Singapura: projeto InvoiceNow de fatura eletrónica através do Peppol

A fatura eletrónica em Singapura

Singapura lançou a sua rede nacional de faturação eletrónica em 2019, baseada na infraestrutura Peppol, convertendo-se no primeiro país fora da Europa a utilizar a rede europeia para intercambiar faturas eletrónicas entre empresas privadas. Para promover a fatura eletrónica em Singapura, o organismo responsável pelo sistema de faturação eletrónica, a Infocomm Media Development Authority, ou IMDA, lançou o InvoiceNow, uma série de iniciativas que incluem compensações financeiras para as empresas que adotarem a fatura eletrónica. 

A Autoridade Peppol do país, a IMDA, é responsável por atribuir os pontos de acesso e definir as especificações técnicas do sistema de faturação eletrónica. As empresas que desejarem faturar eletronicamente em Singapura devem ter um Peppol Access Point e um sistema de fatura eletrónica capaz de enviar faturas no padrão Peppol.

Os organismos públicos podem agora receber faturas eletrónicas através da plataforma InvoiceNow. Os fornecedores devem enviar as faturas eletrónicas para o identificador Peppol da Direção-Geral de Contabilidade (AGD). Estas faturas eletrónicas serão enviadas para os respetivos organismos de acordo com a Unidade de Negócio indicada nas faturas eletrónicas. 

Para facilitar o processo e proporcionar claridade aos fornecedores, a IMDA registou de forma centralizada identificadores Peppol únicos para todas as agências governamentais. Por conseguinte, os fornecedores têm agora a opção de enviar as faturas electrónicas diretamente às agências governamentais utilizando o identificador Peppol único das agências.

Calendário de implementação

A Autoridade de Receitas Internas de Singapura (IRAS) confirmou o cronograma para o novo mandato de faturação eletrónica B2B para empresas registadas em Singapura.

As empresas registadas no GST devem utilizar a plataforma InvoiceNow para transmitir dados das faturas diretamente à administração fiscal.

Esta implementação irá realizar-se de forma gradual, em várias fases:

• A partir de 1 de maio de 2025: adoção voluntária antecipada por parte das empresas registadas no GST.
• A partir de 1 de novembro de 2025: empresas recém-incorporadas que se registem no GST de forma voluntária.
• A partir de 1 de abril de 2026: todos os novos registados no GST de forma voluntária.

Como funciona o InvoiceNow?

O InvoiceNow permite a transmissão direta de faturas em formato estruturado de um sistema de gestão para outro, reduzindo os custos comerciais e reduzindo os tempos de pagamento. A InvoiceNow funciona no âmbito da norma Peppol, facilitando as possibilidades de automatização na gestão eletrónica de documentos. Desta forma, tanto as pequenas e médias empresas como as grandes empresas podem usufruir de uma faturação mais simples e de pagamentos mais rápidos, com um tempo de processamento de faturas reduzido e sem qualquer trabalho manual.

A plataforma InvoiceNow vai adotar um modelo Peppol 5-corner (Peppol CTC). Ao contrário do modelo de 4 esquinas, em que a troca de documentos é efectuada através dos pontos de acesso, o modelo de 5 esquinas introduz um fluxo adicional em que os pontos de acesso também enviam os documentos para a plataforma fiscal.

A EDICOM está acreditada pela Infocomm Media Development Authority (IMDA) como Ponto de Acesso para a rede Peppol em Singapura. Através do nosso Ponto de Acesso, é possível criar o formato correto da InvoiceNow e enviá-la automaticamente tanto para os destinatários como para as organizações e administrações internacionais. As faturas serão trocadas num formato estruturado PINT SG e deverá ser enviada uma cópia ao IRAS.

As especificações técnicas “Invoice Data Submission Specifications for IRAS GST InvoiceNow Requirement” estão agora disponíveis para que os prestadores de serviços e as empresas registadas no GST possam preparar a otimização dos seus sistemas.

Atualizações em InvoiceNow

O IMDA disponibilizou dois novos tipos de documentos comerciais na rede InvoiceNow.

Ordem de compra: A ordem de compra permite que os compradores possam enviar um documento de encomenda eletrónico aos fornecedores, de um sistema para outro sem intervenção humana. Com os dados da encomenda no sistema do fornecedor, este pode converter os dados da encomenda numa fatura eletrónica para reenviar ao comprador através da rede, eliminando assim o esforço de introdução de dados e melhorando a qualidade dos dados que os compradores  precisam para fazer coincidir a fatura e a encomenda. Isto ajuda a acelerar o processamento do pagamento aos fornecedores.

