SII: Sistema de Informação Imediata do IVA em Espanha
O Sistema de Informação Imediata (SII) é o sistema desenvolvido pela Agência Estatal de Administração Tributária (AEAT) para a gestão eletrónica dos livros de registo do IVA em Espanha. Através deste sistema, implementado em 2017, as empresas devem apresentar os dados das faturas emitidas e recebidas num prazo máximo de 4 dias corridos.
O que é o Sistema de Informação Imediata (SII)?
O Sistema de Informação Imediata (SII) é o sistema de gestão do IVA promovido pela Agência Tributária, que permite o tratamento eletrónico dos livros de registo do Imposto sobre o Valor Acrescentado. As empresas obrigadas a utilizar este sistema devem enviar à AEAT, por via eletrónica, os registos das suas faturas emitidas, recebidas e outras operações relevantes, com o objetivo de simplificar o cumprimento das obrigações fiscais, melhorar o controlo fiscal e agilizar os reembolsos do IVA.
Quem é que é afetado pelo SII?
O SII é obrigatório para as empresas que liquidam o IVA numa base mensal, o que inclui os seguintes grupos:
- Grandes empresas com um volume de negócios superior a 6 milhões de euros.
- Empresas registadas em grupos de IVA.
- Empresas registadas no Sistema de Reembolso Mensal do IVA (REDEME).
- Empresas que adoptam voluntariamente este sistema.
¿Cómo funciona la gestión electrónica del IVA?
Antes do SII, as empresas apresentavam resumos anuais ou trimestrais das suas operações através dos formulários 347, 340 ou 390. Com o SII, os registos de faturação das empresas, bem como a declaração de outras operações, são feitas por via eletrónica e imediatamente na sede eletrónica da AEAT.
As operações objeto da presente expedição são as seguintes:
- Faturas emitidas
- Faturas recebidas
- Bens de investimento
- Transacções intracomunitárias
A informação é transmitida através de um ficheiro em formato XML, gerado a partir da informação do sistema de gestão da empresa. Este ficheiro inclui os dados da fatura e a sua estrutura deve cumprir as especificações técnicas estabelecidas pela AEAT. Após o envio do ficheiro, a AEAT valida os dados e devolve uma resposta com o estado do registo, permitindo às empresas corrigir rapidamente eventuais erros.
Prazos para a apresentação de informações à AEAT
O SII estabelece prazos específicos para a apresentação de dados à AEAT, que variam em função do tipo de transação:
- Faturas emitidas: a empresa dispõe de um prazo de 4 dias de calendário a contar da data de emissão para enviar os dados à AEAT. Se as faturas forem emitidas pelo destinatário ou por um terceiro autorizado, o prazo é alargado para 8 dias de calendário.
- Faturas recebidas: o prazo para o envio dos dados é de 4 dias após o registo contabilístico da fatura e sempre antes do dia 16 do mês seguinte ao período de liquidação.
- Operações intracomunitárias: a informação deve ser enviada no prazo de 4 dias de calendário a contar da expedição ou da receção dos bens.
- Bens de investimento: as empresas têm até ao último período de liquidação do ano civil para apresentar a informação, com um prazo até 30 de janeiro do ano seguinte.
Conectividade com o sistema SII AEAT
O sistema SII foi concebido para funcionar de forma automatizada, o que facilita o intercâmbio de informações entre as empresas e a AEAT. As empresas podem ligar-se ao SII através de dois métodos:
- Web service: esta opção é ideal para as empresas com um elevado volume de transacções, uma vez que permite automatizar totalmente a apresentação dos livros de registo do IVA a partir do sistema de gestão da empresa. Isto reduz o risco de erro humano e optimiza o processo de devolução.
- Portal web: para as empresas com poucas transacções, o portal Web permite que as informações sejam introduzidas manualmente e enviadas para a AEAT. Esta opção é mais limitada e adequada apenas para empresas com um baixo volume de transacções.
Vantagens do Sistema de Informação Imediata (SII)
O SII oferece uma série de vantagens tanto para as empresas como para a administração fiscal:
- Automatização: a utilização de tecnologias de intercâmbio eletrónico de dados torna a gestão do IVA mais eficiente, reduzindo a intervenção manual e minimizando os erros.
- Controlo fiscal mais eficaz: a AEAT dispõe dos dados de faturação em tempo real, o que facilita o controlo das operações e reduz a necessidade de requisitos adicionais.
- Correção de erros: os contribuintes podem corrigir os erros detectados nas declarações sem esperar que a AEAT o solicite, o que melhora a transparência e reduz as penalizações.
- Redução das obrigações formais: ao adotar o SII, são eliminadas as obrigações de apresentação dos formulários 347, 340 e 390, o que simplifica a gestão fiscal.
- Retornos mais rápidos: Ao dispor de informações pormenorizadas e atualizadas, a AEAT pode acelerar os processos de reembolso do IVA, reduzindo os tempos de espera das empresas.
Relação entre o SII e a faturação eletrónica em Espanha
O SII e a fatura eletrónica são sistemas complementares que perseguem objetivos diferentes. Enquanto o SII está centrado no controlo fiscal e na transparência da gestão do IVA, a fatura eletrónica, promovida pela Lei “Crea y Crece”, tem como principal objetivo reduzir os atrasos de pagamento nas transacções B2B, regular os pagamentos entre empresas e promover a digitalização dos processos empresariais.
Embora ambos os sistemas funcionem de forma independente, partilham certas caraterísticas, como a utilização de identificadores únicos para as faturas e a transmissão de dados em formato eletrónico. As empresas obrigadas a cumprir o SII terão também de se adaptar à faturação eletrónica, o que representa um desafio tecnológico que exigirá uma integração adequada de ambos os sistemas para evitar duplicações ou problemas operacionais.
EDICOM, solução SII
A EDICOM oferece uma solução integral para a gestão do SII, automatizando o processo de emissão e envio dos livros de registo do IVA para a AEAT. Através da solução, as empresas podem gerar ficheiros XML, enviá-los de forma segura e receber as notificações correspondentes.
Além disso, a EDICOM atua como um “Terceiro de Confiança”, de acordo com o Regulamento Europeu 910/2014, oferecendo armazenamento seguro e de longo prazo para livros de IVA e mensagens de status emitidas pela AEAT. Desta forma, as empresas cumprem a normativa em vigor e dispõem da informação necessária em caso de possíveis auditorias ou litígios.
A solução EDICOM foi concebida para se integrar nos sistemas de gestão das empresas, facilitando a automatização dos processos e minimizando a intervenção manual, melhorando a eficiência e reduzindo o risco de erros na transmissão de dados.