentos equivalentes

O novo documento P.O.S. é um documento equivalente à fatura eletrónica de venda, gerado através de software e validado previamente pela Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) mas que é utilizado nas situações onde o fornecedor não está obrigado a emitir uma fatura eletrónica.

Calendário de implementação para o documento eletrónico equivalente, recibo de máquina registadora com sistema P.O.S., de acordo com a qualidade de contribuinte relativamente ao imposto de rendimentos e complementares:

• GRUPO 1 - 1 de maio de 2024: Grandes contribuintes
• GRUPO 2 - 1 de junho de 2024: Declarantes do imposto sobre rendimentos que não tenham a qualidade de Grandes contribuintes
• GRUPO 3 - 1 de julho de 2024: Não declarantes do imposto sobre rendimentos e sujeitos que não tenham nenhuma das qualidades mencionadas.

Calendário de implementação para os restantes documentos eletrónicos equivalentes:

• O recibo ou bilhete de transporte aéreo de passageiros - 1 de setembro de 2024
• Instrumento em jogos de azar - 1 de setembro de 2024
• O documento sobre jogos localizados - 1 de setembro de 2024
• Portagens - 1 de outubro de 2024
• Comprovativo - Bolsa de valores - 1 de outubro de 2024
• Comprovativo - Bolsa agropecuária - 1 de outubro de 2024
• Recibo de bilhete de espetáculos - 1 de novembro de 2024
• Recibo de bilhete de cinema - 1 de novembro de 2024
• Serviços públicos domiciliários - 1 de novembro de 2024
• O recibo de transporte de passageiros - 1 de novembro de 2024
• O extrato - 1 de novembro de 2024

EDICOM, fornecedor tecnológico autorizado pela DIAN para a fatura eletrónica

A EDICOM é um fornecedor autorizado de faturas eletrónicas na Colômbia. Para obter esta autorização por parte da DIAN, a EDICOM passou por todos os critérios estabelecidos no artigo 12 do Decreto 2242 de 2015:

• Ter o Registo Fiscal Único (RUC) em vigor e atualizado.
• Estar sujeito ao imposto sobre as vendas e pertencer ao regime comum.
• Dispor da acreditação ISO 27001 para sistemas de gestão da segurança da informação.
• Certificação da situação financeira da empresa, assinada por um revisor oficial de contas ou por um auditor fiscal, que evidencia um património líquido superior a 20.000 UVT (Unidade de Valor Tributário) e ativos fixos num valor superior a 10.000 UVT.
• A EDICOM garante o cumprimento dos requisitos estabelecidos pela DIAN para emitir uma fatura eletrónica, compilados no artigo 3 do Decreto 2242 de 2015:
• Utilizar o formato eletrónico de geração de XML padrão, estabelecido pela DIAN.
• Ter numeração consecutiva autorizada pela DIAN.
• Cumprir os requisitos aplicáveis do artigo 617 e os específicos do 512-9 e 512-11 ET.
• Incluir assinatura digital ou eletrónica que garanta a autenticidade e a integridade, de acordo com a política de assinaturas definida pela DIAN.
• Incluir o Código Único de Fatura Eletrónica.

O facto de a EDICOM Colômbia ser um fornecedor de faturas eletrónicas autorizado pela DIAN, permite-lhe oferecer a solução tecnológica mais completa para o intercâmbio de documentos eletrónicos na Colômbia. Além disso, a plataforma global de e-Invoicing da EDICOM consegue não só cumprir os requisitos exigidos pela DIAN da Colômbia, mas também pela maioria das autoridades fiscais de toda a América Latina, Europa e Ásia.

A EDICOM desenvolveu soluções de e-Invoicing para o envio e receção de faturas eletrónicas, adaptadas às especificações dos países de origem e destino em que operam os seus clientes. A plataforma integra-se no ERP ou sistema de gestão interna da empresa, que automatiza a fatura eletrónica, cumprindo todos os requisitos legais em qualquer país do mundo.