O que são os Pedidos Eletrónicos? Conheça os seus benefícios e casos de Êxito na Europa

Um pedido eletrónico é um pedido emitido e enviado para o fornecedor em formato eletrónico. O pedido, é também conhecido como pedido de compra ou pelo acrônimo de PO, é o documento que formaliza a solicitação de bens e/ou serviços a um fornecedor, nas condições acordadas entre as partes durante uma transação comercial.

O Pedido Eletrónico é um tipo de mensagem intercambiada por meio de soluções de intercâmbio eletrónico de dados, conhecida como EDI (Electronic Data Interchange). O uso dessa mensagem faz parte do fluxo de mensagens eletrónicas que automatizam o processo de compra, através de mensagens do tipo: pedido, aviso de expedição e a fatura eletrónica.

Cada vez mais, as empresas de diferentes setores estão a implementar os pedidos eletrónicos nas relações B2B e B2G.

A vantagem do pedido eletrónico, decorre dos benefícios de operar com soluções EDI, as quais são totalmente escaláveis, podendo expander as suas operações conforme as necessidades da empresa.

Normalmente, o desenvolvimento do EDI surge através da sua implementação de sistemas de faturação eletrónica. A incorporação de outros tipos de mensagens relacionadas com as transações eletrónicas são incorporadas rapidamente, uma vez que é desenvolvida a infraestrutura de comunicação, ao qual a incorporação de novos documentos, como pedidos, torna-se um acréscimo natural no fluxo EDI.

O EDI foi projetado para automatizar a integração de documentos comerciais com o ERP ou Sistema de Gestão Interno da empresa. O sistema fornece mais segurança, mais agilidade e uma comunicação fluída entre os diferentes partners, derivado à utilização de padrões standards. Na medida em que o número de partners comerciais (clientes, fornecedores, operadores logísticos, etc.) e mensagens via EDI são intercambiadas de forma massiva, maiores são os benefícios obtidos.

Atualmente, os pedidos eletrónicos têm vindo a ser implementados em setores como o da saúde, atuando nas relações público-privadas ou na distribuição. No caso do setor saúde, a explicação é lógica: surge a necessidade de garantir o funcionamento de sua cadeia de fornecimento e da grande heterogeneidade de produtos e suprimentos que empresas desse segmento precisam gerir. O EDI é um elemento chave para otimizar e melhorar a gestão administrativa e operacional do setor saúde.

Benefícios dos Pedidos Eletrónicos

Os pedidos eletrónicos revela inúmero benefícios, tanto para clientes como para fornecedores, tais como: o, imediatismo, a segurança da informação, a padronização do conteúdo e rastreabilidade das transações são os aspectos determinantes para que sistema opere de forma ágil e escalável.

Para o fornecedor

• O sistema automatiza o processo de gestão de pedidos:
• O sistema recebe o pedido eletrónico e automaticamente aciona processos complementares para que a informação integre com o ERP da empresa, ao qual a informação é transformada numa estrutura de dados passível de integração com seu sistema.
• Os dados do pedido são integrados ao sistema de gestão e estão aptos  para que sejam processados..
• O cliente, automaticamente é informado de que o pedido foi recebido e que o mesmo está em tratamento.
• As faturas eletrónicas são geradas automaticamente a partir das informações do pedido.
• Melhoria no tratamento da informação.
• Diminuição de erros.
• Melhor atendimento ao cliente.
• Otimização do processo de faturação, devido ao fato de o sistema emitir a fatura automaticamente com base no Pedido rececionado.
• Redução de custos de processamento e armazenamento.
• Eliminação de papel.

Para o cliente

• Automatização e criação de pedidos no formato EDI a partir dos dados que constam no ERP.
• Receção de avisos que informam quando o pedido foi recebido e processado no destino.

Experiências na utilização dos Pedidos Eletrónicos na Europa

Países como Itália e Reino Unido já introduziram os pedidos eletrónicos de forma obrigatória no setor de saúde pública. A Dinamarca começará a utilizar os catálogos de produtos e pedidos eletrónicos de forma obrigatória no próximo ano.

Nesses casos, os pedidos eletrónicos obrigam os fornecedores da administração pública a estarem preparados para receber pedidos eletrónicos, no formato standard europeu e que sejam enviados pela rede Panaeuroepa PEPPOL.

No Reino Unido, a utilização do EDI entre o National Health Service (NHS) e todos os seus fornecedores, fazem parte do desenvolvimento da sua e-Procurement Strategy. O sistema propõe a implementação de quatro tipos de mensagens EDI: pedidos, faturas, confirmação de pedidos e notas de crédito. Além disso, o padrão PEPPOL (Pan European Public Procurement On Line) é utilizado para garantir a interoperabilidade de toda a rede, ao qual a sua utilização exige que os fornecedores utilizem serviços de um Access Point credenciado pela PEPPOL.

Em Itália, desde 1 de fevereiro, os fornecedores de serviços nacionais de saúde (SSN) são obrigados a receber pedidos eletrónicos via plataforma governamental NSO (Nodo Smistamento Ordini) ou através da rede PEPPOL. Isso significa que todas as empresas que fornecem SSN, deverão estar preparados tecnologicamente para receber e processar pedidos de forma eletrónica.

Destaca-se o caso da região italiana de Emilia-Romagna, pioneira no desenvolvimento da cultura paperless no setor público. Desde junho de 2016, as agências de saúde e seus fornecedores são obrigados a trocar pedidos e avisos de expedição em formato eletrónico, utilizando a rede PEPPOL.

Na Dinamarca, os múltiplos benefícios do uso da fatura eletrónica, incentivaram o governo dinamarquês a incluir os pedidos e catálogos eletrónicos dos produtos contratados pelas entidades públicas. A Câmara de Comércio dinamarquesa Erhvervsstyrelsen, prevê que a utilização obrigatória de pedidos e catálogos, entrará em vigor a 1 de janeiro de 2021. Portanto, a partir dessa data, as instituições públicas terão que enviar pedidos eletrónicos a partir dos catálogos eletrónicos.