Resposta à fatura: trata-se de um documento que os compradores enviam aos fornecedores para atualizar o estado da fatura. Isto reduz significativamente o tempo de follow-up com os compradores e evita pôr em risco a satisfação do cliente.

Os fornecedores de soluções Peppol-Ready acreditados pelo IMDA que ofereçam soluções que se conectem à rede são obrigados a suportar a receção destes documentos.

Conheça a faturação eletrónica em Singapura

A plataforma global de faturação da EDICOM está totalmente integrada no seu ERP e permite-lhe enviar e receber faturas eletrónicas para qualquer agência ou empresa em Singapura.

1. A EDICOM cria o formato PINT SG e envia-o ao ponto de acesso de destino. 
2. Ao mesmo tempo, estabelece uma ligação via API com o IRAS e envia uma cópia da fatura eletrónica.
3. A EDICOM também é capaz de integrar no seu ERP as faturas eletrónicas recebidas de outros pontos de acesso Peppol.

Através da EDICOM é possível automatizar e digitalizar todo o processo de envio e receção de documentos eletrónicos com qualquer empresa de Singapura.

A solução da EDICOM não transfere nenhum processo a terceiros. Todos os processos são realizados na nossa própria infraestrutura baseada na nuvem. Isso também permite que as empresas operem sem ter que instalar novos sistemas ou se preocupar com a sua manutenção.

Uma das maiores vantagens de contar com um fornecedor global como a EDICOM é poder centralizar todas as suas comunicações eletrónicas, inclusive se a sua empresa opera em diferentes países.
Com a solução da EDICOM, as empresas têm a tranquilidade de se adaptarem corretamente à legislação e aos processos estabelecidos. A plataforma transforma automaticamente as comunicações nos formatos e padrões exigidos, seguindo os protocolos de segurança e de mensagens estabelecidas.

Principais marcos da Peppol em Singapura

Singapura continua a impulsionar a faturação eletrónica com o objetivo de ajudar as empresas a melhorar a sua eficácia, reduzir custos, agilizar os ciclos de pagamento e minimizar o impacto ambiental.

O Peppol é um conjunto de especificações concebidas para agilizar os processos de contratação pública entre empresas e organismos governamentais, independentemente da sua localização ou dos sistemas utilizados. Graças à sua versatilidade e alcance internacional, não só está a ser adotado na Europa ou no setor B2G, como também é utilizado para intercambiar documentos eletrónicos entre entidades de todo o tipo à escala mundial.

1. A IMDA converteu-se na primeira Autoridade Peppol fora da Europa em maio de 2018. O governo de Singapura decidiu desenvolver o seu sistema de faturação eletrónica utilizando as normas europeias e a infraestrutura Peppol com o objetivo de promover o comércio internacional.
2. A rede nacional de faturação eletrónica foi implementada em janeiro de 2019, com 11 fornecedores de pontos de acesso preparados para servir o mercado
3. A acreditação de soluções Peppol Ready foi criada em 2019 e mais de 50 fornecedores de soluções Peppol conectaram-se com êxito à rede em janeiro de 2020
4. O governo de Singapura agregou um novo canal para que os fornecedores apresentem faturas eletrónicas através da rede nacional de faturação eletrónica em janeiro de 2020 e, desde então, converteu-se no canal preferido dos fornecedores.
5. Em março de 2020 anunciou-se a subvenção ao registo de faturação eletrónica para incentivar as empresas a unirem-se à rede antes de 31 de dezembro de 2020.
6. A rede nacional de faturação eletrónica passou a denominar-se InvoiceNow em setembro de 2020.

Vantagens para as grandes empresas

Redução do trabalho manual

• Receção de faturas num formato eletrónico padrão.
• Sem captura nem processamento manual dos dados das faturas.
• Perfeita integração do seu sistema ERP na rede Peppol.

Redução do tratamento de erros

• A transmissão totalmente automatizada dos dados das faturas ao seu sistema ERP minimiza as entradas incorretas.
• Diminui significativamente o tempo e o esforço dedicados ao acompanhamento e retificação de erros em fases posteriores do processo.

Novas oportunidades para a gestão de fornecedores

• Negoceie descontos a pronto pagamento, graças à possibilidade de processar as faturas com rapidez.
• Proporcione aos seus fornecedores atualizações de estado como recebido, reconhecido e pago (opcional).